Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ
Как провести и отразить в бухучете и при налогообложении модернизацию основных средств

Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ

Владислав Волковзаместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

В рекомендации – кто, в какой срок и куда сдает расчет, как его построчно заполнить, а также о нулевом отчете и отрицательных суммах. Здесь же – наглядный пример, как заполнить расчет за I квартал, полугодие, девять месяцев и год.

6-НДФЛ – ежеквартальная отчетность по налогу на доходы физических лиц. Составляйте ее по форме, которая утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. В этом же документе есть электронный формат отчета и порядок его заполнения.

Кто сдает

 

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Как правило, налоговые агенты – это работодатели, которые платят физлицам доход по трудовым или гражданско-правовым договорам.

По форме 6-НДФЛ отчитываются все налоговые агенты. Но раз организация или ИП не начисляли и не выдавали деньги физлицам, то статуса у них такого нет и расчет 6-НДФЛ, в том числе нулевой, им представлять в инспекцию не нужно. По своей инициативе организация или ИП могут сдать нулевой расчет, инспекторы его примут (абз. 3 п. 2 ст. 230 НК, письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901, от 04.05.2016 № БС-4-11/7928).

Главбух советует: если не сдаете нулевой расчет, направьте в инспекцию письмо о том, что не являетесь налоговым агентом. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки счета.

Как поступить, если доходы начислили и выплатили только один раз в середине года? Например, во II квартале? Тогда за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, девять месяцев и за год расчеты сдать придется. Причем в расчете за девять месяцев и за год заполните только раздел 1 (письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958).

Расчет 6-НДФЛ сдавайте за каждое обособленное подразделение (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК). Неважно, вправе подразделение самостоятельно выдавать доходы сотрудникам или нет. Подробнее – Как составить и сдать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям.

 

Когда сдавать

 

Сроки сдачи 6-НДФЛ установлены в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 НК. За их нарушение – штраф. В таблице ниже смотрите крайние даты сдачи отчета с учетом переноса сроков сдачи из-за выходных и праздничных дней (п. 7 ст. 6.1 НК).

Крайние сроки сдачи 6-НДФЛ

Период За 2018 За 2019 За 2020
I квартал
Полугодие
Девять месяцев
Год
03.05.2018
31.07.2018
31.10.2018
01.04.2019
30.04.2019
31.07.2019
31.10.2019
02.03.2020
30.04.2020
31.07.2020
02.11.2020
01.03.2021

При прекращении деятельности в результате реорганизации или ликвидации действуют свои сроки сдачи расчета. Представить расчет 6-НДФЛ надо досрочно.

Срок представления 6-НДФЛ за год совпадает с общим сроком сдачи справок 2-НДФЛ. Требования к сдаче и заполнению справки вы найдете в отдельных рекомендациях: как сдать и составить справку 2-НДФЛ.

 

Куда сдавать

 

Расчеты 6-НДФЛ подавайте в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК). Организации, в том числе крупнейшие налогоплательщики, представляют расчет в территориальные инспекции по своему местонахождению (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК, письмо ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349). Организации с обособленными подразделениями представляют расчет по местонахождению каждого подразделения (письмо ФНС от 25.04.2019 № БС-4-11/8062). Подробнее – Как составить и сдать 6-НДФЛ по обособленным подразделениям.

Предприниматели представляют расчет по местожительству (п. 1 ст. 83, ст. 11 НК). Предприниматели на ЕНВД и патенте представляют расчет по месту ведения деятельности на спецрежиме. Чтобы разобраться, куда сдавать расчет ИП, смотрите таблицу ниже.

 

Куда сдавать расчет 6-НДФЛ предпринимателям

Кто и где получает доходы Куда подавать 6-НДФЛ Основание
Сотрудники предпринимателя на ЕНВД или ПСН В инспекцию по месту, где предприниматель ведет деятельность ЕНВД или ПСН. Если прекратили деятельность на спецрежиме, то подайте расчет за период от начала года до дня прекращения бизнеса абз. 6 п. 2 ст. 230 НК
Сотрудники предпринимателя, который совмещает ЕНВД и УСН По сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, – в инспекцию по месту такой деятельности

По сотрудникам, занятым в деятельности на УСН, – в инспекцию по местожительству предпринимателя

письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984

При смене адреса сдавайте расчеты 6-НДФЛ в инспекцию по новому месту учета (п. 2 ст. 230 НК). Правила едины для организаций и индивидуальных предпринимателей. Как заполнять в расчете 6-НДФЛ данные об ОКТМО, зависит от того, за какой период вы сдаете отчет в инспекцию:

  • за период до постановки на учет по новому местонахождению – укажите старый код ОКТМО;
  • за период после постановки на учет по новому местонахождению – приведите новый код ОКТМО.

