Как составить счет-фактуру на аванс и зарегистрировать в книге продаж и книге покупок
Как рассчитать доплату за сверхурочную работу

Как составить счет-фактуру на аванс и зарегистрировать в книге продаж и книге покупок

Ольга Цибизовадействительный государственный советник РФ 3-го класса
Анна Лозоваяначальник отдела косвенных налогов департамента налоговой и таможенной политики Минфина

Если покупатель перечисляет аванс, продавец выставляет ему счет-фактуру на полученную сумму. После отгрузки продавец примет к вычету НДС с аванса, а покупатель восстановит НДС, принятый к вычету. Авансовый счет-фактуру надо регистрировать в книге продаж и в книге покупок. Все подробности – в нашей рекомендации.

Когда обязательно составить счет-фактуру

 

Продавец или исполнитель, получив от покупателя аванс, должен составить счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж. Это требование распространяется на любые авансы, которые поступают продавцам в счет оплаты предстоящих поставок (включая авансы в неденежной форме).

Такие правила установлены пунктом 17 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Внимание: за отсутствие счетов-фактур на аванс продавца могут оштрафовать.

Когда составлять счет-фактуру не нужно

 

Не составляйте счет-фактуру, если получили предоплату в счет поставок товаров (работ, услуг, имущественных прав):
– период изготовления которых превышает шесть месяцев (п. 13 ст. 167 НК). Перечень таких товаров (работ, услуг) утвержден постановлением Правительства от 28.07.2006 № 468;
– которые не облагаются НДС или облагаются налогом по ставке 0 процентов (ст. 146, 149, 164 НК).

Независимо от того, что оплатил покупатель, счета-фактуры на авансы не составляют продавцы, освобожденные от уплаты НДС по статье 145 НК. Такой порядок предусмотрен пунктом 17 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В каком порядке выставлять

 

Счет-фактуру нужно составить в двух экземплярах не позднее пяти календарных дней с момента получения аванса (п. 1 и 3 ст. 168 НК).

Как оформить

 

Счет-фактуру на полученный аванс составляйте по типовой форме, утвержденной постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В счет-фактуру внесите следующие данные:

  • порядковый номер и дату составления счета-фактуры (строка 1);
  • наименование, адрес, ИНН и КПП продавца и покупателя (строки 2–2б, 6–6б);
  • реквизиты платежного документа, по которому была получена предоплата (строка 5). Если в течение дня покупатель перечислил аванс несколькими платежными документами, в строке 5 укажите реквизиты каждого из них (письмо Минфина от 28.03.2007 № 03-02-07/1-140). Если получили аванс в безденежной форме (например, при бартере или взаимозачете), в строке 5 поставьте прочерк;
  • наименование валюты (строка 7);
  • наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав (графа 1);
  • сумму предоплаты (графа 9);
  • расчетную ставку налога – 20/120 или 10/110 (графа 7);
  • сумму НДС исходя из расчетной ставки (графа 8).

В строках «Грузоотправитель и его адрес» (строка 3), «Грузополучатель и его адрес» (строка 4), «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)» (строка 8), графах 1а–6, 10 и 11 проставьте прочерки (п. 5.1 ст. 169 НК).

Такие правила установлены Порядком, утвержденным постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, пунктом 5.1 статьи 169 НК.

Счета-фактуры можно оформлять на бумаге и (или) в электронном виде.

В электронном виде организации вправе выставлять счета-фактуры по взаимному согласию сторон сделки. Покупатель и продавец должны иметь совместимые технические средства для приема и обработки счетов-фактур. Об этом сказано в абзаце 2 пункта 1 статьи 169 НК.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Как заполнить графу 1

 

В графе 1 укажите наименование товаров, работ или услуг. Можно дополнительно вписать реквизиты договора. Например, «Автомобиль ГАЗ-3347 по договору № 1 от 15.03.2019».

Если счет-фактуру выставляете на товары, укажите наименование, которое соответствует договору с покупателем или спецификации к договору. Даже если такое наименование будет обобщенным (например, «нефтепродукты», «кондитерские изделия», «канцелярские товары в ассортименте» и т. п.). Обобщенное наименование в счете-фактуре можно указывать и в тех случаях, когда спецификацию с расшифровкой товаров оформляют после оплаты.

