Как составить корректировочный счет-фактуру, зарегистрировать его в книге продаж и книге покупок

Когда меняют стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав, продавцы оформляют корректировочные или единые корректировочные счета-фактуры. Вызвать изменение стоимости может увеличение или снижение цены, количества или объема поставляемых ценностей. Такой порядок следует из положений абзаца 3пункта 3 статьи 168 НК.

Вот несколько ситуаций, когда продавец обязан оформить корректировочный (единый корректировочный) счет-фактуру:

• покупатель возвращает всю партию товаров или ее часть независимо от того, приняты товары на учет или нет. Причина возврата неважна. Это может быть как возврат некачественного товара по закону, так и возврат качественного товара по условиям договора. Период отгрузки тоже значения не имеет. Понятие «обратная реализация» теперь применяют только в тех случаях, когда покупатель возвращает товар на основании отдельного договора (письма ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667, от 13.12.2018 № ЕД-4-20/24234 и Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171, от 15.04.2019 № 03-07-11/26696, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208);
• продавец предоставил покупателю скидки за выполнение определенных условий договора (письма Минфина от 30.11.2011 № 03-07-09/44, ФНС от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4143);
• в процессе приемки покупатель выявил недостачу или несоответствие по качеству товаров, работ, услуг или имущественных прав и продавец признал эту претензию (письмо Минфина от 18.04.2014 № 03-03-06/4/18147);
• покупатель обнаружил некачественные товары, которые он успел принять на учет, но продавцу их не возвращает, а утилизирует собственными силами, о чем стороны отдельно договорились (письмо Минфина от 13.07.2012 № 03-07-09/66);
• продавец отгрузил покупателю товары по предварительным ценам. Впоследствии их пересмотрели с учетом цен, по которым продукцию продали конечным потребителям (письмо Минфина от 31.01.2013 № 03-07-09/1894);
• стоимость товаров или услуг изменили по решению суда (письмо Минфина от 05.12.2016 № 03-07-09/72157).

Продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру в течение пяти календарных дней с даты, когда согласует изменения с покупателем или уведомит его о них. Подтвердить согласие покупателя или факт его уведомления необходимо первичными документами. Например, договором или отдельным соглашением. Только при соблюдении этих условий НДС, указанный в корректировочном счете-фактуре, можно принять к вычету. Такой порядок следует из положений пункта 3 статьи 168, пункта 13 статьи 171, пункта 10статьи 172 НК.

Часто корректировочные счета-фактуры выставляют по ошибке. Вот случаи, когда делать этого не нужно:

• стороны оформили обратную реализацию товара;
• в первоначальном счете-фактуре продавец допустил технические или арифметические ошибки. В том числе в ценах и тарифах, налоговой ставке или стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав. В подобных ситуациях корректировочные документы не требуются, достаточно исправить первоначальный счет-фактуру. Так надо поступать и тем, кто не обязан выставлять счета-фактуры, но выставляет их по своей инициативе или по просьбе покупателей. Например, организациям на спецрежимах;
• цену поставки согласно договору определяют позже даты первоначального счета-фактуры. Если порядок определения цены остался неизменным, исправления нужно внести в первоначальный документ;
• цену на товар или его количество меняют до того, как продавец выставил первоначальный счет-фактуру (в течение пяти дней после отгрузки). В этом случае изменения учитываются при составлении первоначального документа;
• первоначальный счет-фактура ошибочно выставлен покупателю. В этом случае поступайте так же, как при повторном выставлении счета-фактуры на одну и ту же операцию. То есть ошибочную запись в книге продаж аннулируйте, а покупателю сообщите, что документ был выставлен по ошибке.

Такие разъяснения есть в письмах Минфина от 15.04.2019 № 03-07-11/26696, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208, от 20.04.2017 № 03-07-09/23680, от 18.06.2014 № 03-07-РЗ/29089, от 16.05.2012 № 03-07-09/56, от 05.12.2011 № 03-07-09/46, от 01.12.2011 № 03-07-09/45, от 30.11.2011 № 03-07-09/44 и ФНС от 12.03.2012 № ЕД-4-3/4143.