КПП во всех расчетах 6-НДФЛ, которые сдаете после смены адреса, ставьте новый код. Об этом сказано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, которое довели до сведения всех инспекций.

Пример. Организация сменила адрес регистрации в апреле и после этого выплатила зарплату за март и удержала НДФЛ. В расчете 6-НДФЛ эту выплату покажите по новому коду ОКТМО. Когда заполняете 6-НДФЛ неважно, за какой период начислили доход, важно – в каком периоде налог удержали.

 

Как сдать

 

Расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в электронном виде по ТКС. Расчет на бумаге можно подавать лишь в единственном случае: если в течение отчетного или налогового периода количество физлиц – получателей доходов – меньше 25 человек.

Датой представления формы 6-НДФЛ является день, когда:

– подали расчет в инспекцию, если отчет сдает представитель организации или предприниматель;
– отправили по почте с описью вложения;
– спецоператор зафиксировал отправление отчета по ТКС в подтверждении.

Это следует из положений абзаца 7 пункта 2 статьи 230 НК и пунктов 5.1–5.3Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Как заполнить

 

Все разделы в 6-НДФЛ обязательные, расчет включает в себя:

  • титульный лист;
  • раздел 1 «Обобщенные показатели»;
  • раздел 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц».

6-НДФЛ заполняйте по общим правилам для налоговой отчетности, но учитывайте особенности из приложения 2 к приказу ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Если возникли трудности, то обратитесь в свою налоговую. Инспекторы проконсультируют вас (письмо ФНС от 27.07.2016 № БС-3-11/3426).

Составляйте 6-НДФЛ нарастающим итогом: за I квартал, за полугодие, за 9 месяцев и за год. Для этого берите сведения из регистров налогового учета по НДФЛ (п. 2.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450).

Если данные какого-либо раздела не умещаются на одной странице, отразите их в дополнительных страницах. Итоговые показатели раздела укажите только на последней странице.

Все страницы составленного расчета пронумеруйте по порядку: «001», «002», «003» и т. д. Любые поля, где приводят ту или иную сумму, должны быть заполнены. Например, размер дохода, выплаченного работникам. Если у организации не было выплат, в них вместо прочерков проставьте «0». В строках, где есть ячейки для копеек, например, 020 и 030 раздела 1, 130 раздела 2, укажите суммы в рублях и копейках (п. 1.2–1.12 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450).

Основные правила как заполнить 6-НДФЛ, представлены также в справочных таблицах:

  • Памятка: как заполнить форму 6-НДФЛ
  • 100 примеров, как заполнить 6-НДФЛ

Смотрите ниже, как заполнить 6-НДФЛ по разделам и строкам, по видам выплат и в особых случаях, а также пример с образцом заполнения расчета.

Титульный лист

ИНН и КПП
Номер корректировки
Отчетный период (код)
Налоговый период (год)
По месту нахождения (учета) (код)
Налоговый агент
Форма реорганизации (ликвидации) (код) и ИНН/КПП реорганизованной организации
Код по ОКТМО 

Раздел 1

Строка 010
Строки 020 и 025
Строка 030
Строки 040 и 045
Строка 050
Строка 060
Строка 070
Строка 080
Строка 090

Раздел 2

Строка 100
Строка 110
Строка 120
Строка 130
Строка 140 

Виды выплат

Зарплата
Премии
Отпускные
Выплаты при увольнении
Больничные, суточные, средний заработок за время командировки
Подарки, матпомощь, матвыгода
Дивиденды и выплаты по ГПД

Особые правила заполнения

Реорганизация или ликвидация
Обособленные подразделения

Пример, как составить расчеты 6-НДФЛ за I квартал, полугодие, девять месяцев и год

Титульный лист

 

В верхней части титульного листа проставьте ИНН и КПП организации. Но если оформляете расчет за обособленное подразделение, то КПП ставьте именно его. Предприниматели, адвокаты, нотариусы вносят в расчет только свой ИНН.

В строку «Номер корректировки» первичного расчета впишите «000», для исправленного 6-НДФЛ ставьте порядковый номер корректировки. К примеру, «001», «002» и т. д.

