Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России
Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК). Организации представляют справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это правило действует и для крупнейших налогоплательщиков (п. 1 ст 83, ст. 11 НК).
Если у организации есть обособленные подразделения, куда сдавать справки, зависит от того, кто выплачивает доход сотрудникам.
| Источник получения дохода | Куда подавать 2-НДФЛ |
| Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения | В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения. Основание: п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26, от 03.12.2008 № 03-04-07-01/244 и ФНС от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344 |
| Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений | В инспекцию по месту нахождения каждого обособленного подразделения. При этом не важно, кто именно перечисляет деньги – головная организация или обособленное подразделение. Например, головная организация со своего расчетного счета перечисляет зарплату сотрудникам обособленного подразделения. В этом случае зарплата также является доходом от обособленного подразделения. Основание: абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 25.04.2019 № БС-4-11/8062 |
| Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от головной организации. Например, дивиденды | В инспекцию по месту нахождения головного отделения. Основание: п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК, письмо Минфина от 22.03.2013 № 03-04-06/8999 |
| Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях | По доходам за время, отработанное: – в головном отделении – в инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения); – обособленных подразделениях – в инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения). Основание: письма Минфина от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344 |
| Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций. Ответственного подразделения нет | В инспекции по месту учета каждого обособленного подразделения, от которого получен доход. Основание: абз. 3 п. 4 ст. 83, абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 21.09.2011 № 03-04-06/3-230, от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224, от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26, от 03.12.2008 № 03-04-07-01/244 |
| Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений | В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений. Основание: абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349 |
Организации с несколькими обособленными подразделениями в одном муниципальном образовании вправе выбрать ответственное подразделение и через него платить НДФЛ и сдавать отчетность за все обособки (абз. 7 п. 2 ст. 230 НК).
Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письма ФНС от 22.05.2019 № БС-4-11/9619, от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838).
Если реорганизованная организация не представила сведения до внесения записи в ЕГРЮЛ, их подает правопреемник по месту своего учета. Если их несколько, обязанность отчитываться по НДФЛ определяйте на основании передаточного акта.
Такие правила – в пункте 5 статьи 230 НК.
Предприниматели подают справки 2-НДФЛ по местожительству и по месту ведения деятельности – в зависимости от системы налогообложения. Чтобы разобраться, куда предпринимателю сдавать справки 2-НДФЛ, смотрите таблицу ниже.
| Кто и где получает доходы | Куда сдавать 2-НДФЛ |
|---|---|
| Сотрудники предпринимателя на ОСНО или УСН | В инспекцию по местожительству ИП. При этом неважно, где предприниматель ведет деятельность: по местожительству или нет. Основание: п. 1 ст. 83, ст. 11, п. 2 ст. 230 НК |
| Сотрудники предпринимателя на ЕНВД | В инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ЕНВД. Основание: абз. 5 п. 2 ст. 230 НК |
| Сотрудники предпринимателя на ПСН | В инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ПСН. Основание: абз. 5 п. 2 ст. 230 НК |
| Сотрудники предпринимателя, который совмещает УСН и ЕНВД | В инспекцию по местожительству ИП – по доходам сотрудников, занятых в деятельности на УСН. В инспекцию по месту ведения деятельности – по доходам сотрудников, занятых в деятельности на ЕНВД. Основание: п. 1 ст. 83, ст. 11, абз. 1 и 5 п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 26.06.2019 № 03-04-05/46818, от 27.07.2018 № 03-11-11/53003 |
С 1 января 2020 года отчетность по форме 2-НДФЛ с признаками 1 и 3 нужно сдавать в налоговую инспекцию не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК). О том, когда подать сообщение по форме 2-НДФЛ с признаками 2 и 4, читайте в отдельной рекомендации Когда и как уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.
Реорганизация. Организация, которая прекращает деятельность в результате реорганизации, должна отчитаться за период с начала года, в котором происходит реорганизация, до дня регистрации прекращения деятельности (п. 3.5 ст. 55 НК, письмо ФНС от 26.10.2011 № ЕД-4-3/17827).
Если организация не представит справки до момента прекращения деятельности, отчитаться за нее должен правопреемник. Отчитаться правопреемник должен в обычные сроки – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 230 НК, письмо ФНС от 17.01.2018 № ГД-4-11/582).
Ликвидация. Организация, которая ликвидируется, должна отчитаться самостоятельно до момента ликвидации (п. 3.5 ст. 55, п. 5 ст. 230 НК).
Эти правила применяйте с 1 января 2020 года начиная с отчетности за 2019 год. Это следует из пункта 2 статьи 230 НК. Аналогичные разъяснения – в письме ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23242.
Это следует из пункта 4 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;
2) имеет возможность:
Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.
Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре, сформированном налоговой инспекцией. Датой представления отчета является дата его отправки оператором.
Это следует из пунктов 4 и 12–21 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Справки, которые не прошли форматный контроль, нужно уточнить и пересдать. Причем если часть справок инспекция приняла, то пересдать нужно только те справки, в которых были ошибки. То есть надо сформировать файл только с уточненными справками.
Выгружать все справки (и правильные, и ошибочные) не нужно. Иначе инспекция повторный отчет не примет.
Это следует из пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и подтверждается письмом ФНС от 05.09.2013 № БС-4-11/16088.
Чтобы аннулировать справку с ошибочными показателями, отправьте эту справку с кодом корректировки 99. В ней укажите только реквизиты самого человека (фамилия, имя, отчество и др.). Данные о начислениях и выплатах в справке с кодом 99 не показывайте.
Подтверждением правильности аннулирующей справки станет стандартный протокол, где в графах «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» будут указаны нули.
После аннулирования ошибочной справки составьте новую форму с правильными сведениями (если это необходимо) и передайте ее в инспекцию.
Важно! Аннулирующую справку подавайте только в том случае, если сведения отправили ошибочно. К примеру, передали исходную справку не в ту налоговую инспекцию.
Сдавать аннулирующую форму 2-НДФЛ перед подачей корректировочной необязательно. Кстати, раньше программное обеспечение налоговых инспекций не позволяло принимать корректирующие справки после того, как первичную справку аннулировали.
В настоящее время эта недоработка устранена. Теперь после аннулирующей справки на того же человека можно подать корректировочную. Для этого составьте новую справку и укажите номер корректировки, следующий за тем, который ставили до подачи аннулирующей справки. Об этом сказано в письме ФНС от 10.06.2016 № БС-4-11/10398.
Справки 2-НДФЛ сдайте лично или через представителя организации. К справкам приложите реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.
После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции.
При таком варианте сведения считаются представленными с даты фактического представления в инспекцию. Это следует из пунктов 4 и 7–11 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.1
По почте справки 2-НДФЛ сдавайте с описью вложения. Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.
Датой представления справок 2-НДФЛ в налоговую инспекцию считается дата отправки. Дату отправки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК).
Такой порядок предусмотрен пунктами 4, 7 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.
Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 НК. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.
Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП).
Ответ зависит от того, какая ошибка была допущена в справке.
По общему правилу за недостоверные данные в 2-НДФЛ полагается штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК).
Штрафа не будет в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Причем досрочная подача справок от штрафа не спасет. Допустим, организация сдала формы 2-НДФЛ в феврале.
В марте инспекция обнаружила неточности и известила об этом организацию. В такой ситуации, даже если до 1 апреля организация исправит все ошибки и сдаст уточненные справки, ее все равно оштрафуют.
Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424.