Если в корректировочном счете-фактуре допущена ошибка, то документ нужно исправить. Порядок исправления корректировочных счетов-фактур приведен в пункте 6 приложения 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Подробнее об этом см. Как исправить счет-фактуру.

Если продавец изменил стоимость из-за неправильно указанного количества, цены отгруженных товаров или арифметической ошибки, то корректировочный счет-фактуру он не выставляет. Исправления продавец вносит в первоначальный документ (п. 7 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Если цену, количество или объем товаров, работ, услуг или имущественных прав меняют повторно, к предыдущему корректировочному счету-фактуре продавец должен выставить новый корректировочный счет-фактуру. Исправлять прежний документ нельзя.

Заполняя новый корректировочный счет-фактуру, учитывайте следующие особенности. В строку А (до изменения) нового корректировочного счета-фактуры перенесите данные из строки Б (после изменения) предыдущего корректировочного счета-фактуры. Такой порядок установлен в пунктах 2 и 4приложения 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Так же поступите, заполняя строку 1б. По общему правилу в ней надо указать номер и дату предыдущего корректировочного счета-фактуры. От общего правила можно отступить, если в предыдущем корректировочном счете-фактуре вы не меняли цену, количество и стоимость товаров, работ, услуг. Тогда в строке 1б можно вписать реквизиты первоначального (не корректировочного) счета-фактуры. Покупателю в вычете НДС не откажут. Инспекция не сочтет это ошибкой, которая мешает идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров, работ, услуг или имущественных прав, их стоимость, ставку и сумму налога (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК).

Аналогичные разъяснения есть в письмах Минфина от 12.07.2019 № 03-07-09/51930, от 16.08.2017 № 03-07-09/52398, от 26.05.2015 № 03-07-09/30177 и ФНС от 10.12.2012 № ЕД-4-3/20872.

Форма корректировочного счета-фактуры и Правила его заполнения приведены в приложении 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Вы вправе добавить в документ и дополнительные сведения. Главное – сохранить строки, графы, значения и реквизиты утвержденной формы.

Составлять корректировочные счета-фактуры можно на бумаге или в электронном виде. Электронный формат корректировочного счета-фактуры утвержден приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. С 19.07.2019 налоговики формат обновили (приказ ФНС от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176).

Корректировочные счета-фактуры, которые вы выставляете после 30 сентября 2017 года, оформляйте на обновленных бланках. Независимо от того, в каком периоде выставляли первоначальные счета-фактуры.

В корректировочном счете-фактуре отражают только те позиции первоначального документа, которые изменились. Такой порядок установлен в пункте 2 приложения 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Если изменились показатели по нескольким поставкам одному контрагенту, то составлять на каждую из них отдельный корректировочный счет-фактуру не обязательно. Вместо этого можно оформить единый корректировочный счет-фактуру и отразить в нем все изменения. Только учтите, что в исходных счетах-фактурах наименование, цена, налоговая ставка товаров, работ, услуг, имущественных прав должны совпадать. Если меняется стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) одного наименования, их можно указать в едином корректировочном счете-фактуре одной строкой. То есть указать их суммарное количество (объем) и цену.

Такой порядок предусмотрен абзацем 2 подпункта 13 пункта 5.2 статьи 169 НК и подтвержден письмами Минфина от 08.09.2014 № 03-07-15/44970 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 17.09.2014 № ГД-4-3/18758), от 05.09.2014 № 03-07-09/44607.

Если у продавца или у покупателя изменились реквизиты, то в корректировочном счете-фактуре укажите новые данные. При этом в качестве дополнительной информации в нем можно указать прежние реквизиты, которые были отражены в первоначальном счете-фактуре. Об этом сказано в письме Минфина от 04.09.2012 № 03-07-08/264.