Если счет-фактуру оформляете на работы или услуги, приведите такое наименование, которое позволяло бы их идентифицировать. Например, «проектно-изыскательские работы согласно приложению к договору № 6 от 20.01.2019». То есть формулировка может не содержать подробного описания, но из нее должно быть ясно, какие работы или услуги должны быть выполнены в счет аванса.

Если договор предусматривает и поставку товаров, и выполнение работ (оказание услуг), в графе 1 укажите и наименование поставляемых товаров, и описание работ или услуг.

Покупатель может перечислить аванс в счет отгрузки товаров (работ, услуг, имущественных прав), которые облагаются НДС по различным ставкам – 10 или 20 процентов. Тогда порядок заполнения графы 1 счета-фактуры будет зависеть от условий договора. Если сведения, содержащиеся в договоре, позволяют разделить объемы и стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав), облагаемых НДС по разным налоговым ставкам, выделяйте их в счете-фактуре в отдельные позиции. В противном случае укажите обобщенное название товаров (работ, услуг, имущественных прав) и ставку НДС – 20/120.

Договор может предусматривать различные сроки поставки товаров (работ, услуг, имущественных прав). Например, поставку товаров партиями в течение нескольких месяцев. В этом случае при оформлении счета-фактуры суммы аванса разбивать на несколько позиций не нужно.

Такой порядок заполнения графы 1 счетов-фактур при поступлении авансов рекомендован в письмах Минфина от 26.07.2011 № 03-07-09/22, от 06.03.2009 № 03-07-15/39.

Как зарегистрировать счет-фактуру продавцу

 

Все продавцы – плательщики НДС обязаны регистрировать счета-фактуры на суммы полученных авансов в книге продаж. Заполняйте все графы книги продаж, кроме граф 14, 16 и 19. Такой порядок предусмотрен пунктами 8 и 17 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур должны регистрировать счета-фактуры только посредники, которые от своего имени действуют в интересах третьих лиц (заказчиков). Как правило, это комиссионеры или агенты (п. 1 ст. 990, п. 1 ст. 1005 ГК). Такой порядок следует из положений пунктов 3 и 3.1 статьи 169, пунктов 5 и 5.1 статьи 174 НК.

В момент отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) в счет полученного аванса сумму НДС с предоплаты продавец может принять к вычету (п. 8 ст. 171, п. 6 ст. 172 НК, письмо ФНС от 10.03.2011 № КЕ-4-3/3790). Для этого выставленный счет-фактуру на аванс он регистрирует в книге покупок. При этом размер вычета зависит от того, на какую сумму аванса будет отгрузка:

  • если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), к вычету можно принять НДС, начисленный со всей суммы аванса;
  • если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), к вычету можно принять только часть НДС, начисленного с аванса. Эту часть нужно определять пропорционально стоимости отгруженных товаров, работ, услуг. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов.

Формы книги продаж, книги покупок, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также правила их заполнения утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Особенности регистрации «авансовых» счетов-фактур в журнале учета представлены в таблице.

При отгрузке товаров (работ, услуг) в счет ранее полученного аванса продавец выставляет счет-фактуру и регистрирует его в книге продаж. Одновременно с этим счет-фактуру на аванс он регистрирует в книге покупок. Если продавец отгружает товар отдельными партиями, регистрировать счет-фактуру нужно несколько раз на стоимость каждой отгрузки.

Внимание: стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 15 книги покупок, должна быть равна стоимости, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры на аванс. При этом неважно, на какую сумму отгружены товары (работы, услуги) и какую сумму НДС с аванса продавец принимает к вычету.

Например, продавец получил от покупателя аванс в размере 60 000 руб. (в том числе НДС – 10 000 руб.). Первая отгрузка в счет этого аванса была на сумму 50 000 руб. (в том числе НДС – 8333,33 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Несмотря на это, при регистрации счета-фактуры на аванс в книге покупок в графе 15 он должен указать всю сумму полученного аванса (60 000 руб.), а в графе 16 – сумму НДС, принимаемую к вычету (8333.33 руб.). При отгрузке второй партии стоимостью 10 000 руб. (в том числе НДС – 1666,67 руб.) продавец снова указывает в графе 15 всю сумму аванса (60 000 руб.), а в графе 16 – сумму НДС, принимаемую к вычету, – 1666,67 руб.