 

  • 21 – при сдаче расчета за I квартал;
  • 31 – при сдаче расчета за полугодие;
  • 33 – при сдаче расчета за девять месяцев;
  • 34 – при сдаче расчета за год.

Далее в графе «Налоговый период (год)» укажите год, за который подаете расчет. К примеру, 2019.

По строке «Представляется в налоговый орган (код)» укажите код налоговой инспекции, в которую подаете расчет. Код ИФНС можно определить по адресу регистрации с помощью интернет-сервиса на официальном сайте ФНС.

В поле «По месту нахождения (учета) (код)» ставьте специальный трехзначный код. К примеру,

  • 120 – по местожительству предпринимателя;
  • 213 – по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика;
  • 214 – по местонахождению обычной организации.

Все коды смотрите в приложении № 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

В строке «Налоговый агент» укажите краткое наименование организации в соответствии с учредительными документами, а если такого нет – полное наименование. Предприниматели, адвокаты, нотариусы указывают полные имена, без сокращений.

Поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» заполняет только правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета расчет за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации или ликвидации смотрите в приложении № 4 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Подробнее об этом см. Как составить и сдать 6-НДФЛ при реорганизации или ликвидации.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код муниципального образования, на территории которого находится организация или ее обособленное подразделение. Предприниматели указывают код по ОКТМО по местожительству (письмо ФНС от 28.08.2019 № БС-4-11/17090@). Для каждого ОКТМО оформляйте отдельный расчет, иначе в случае ошибки понадобится сдать уточненку. Смотрите – Как узнать ОКТМО.

В подразделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» укажите фамилию, имя и отчество руководителя, уполномоченного представителя или подписанта. Если расчет подписывает представитель, укажите сведения о доверенности.

 

Раздел 1

 

В Разделе 1 «Обобщенные показатели» укажите общую сумму начисленных доходов, предоставленных вычетов, а также общую сумму начисленного и удержанного налога. Раздел 1 заполняйте нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письмо ФНС от 18.02.2016 № БС-3-11/650). В состав обобщенных показателей включайте доходы (вычеты, суммы налога) по операциям, совершенным в течение отчетного периода. Например, в разделе 1 за девять месяцев отражайте показатели с 1 января по 30 сентября включительно.

По каждой налоговой ставке составляйте отдельный раздел 1. Для каждой ставки заполните строки 010–050. Строки 060–090 заполняйте только на первой странице.

Правила заполнения раздела 1 установлены пунктом 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Строка 010

В строке 010 укажите налоговую ставку, по которой исчислили налог. Для каждой ставки свой раздел (п. 3 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450). Читайте – Как определить ставку для расчета НДФЛ.

Строки 020 и 025

По строке 020 отразите весь доход сотрудников нарастающим итогом с начала года. Ориентируйтесь не на начисления в бухучете, а на дату получения дохода в целях НДФЛ.

Включайте в 6-НДФЛ все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. К примеру, если выдаете зарплату, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и др. Необлагаемые доходы по статье 217НК не отражайте в расчете.

В расчете за обособленное подразделение вносите только те доходы, которые начислили эти подразделения (письмо ФНС от 14.02.2018 № ГД-4-11/2828).

Доходы иностранцев, которые освобождаются от налогообложения по международным договорам, не показывайте в форме 6-НДФЛ. Информировать инспекции о таких выплатах нужно в особом порядке. Кроме того, не включайте в расчет доходы сотрудников-нерезидентов, которые работают дистанционно на территории иностранного государства. Их доходы считают полученными от источников за пределами России, поэтому их в отчетность 6-НДФЛ не включайте (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК).

Не включайте в строку 020 выплаты, которые вообще не облагаются НДФЛ, например детские пособия (письмо ФНС от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).

В строке 025 выделите доходы в виде дивидендов. Указывайте всех получателей дивидендов, в том числе тех, кто в организации не числится. К примеру, учредителя, которого нет в штате.

Строка 030

В строке 030 нужно показать общую сумму вычетов по всем сотрудникам. Включите в строку 030 стандартные, имущественные, социальные, профессиональные, инвестиционные вычеты. Также укажите другие суммы, которые уменьшают налоговую базу по статье 217 НК, если доходы освобождены от НДФЛ в пределах норматива. Например, 4000 руб. с подарков сотрудникам или материальной помощи. Чтобы определить, какие суммы включить в строку 030, ориентируйтесь на приказ ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ (вопрос 3 из письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984@).