Для корректировочного счета-фактуры определены обязательные реквизиты, которые в нем надо указать. Вот основные:

• наименование – «корректировочный счет-фактура», порядковый номер и дата документа;
• номер и дата первичного счета-фактуры, показатели которого изменены;
• идентификатор государственного контракта – при поставках по госзаказам (при наличии);
• количество товаров, объем работ, услуг или имущественных прав до и после их изменений;
• цена, тариф до и после корректировки;
• стоимость всего количества товаров, работ, услуг или имущественных прав с учетом и без учета НДС до и после изменений;
• сумма акциза до и после уточнения – в отношении подакцизных товаров;
• сумма НДС до и после уточнения;
• положительные или отрицательные разницы, возникшие в результате уточнения стоимости товаров, работ, услуг, суммы НДС и акцизов (если отгружались подакцизные товары);
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Этот реквизит заполняйте в корректировочных счетах-фактурах, которые составляете после 30 сентября 2017 года по экспортным операциям в страны Евразийского экономического союза. Для этого предусмотрена специальная графа 1б.

Полный перечень обязательных показателей корректировочного счета-фактуры приведен в пункте 5.2 статьи 169 НК.

Организация вправе указывать в корректировочных счетах-фактурах дополнительную информацию. Для этого можно встраивать в них дополнительные строки и графы. Главное – не нарушать последовательность и наименование реквизитов, предусмотренных типовой формой. Об этом сказано в пункте 8 раздела II приложения 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В едином корректировочном счете-фактуре, когда изменения затрагивают показатели нескольких первичных документов, указывают номера и даты каждого из них. Более того, количество и объем однородных товаров, работ, услуг и имущественных прав можно указать суммарно.

Выставленные продавцами и полученные покупателем корректировочные счета-фактуры надо зарегистрировать. Где делать записи – в книге покупок или книге продаж, зависит от того, что изменилось.

Такой порядок следует из пункта 2 раздела II приложения 4, пункта 2 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Наглядный порядок действий сторон при выставлении корректировочных счетов-фактур представлен в таблице.

Кликните на фрагмент книги продаж и узнайте, что в нем поменялось.

При уменьшении цены или количества отгруженных товаров, объема выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав НДС, ранее переплаченный в бюджет, продавец может принять к вычету. Для этого он должен составить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в книге покупок.

С 2019 года такой же порядок действует и при возврате товаров покупателем. То есть покупатель больше не выставляет продавцу счета-фактуры на «обратную реализацию» (письмо ФНС от 23.10.2018 № СД-4-3/20667). Требование о регистрации таких счетов-фактур в книге продаж исключено из пункта 3 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 (подп. «б»п. 2 изменений, утв. постановлением Правительства от 19.01.2019 № 15).

Воспользоваться вычетом продавец может, если изменение стоимости согласовано с покупателем либо его уведомили об этом. Данный факт должен быть подтвержден первичными документами, например, договором или отдельным соглашением. Право на вычет НДС с разницы, возникшей из-за уменьшения цены сделки, сохраняется за продавцом в течение трех лет с момента составления корректировочного счета-фактуры. Такой порядок следует из положений абзаца 3 пункта 3 статьи 168, абзаца 3 пункта 1 и пункта 2статьи 169, абзаца 1 пункта 13 статьи 171, пункта 10 статьи 172 НК.

Соответственно, при уменьшении цены или количества товаров (работ, услуг) корректировочного счета-фактуры у такого продавца тоже не будет. Однако права на налоговый вычет он не лишается. Основанием для вычета станут первичные документы, которые подтверждают согласие (факт уведомления) покупателя на снижение стоимости (уменьшение количества или объемов) поставки. В книге покупок следует зарегистрировать именно эти документы. Об этом сказано в письме Минфина от 20.01.2015 № 03-07-05/1271.