Пример составления и регистрации счетов-фактур на авансы. Покупатель перечисляет предоплату поэтапно
Пример оформления и регистрации счета-фактуры на аванс в переходном периоде. Продавец получил аванс в 2018 году, отгрузил товары в счет аванса в 2019 году

Как зарегистрировать счет-фактуру покупателю

 

Получив от продавца счет-фактуру на аванс, покупатель вправе принять к вычету сумму НДС, выделенную в этом документе. Для этого полученный счет-фактуру нужно зарегистрировать в книге покупок. Это следует из положений пунктов 2, 6, 21 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

После того как покупатель оприходует товары (работы, услуги), полученные в счет аванса, у него снова появляется право на вычет. На этот раз он принимает к вычету сумму НДС, которую продавец выделил в счете-фактуре на отгрузку. Этот счет-фактуру тоже нужно зарегистрировать в книге покупок. А чтобы избежать двойного уменьшения налоговой базы, сумму вычета по счету-фактуре на аванс покупатель обязан восстановить. Такой порядок следует из положений пунктов 2 и 12 статьи 171, пункта 9 статьи 172 и подпункта 3 пункта 3 статьи 170 НК.

Сумма НДС, которая должна быть восстановлена, зависит от того, какую сумму аванса отработал продавец:

  • если аванс отработан полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг равна или превышает сумму полученной предоплаты), восстановить нужно всю сумму НДС, принятую к вычету с аванса;
  • если аванс отработан не полностью (стоимость отгруженных товаров, работ, услуг меньше суммы полученной предоплаты), восстановить нужно только часть НДС, принятого к вычету с аванса. Такой вариант возможен, например, если в счет полученной 100-процентной предоплаты продавец отгружает товары в несколько этапов. В этом случае восстанавливать НДС покупатель должен в суммах, которые указаны в счетах-фактурах на каждую отгруженную партию товаров.

Чтобы восстановить НДС, счет-фактуру на аванс, по которому покупатель принял налог к вычету, нужно зарегистрировать в книге продаж. Порядок регистрации таких счетов-фактур в постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137подробно не прописан. На практике их следует регистрировать аналогично счетам-фактурам, которые продавцы выставляют при отгрузке. Только код вида операции нужно указывать 21 (п. 6 таблицы, приложенной к письму ФНС от 22.01.2015 № ГД-4-3/794). А стоимость товаров (работ, услуг), которая отражается в графе 13б книги продаж, должна совпадать со стоимостью, указанной в графе 9 по строке «Всего к оплате» счета-фактуры на отгрузку в счет аванса.

Например, покупатель перечислил продавцу аванс в размере 60 000 руб. (в том числе НДС – 10 000 руб.). Получив от продавца счет-фактуру на аванс, покупатель зарегистрировал его в книге покупок и принял к вычету НДС в сумме 10 000 руб. Первая отгрузка в счет аванса была на сумму 50 000 руб. (в том числе НДС – 8333.33 руб.). В графе 9 счета-фактуры на отгрузку продавец указал стоимость 50 000 руб. Этот счет-фактуру покупатель тоже регистрирует в книге покупок. Одновременно он восстанавливает часть НДС, принятого к вычету с аванса. Для этого в книге продаж он регистрирует счет-фактуру на аванс с кодом 21. В графе 13б книги продаж покупатель указывает стоимость – 50 000 руб., а в графе 17 – восстанавливаемую сумму НДС – 8333.33 руб. При получении второй партии товаров (стоимость – 10 000 руб., в том числе НДС – 1666,67 руб.) в графе 13б книги продаж покупатель указывает 10 000 руб., а в графе 17 – 1666,67 руб.

Это следует из положений подпункта «с» пункта 7 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина от 01.07.2010 № 03-07-11/279, от 15.06.2010 № 03-07-11/251, от 28.01.2009 № 03-07-11/20, ФНС от 20.07.2011 № ЕД-4-3/11684.

Добавить комментарий

Закрыть меню