Строку заполняйте нарастающим итогом с начала года. Если вычет больше зарплаты сотрудника, в 6-НДФЛ укажите его в размере, не превышающем доход.

Строки 040 и 045

В строке 040 отразите сумму исчисленного налога по ставке из строки 010 нарастающим итогом с начала года. Чтобы определить величину этого показателя, сложите суммы НДФЛ, начисленные с доходов всех сотрудников. По строке 045 выделите сумму НДФЛ, которую вы начислили с выплаченных дивидендов по всем физическим лицам с начала года.

Строка 050

В строке 050 укажите сумму фиксированных авансовых платежей, которые зачтены в счет НДФЛ с доходов иностранцев, работающих по патентам. Эта сумма не должна превышать общую величину исчисленного налога. Такое соответствие установлено контрольными соотношениями к расчету (письмо ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852).

Пример, как отразить в 6-НДФЛ фиксированный авансовый платеж

 

Строка 060

В строке 060 укажите количество человек, которые получали доход в течение отчетного (налогового) периода. Если вы уволили и приняли снова одного и того же человека на работу в течение года, его указывайте один раз. Также посчитайте один раз лиц, которым в отчетном периоде выплачивали разные виды доходов.

Строка 070

По строке 070 покажите сумму удержанного налога за отчетный период.

Суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по строкам 040 и 070 могут не совпадать. Неравенство будет, если какой-либо доход уже признан, налог с него исчислен, но фактической выплаты еще не было. Например, датой фактического получения зарплаты считается последний день месяца. В этот день величина дохода известна и сумма налога, которая должна быть удержана из этого дохода (исчисленный НДФЛ), определена. Однако удержать эту сумму до фактической выплаты дохода невозможно. Поэтому показатель для заполнения строки 070 появится только после того, как зарплата будет выдана.

Несоответствие показателей строк 040 и 070 формы 6-НДФЛ предусмотрено контрольными соотношениями (письмо ФНС от 15.03.2016 № БС-4-11/4222). Аналогичные выводы содержатся в письмах ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8609, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@.

Строка 080

В строке 080 отразите сумму НДФЛ, которую не смогли удержать в текущем отчетном периоде. К примеру, при выплате дохода в натуральной форме, если до конца отчетного периода денежных выплат в пользу того же физлица не было. В этом случае НДФЛ, исчисленный с натурального дохода, по строке 080 необходимо показать (п. 3 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

НДФЛ, который организация не удержала в текущем отчетном периоде, но точно удержит до конца года, можно не отражать по строке 080. В частности, это касается НДФЛ с зарплаты, которую организация начислила, но из-за тяжелого финансового положения сможет выплатить только в следующих кварталах в рамках одного налогового периода. Такие выводы следуют из писем ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 24.05.2016 № БС-4-11/9194. Это подтверждают представители ФНС в своих частных разъяснениях. Однако такой вариант может привести к уточненкам. Например, организация не включила неудержанный НДФЛ в строку 080 раздела 1 расчета 6-НДФЛ за I квартал. До конца года налог не удержала. В этом случае необходимо подать уточненки начиная с отчета за I квартал. Смотрите – Как отразить в 6-НДФЛ доход в натуральной форме.

Ситуация: нужно ли подавать уточненный расчет, если в одном отчетном периоде строку 080 заполнили, а в следующем указанную в ней сумму налога удержали

Строка 090

По строке 090 укажите сумму возвращенного налога. Включите в эту строку всю сумму возвращенного по всем основаниям. Когда налог был удержан, неважно (письмо УФНС по г. Москве от 30.06.2017 № 20-15/098896@).

 

Раздел 2

 

В разделе 2 указывают даты получения дохода и удержания налога, предельный срок, установленный для перечисления налога в бюджет, а также суммы фактически полученных доходов и удержанного НДФЛ. Чтобы правильно заполнить раздел 2, все доходы придется сгруппировать:
– по датам, когда они были фактически выплачены;
– по срокам, когда удержанные из этих доходов суммы НДФЛ должны быть перечислены в бюджет.

То есть для каждой даты фактической выплаты указывайте отдельную сумму налога. А если в один день вы выплачивали доходы, для которых установлены разные сроки уплаты НДФЛ, то эти суммы тоже нужно указать раздельно (письма ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538).