Составив корректировочный счет-фактуру с уменьшением суммы налога, продавец регистрирует его в своей книге покупок. На основании данных этой книги определяют сумму к вычету при расчете НДС. Таким образом, у продавца будет скомпенсирована переплата НДС в бюджет. Это следует из положений пунктов 1 и 12 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

При повторном уменьшении стоимости продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру. В нем должна быть отражена разница между показателями первого и второго корректировочного счета-фактуры. Повторный уменьшающий корректировочный счет-фактуру регистрируют в том же порядке, что и первоначальный. При этом запись о первоначальном корректировочном счете-фактуре в книге покупок не аннулируют. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС от 27.03.2013 № ЕД-4-3/5306.

При увеличении цены или количества отгруженных товаров, объема выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав продавец обязан увеличить налоговую базу по НДС. Для этого он, уведомив покупателя, оформляет корректировочный счет-фактуру. На основании этого документа продавец доначисляет НДС с разницы, образовавшейся в результате увеличения цены. Такой порядок следует из положений пункта 10 статьи 154 НК.

Составив корректировочный счет-фактуру на увеличение цены, продавец регистрирует его в своей книге продаж. Делают это в том квартале, в котором составлены документы, на основании которых продавец оформляет корректировочный счет-фактуру. Это следует из положений пункта 10 статьи 154 НК.

При повторном увеличении стоимости продавец выставляет новый корректировочный счет-фактуру. В нем нужно отразить разницу между показателями первоначального и нового корректировочных счетов-фактур. Повторный корректировочный счет-фактуру регистрируют в том же порядке, что и первоначальный. При этом запись о первоначальном корректировочном счете-фактуре в книге продаж не аннулируют. Такие разъяснения в письме ФНС от 27.03.2013 № ЕД-4-3/5306.

Запись в книге продаж о корректировочном счете-фактуре, в котором стоимость возросла, – это основание для доначисления НДС (п. 1 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Покупатель обязан восстановить НДС при согласованном уменьшении стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав. Речь идет о входном НДС, который излишне принят к вычету. То есть восстановить надо разницу между суммами налога, исчисленными с первоначальной и со скорректированной стоимости продаж.

Восстановить НДС нужно в том квартале, на который приходится наиболее ранняя из двух дат:

• день получения первичных документов, подтверждающих уменьшение стоимости приобретенных товаров, работ, услуг или имущественных прав. Например, договора или отдельного соглашения к нему;
• день, когда получили корректировочный счет-фактуру.

Такой порядок следует из положений подпункта 4 пункта 3 статьи 170 НК.

Полученный от продавца корректировочный счет-фактуру либо другой документ, подтверждающий снижение стоимости, надо зарегистрировать в книге продаж. Эти данные и будут основанием для восстановления НДС, который после уменьшения стоимости стал излишне принятым к вычету. Такой порядок установлен в пунктах 1 и 14 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Важно: если до оприходования товаров покупатель обнаружил их недостачу, он не должен принимать к вычету НДС, предъявленный продавцом по недостающей части товаров. При соблюдении этого правила восстанавливать налог впоследствии не придется. Даже если с продавцом будет согласовано изменение объема (цены) поставленных товаров и на разницу от него будет получен корректировочный счет-фактура. В книге продаж у покупателя этот документ регистрировать не нужно. Это следует из абзаца 2 пункта 1 статьи 172 НК и подтверждено в письме Минфина от 10.02.2012 № 03-07-09/05.

Согласовав с продавцом увеличение стоимости отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав, покупатель вправе заявить к вычету дополнительную сумму НДС. А именно, разницу между суммами НДС, исчисленными с первоначальной и со скорректированной стоимости покупок.

Воспользоваться дополнительным вычетом покупатель может в том квартале, в котором получил правильно оформленный корректировочный счет-фактуру продавца. Это право сохраняется за покупателем в течение трех лет с момента получения корректировочного документа.

