Как сдать справку 2-НДФЛ в инспекцию | ЭнтерФин

Как сдать справку 2-НДФЛ в инспекцию

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

 

Куда сдавать

 

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК). Организации представляют справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это правило действует и для крупнейших налогоплательщиков (п. 1 ст 83, ст. 11 НК).

 

При этом учтите особенности:

  • для организаций с обособленными подразделениями, ответственным подразделением, ликвидированным подразделением;
  • реорганизованных организаций;
  • предпринимателей на ЕНВД и ПСН.

 

Организация с обособленными подразделениями

Если у организации есть обособленные подразделения, куда сдавать справки, зависит от того, кто выплачивает доход сотрудникам.

 

Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица.

Источник получения дохода Куда подавать 2-НДФЛ
Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения.

Основание: п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26, от 03.12.2008 № 03-04-07-01/244 и ФНС от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344

Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений В инспекцию по месту нахождения каждого обособленного подразделения.

При этом не важно, кто именно перечисляет деньги – головная организация или обособленное подразделение. Например, головная организация со своего расчетного счета перечисляет зарплату сотрудникам обособленного подразделения. В этом случае зарплата также является доходом от обособленного подразделения.

Основание: абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 25.04.2019 № БС-4-11/8062

Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от головной организации. Например, дивиденды В инспекцию по месту нахождения головного отделения.

Основание: п. 7 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК, письмо Минфина от 22.03.2013 № 03-04-06/8999

Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях По доходам за время, отработанное:

– в головном отделении – в инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения);

– обособленных подразделениях – в инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения).

Основание: письма Минфина от 29.03.2010 № 03-04-06/55 и ФНС от 14.10.2010 № ШС-37-3/13344

Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций. Ответственного подразделения нет В инспекции по месту учета каждого обособленного подразделения, от которого получен доход​​​​​​.

Основание: абз. 3 п. 4 ст. 83, абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 21.09.2011 № 03-04-06/3-230, от 28.08.2009 № 03-04-06-01/224, от 11.02.2009 № 03-04-06-01/26, от 03.12.2008 № 03-04-07-01/244

Сотрудники обособленных подразделений организаций – крупнейших налогоплательщиков, которые получают доходы от обособленных подразделений В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений.

Основание: абз. 4 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349

 

Организация с подразделениями в одном муниципальном образовании

Организации с несколькими обособленными подразделениями в одном муниципальном образовании вправе выбрать ответственное подразделение и через него платить НДФЛ и сдавать отчетность за все обособки (абз. 7 п. 2 ст. 230  НК). 

 

Ликвидация обособленного подразделения

 

Если к моменту представления справок о доходах, выплаченных обособленным подразделением, это подразделение было закрыто (ликвидировано), справки подавайте в налоговую инспекцию по местонахождению головной организации (письма ФНС от 22.05.2019 № БС-4-11/9619, от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838).

 

Реорганизация организации

Если реорганизованная организация не представила сведения до внесения записи в ЕГРЮЛ, их подает правопреемник по месту своего учета. Если их несколько, обязанность отчитываться по НДФЛ определяйте на основании передаточного акта.

 

Такие правила – в пункте 5 статьи 230 НК.

 

Предприниматели

Предприниматели подают справки 2-НДФЛ по местожительству и по месту ведения деятельности – в зависимости от системы налогообложения. Чтобы разобраться, куда предпринимателю сдавать справки 2-НДФЛ, смотрите таблицу ниже.

Кто и где получает доходы Куда сдавать 2-НДФЛ
Сотрудники предпринимателя на ОСНО или УСН В инспекцию по местожительству ИП. При этом неважно, где предприниматель ведет деятельность: по местожительству или нет.

Основание: п. 1 ст. 83, ст. 11, п. 2 ст. 230 НК

Сотрудники предпринимателя на ЕНВД В инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ЕНВД.

Основание: абз. 5 п. 2 ст. 230 НК 

Сотрудники предпринимателя на ПСН В инспекцию по месту ведения деятельности. Это налоговая инспекция, в которую ИП подал заявление и встал на учет как плательщик ПСН.

Основание: абз. 5 п. 2 ст. 230 НК 

Сотрудники предпринимателя, который совмещает  УСН и ЕНВД В инспекцию по местожительству ИП – по доходам сотрудников, занятых в деятельности на УСН.

В инспекцию по месту ведения деятельности – по доходам сотрудников, занятых в деятельности на ЕНВД.

Основание: п. 1 ст. 83, ст. 11, абз. 1 и 5 п. 2 ст. 230 НК, письма Минфина от 26.06.2019 № 03-04-05/46818, от 27.07.2018 № 03-11-11/53003 

 

Когда сдавать

 

С 1 января 2020 года отчетность по форме 2-НДФЛ с признаками 1 и 3 нужно сдавать в налоговую инспекцию не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 2 ст. 230 НК). О том, когда подать сообщение по форме 2-НДФЛ с признаками 2 и 4, читайте в отдельной рекомендации Когда и как уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать НДФЛ.

Реорганизация. Организация, которая прекращает деятельность в результате реорганизации, должна отчитаться за период с начала года, в котором происходит реорганизация, до дня регистрации прекращения деятельности (п. 3.5 ст. 55 НК, письмо ФНС от 26.10.2011 № ЕД-4-3/17827).

