Как составить и выдать справку 2-НДФЛ сотруднику | ЭнтерФин

Как составить и выдать справку 2-НДФЛ сотруднику

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

 

В каких случаях выдать 

 

Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица, если налогоплательщик обратился с заявлением о ее выдаче (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК).

 

Запросить справку вправе сотрудники, бывшие сотрудники, иные физлица, которые получали доход от налогового агента, в том числе по ГПД. При этом они вправе затребовать справку в любой момент и за любой период, а не только за год.

Например, в апреле сотрудник запросил справку о доходах за последние шесть месяцев, выдайте две: за весь прошлый год и за январь–март текущего.

Выдать справку о доходах и суммах налога физического лица налоговый агент вправе с целью сообщить физлицу о том, что с его доходов не был удержан налог (п. 5 ст. 226 НК). 

 

В какой срок выдать

 

Налоговый агент обязан выдать справку о доходах и суммах налога физического лица:

  • работникам, сотрудникам, которые увольняются, бывшим работникам – в течение трех рабочих дней с даты получения заявления (ч. 1 ст. 62 ТК, письмо Минфина от 21.06.2016 № 03-04-05/36096);
  • иным получателям дохода – в течение 30 рабочих дней с даты получения заявления (п. 1, 2 ст. 3, ч. 1 ст. 20 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

 

Если сотрудник увольняется, налоговый агент вправе выдать справку о доходах и суммах налога физического лица в последний день его работы без заявления. 

 

По какой форме выдать

 

Справки о доходах и удержанном НДФЛ выдавайте сотрудникам по форме из приложения 5 к приказу ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. Эту форму применяют с 2019 года по доходам за 2018 год. 

 

Если выдаете справку за более ранние периоды, используйте старые формы 2-НДФЛ. Это следует из пункта 4 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, информации ФНС.

 

За 2017 год и более ранние периоды справку выдавайте по форме, которая действовала в том периоде, за который выдаете сведения. Например, в 2020 году сотрудник запросил сведения за 2017 год.

 

В этом случае справку выдайте по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Это следует из пункта 4 приказа ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, информации ФНС.

 

Как составить

 

При составлении справки о доходах и суммах налога физического лица руководствуйтесь Порядком, утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Дело в том, что отдельных правил по составлению этой формы не утвердили.

 

При этом сама форма и по структуре, и по реквизитам практически полностью соответствует форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

 

Как подписать

 

Справку о доходах и суммах налога физического лица для сотрудника подписывает директор. Вместо директора подписать справку может другое лицо по доверенности. Например, главный бухгалтер или бухгалтер, который отвечает за расчет зарплаты.

 

Тогда в справке укажите реквизиты доверенности. Такие выводы можно сделать из норм по заполнению 2-НДФЛ для инспекции (подп. 1.24–1.26 Порядка, утв. приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566). Заверять подпись печатью не нужно. Такого реквизита в бланке нет.

 

Как выдать

 

Способ выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица работнику определите самостоятельно (письмо ФНС от 10.08.2018 № ПА-4-11/15498). Предпочтение отдайте тем способам, которые подтверждают факт и дату выдачи справки.

 

Например, выдавайте справки:

  • лично сотруднику под расписку;
  • по почте ценным письмом с описью вложения.

 

Ответственность

 

Если сотруднику отказать в выдаче или нарушить сроки выдачи справки о доходах и суммах налога физического лица, налоговому агенту грозит административная ответственность:

  • за неправомерный отказ в предоставлении работнику информации, получение которой установлено федеральными законами (ст. 5.39 КоАП);
  • за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП).

 

Налоговой ответственности за такое правонарушение нет (письма Минфина от 26.08.2016 № 03-04-05/50030, от 21.06.2016 № 03-04-05/36096.

Добавить комментарий

Закрыть меню