Такой порядок следует из положений абзаца 2 пункта 13 статьи 171 и пункта 10статьи 172 НК.

Корректировочный счет-фактуру на увеличение цены нужно зарегистрировать в книге покупок. Такая регистрация – основание для уменьшения исчисленного НДС на дополнительный вычет. То есть при повышении цены на товары (работы, услуги) после их отгрузки покупатель вправе принять к вычету сумму НДС, которую продавец указал в корректировочном счете-фактуре. Такой порядок установлен в пунктах 1 и 2 раздела II приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Продавец может выставить счет-фактуру в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в валюте. Если же цены выражены в валюте или в условных единицах, а расчеты ведутся в рублях, счета-фактуры оформляют в рублях. Это следует из пункта 7 статьи 169 НК и подпункта «м»пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Оформление

Если первоначальный счет-фактуру организация выставила в иностранной валюте, то корректировочный счет-фактуру надо составлять в той же валюте. Оформляйте корректировочный документ по общим правилам. В строке 4укажите код и наименование валюты, которую используете в расчетах с покупателем.

Изменение курса валюты за период между первоначальным и корректировочным счетами-фактурами не учитывайте. В корректировочном счете-фактуре отражают изменение стоимостных или количественных показателей по сравнению с первоначальным счетом-фактурой. Поскольку и в первоначальном, и в корректировочном документе цену и стоимость указывают в иностранной валюте, на заполнение корректировочного счета-фактуры изменение валютного курса не повлияет. Не повлияет это изменение и на регистрацию корректировочного счета-фактуры в книге продаж или книге покупок.

Регистрация

Разницу между первоначальной и скорректированной стоимостью поставки продавец:
– регистрирует в книге продаж – при увеличении цены. Подробнее о регистрации см. Порядок заполнения книги продаж;
– регистрирует в книге покупок – при уменьшении цены. Подробнее о регистрации см. Порядок заполнения книги покупок.

Важно: никаких исключений для оформления и регистрации валютных корректировочных счетов-фактур в книге продаж и в книге покупок ни глава 21 НК, ни постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не предусматривают. Поэтому общего порядка придерживайтесь даже в тех случаях, когда корректировка стоимости не влияет на налоговые обязательства продавца и покупателя. Например, когда продавец задним числом меняет стоимость товаров, отгруженных на экспорт, нулевая ставка НДС по которому подтверждена. Неважно, что до и после корректировки сумма НДС равна нулю.

В книге продаж укажите как рублевую, так и валютную стоимость поставки (подп. «р» и «с» раздела II приложения 5 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137). В книге покупок пропишите валютную стоимость поставки и рублевую сумму НДС (подп. «т» и «у» раздела II приложения 4 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

При реализации за иностранную валюту продавец пересчитывает валютную выручку в рубли один раз на дату отгрузки (подп. 1 п. 1 ст. 167, п. 3 ст. 153 НК). Увеличение или уменьшение стоимости отгруженных товаров по согласованию с покупателем не меняет эту дату. То есть курс валюты, по которому продавец определял налоговую базу и рассчитывал НДС при отгрузке, остается прежним. По такому же курсу определяйте новую рублевую стоимость поставки, сумму начисленного налога и разницу между первоначальными и скорректированными показателями.

Указывайте ставку НДС, которая действовала на момент отгрузки товара, работы или услуги.

С 2019 года основная ставка НДС повышена с 18 до 20 процентов. Переходных положений в Законе от 03.08.2018 № 303-ФЗ не предусмотрено.

Таким образом, по отгрузкам в 2019 году применяйте ставку 20 процентов. При изменении стоимости товаров, которые были отгружены до 1 января 2019 года, указывайте в корректировочных счетах-фактурах ставку НДС, действующую на дату отгрузки, – 18 процентов. Такие разъяснения – в письме Минфина от 22.10.2018 № 03-07-09/75650.