Заполняя раздел 2, все операции указывайте в хронологическом порядке. Группировать их по налоговым ставкам, указанным в разделе 1, не нужно. Если на странице закончились свободные строки 100–140, переходите на следующую страницу. И не важно, что она может начинаться с раздела 1 для другой налоговой ставки. Продолжайте вносить операции подряд. Если страниц с заполненными разделами 1 оказалось больше, чем нужно для заполнения раздела 2, то в пустых строках 100–140 поставьте прочерки (письмо ФНС от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

В раздел 2 включайте только те операции, которые относятся к трем последним месяцам отчетного периода (письмо ФНС от 18.02.2016 № БС-3-11/650). При этом ориентируйтесь на дату, не позднее которой НДФЛ нужно перечислить в бюджет. То есть выплаченный доход и удержанный налог отразите в том отчетном периоде, на который приходится предельный срок для уплаты НДФЛ. Когда вы фактически выплатили доход, удержали и перечислили налог, значения не имеет. Например, в разделе 2 расчета за девять месяцев нужно отразить данные о выплате доходов (удержании налога), по которым предельный срок уплаты НДФЛ выпадает на период с 1 июля по 30 сентября включительно (письма ФНС от 24.10.2016 № БС-4-11/20126, от 01.11.2017 № ГД-4-11/22216@).

Раздел 2 заполняйте в таком порядке.

Строка 100

В строке 100 указывайте даты фактического получения доходов. Например, для доходов в виде оплаты труда – это последний день месяца, за который начислили зарплату, а для вознаграждений по гражданско-правовым договорам – день выплаты вознаграждений.

Строка 110

В строке 110 указывайте даты удержания налога.

Строка 120

В строке 120 покажите даты, не позднее которых должен быть перечислен налог в бюджет. Эти даты указывайте в соответствии с пунктом 6 статьи 226 и пунктом 9 статьи 226.1 НК (письмо ФНС от 20.01.2016 № БС-4-11/546). Как правило, это день, следующий за днем выплаты дохода. Но, к примеру, для больничных и отпускных срок перечисления налога в бюджет другой: последнее число месяца, в котором производились такие выплаты (абз. 2 п. 6 ст. 226 НК, письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804). Если установленный срок перечисления налога приходится на выходной день, в строке 120 укажите ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК, письмо ФНС от 16.05.2016 № БС-4-11/8568).

Строка 130

В строке 130 приведите сумму дохода (включая НДФЛ), полученного на дату, которую налоговый агент указал по каждой строке 100.

Строка 140

В строке 140 отразите сумму налога, которую агент удержал на дату по каждой строке 110.

Об этом сказано в пунктах 4.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Как заполнить раздел 2, если налог не удержали

Если налог с выплаты не удерживали, например, при натуральной оплате трудаили из-за того, что вычеты превысили начисления, впишите в строки 110 и 120 раздела 2 «00.00.0000». Таковы последние разъяснения налоговой службы (см. письма ФНС от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605, от 05.08.2016 № ГД-4-11/14373 и от 01.08.2016 № БС-4-11/13984). Что указывать в строках 110 и 120 в таких ситуациях – в Порядке не сказано. Раньше специалисты налогового ведомства советовали вписывать сюда те же даты, что и в случаях, когда налог удержали (письмо ФНС от 28.03.2016 № БС-4-11/5278). Если вы следовали этим рекомендациям, штрафы за ошибки в расчете не грозят. Подавать уточненные расчеты и исправлять даты удержания на нули не обязательно. Если ИФНС потребует объяснить, почему при наличии доходов не удержали НДФЛ, направьте в инспекцию пояснение.

 

Проверка 6-НДФЛ

 

Чтобы проверить расчет, используйте контрольные соотношения, которые установлены письмами ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852, от 20.03.2019 № БС-4-11/4943. С их помощью бухгалтер может:
– самостоятельно проверить, правильно ли он составил расчет;
– выяснить, какие несоответствия вызовут вопросы при камеральной проверке;
– узнать, что предпримут проверяющие, обнаружив ту или иную ошибку.

Основные контрольные соотношения смотрите в таблице. Как инспекторы сопоставят 6-НДФЛ с 2-НДФЛ, декларацией по налогу на прибыль, РСВ и данными из других источников, читайте в отдельной рекомендации.

Проверить расчет 6-НДФЛ можно с помощью интерактивного сервиса, который определяет точные даты в отчете.

Добавить комментарий

Закрыть меню