Если организация не представит справки до момента прекращения деятельности, отчитаться за нее должен правопреемник. Отчитаться правопреемник должен в обычные сроки – не позднее 1 марта года, следующего за отчетным (п. 5 ст. 230 НК, письмо ФНС от 17.01.2018 № ГД-4-11/582).

Ликвидация. Организация, которая ликвидируется, должна отчитаться самостоятельно до момента ликвидации (п. 3.5 ст. 55, п. 5 ст. 230 НК).

 

Каким способом сдать

 

Каким способом сдать справку 2-НДФЛ –  в электронном виде или на бумаге, зависит от численности физлиц, которым налоговый агент выплатил доход:

  • более 10 – только в электронном виде;
  • 10 и менее – в электронном виде или на бумаге.

 

Эти правила применяйте с 1 января 2020 года начиная с отчетности за 2019 год. Это следует из пункта 2 статьи 230 НК. Аналогичные разъяснения – в письме ФНС от 15.11.2019 № БС-4-11/23242.

 

На бумаге справку 2-НДФЛ можно сдать:

  • непосредственно в налоговую инспекцию;
  • почтовым отправлением.

 

Это следует из пункта 4 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566. 

 

Как сдать по ТКС

 

По телекоммуникационным каналам связи сдавайте справки 2-НДФЛ через оператора электронного документооборота. Это возможно, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

  • сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
  • обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
  • сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

 

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

 

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

  • на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
  • в течение 10 дней направит файлы с реестром справок о доходах и суммах налога физических лиц и протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц.

 

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в реестре, сформированном налоговой инспекцией. Датой представления отчета является дата его отправки оператором.

 

 Это следует из пунктов 4 и 12–21 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

 

Справки, которые не прошли форматный контроль, нужно уточнить и пересдать. Причем если часть справок инспекция приняла, то пересдать нужно только те справки, в которых были ошибки. То есть надо сформировать файл только с уточненными справками.

Выгружать все справки (и правильные, и ошибочные) не нужно. Иначе инспекция повторный отчет не примет.

 

Это следует из пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566, и подтверждается письмом ФНС от 05.09.2013 № БС-4-11/16088.

 

Чтобы аннулировать справку с ошибочными показателями, отправьте эту справку с кодом корректировки 99. В ней укажите только реквизиты самого человека (фамилия, имя, отчество и др.). Данные о начислениях и выплатах в справке с кодом 99 не показывайте.

Подтверждением правильности аннулирующей справки станет стандартный протокол, где в графах «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» будут указаны нули.

После аннулирования ошибочной справки составьте новую форму с правильными сведениями (если это необходимо) и передайте ее в инспекцию.

Важно! Аннулирующую справку подавайте только в том случае, если сведения отправили ошибочно. К примеру, передали исходную справку не в ту налоговую инспекцию.

Сдавать аннулирующую форму 2-НДФЛ перед подачей корректировочной необязательно. Кстати, раньше программное обеспечение налоговых инспекций не позволяло принимать корректирующие справки после того, как первичную справку аннулировали.

В настоящее время эта недоработка устранена. Теперь после аннулирующей справки на того же человека можно подать корректировочную. Для этого составьте новую справку и укажите номер корректировки, следующий за тем, который ставили до подачи аннулирующей справки. Об этом сказано в письме ФНС от 10.06.2016 № БС-4-11/10398.

 

Как сдать сотруднику инспекции

 

Справки 2-НДФЛ сдайте лично или через представителя организации. К справкам приложите реестр справок о доходах и суммах налога физических лиц в двух экземплярах, один из которых останется в инспекции.

После проверки сотрудник инспекции и налоговый агент составляют протокол приема справок о доходах и суммах налога физических лиц в двух экземплярах, один из которых передают представителю организации лично (или направляют по почте в течение 10 рабочих дней), а другой остается в инспекции. 

 

При таком варианте сведения считаются представленными с даты фактического представления в инспекцию. Это следует из пунктов 4 и 7–11 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.1

 

Как сдать по почте

 

По почте справки 2-НДФЛ сдавайте с описью вложения. Опись вложения заполните в двух экземплярах и попросите сотрудника почты поставить штамп на каждом экземпляре. Один из них вложите в почтовое отправление, другой храните у себя.

Датой представления справок 2-НДФЛ в налоговую инспекцию считается дата отправки. Дату отправки определите по почтовому штемпелю. Сведения признаются сданными своевременно, если они отправлены до 24 часов последнего дня, установленного для ее представления (п. 8 ст. 6.1 НК). 

 

Такой порядок предусмотрен пунктами 4, 7 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566.

 

Ответственность

 

Если вовремя не представить справку по форме 2-НДФЛ, инспекция может оштрафовать по статье 126 НК. Штраф составляет 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдан.

 

Кроме того, за непредставление или несвоевременное представление справки 2-НДФЛ по заявлению налоговой инспекции суд может применить административную ответственность в виде штрафа в размере:

  • для граждан – от 100 до 300 руб.;
  • для должностных лиц – от 300 до 500 руб.

 

Такая ответственность применяется к должностным лицам организации, например к ее руководителю (ст. 15.6 КоАП).

 

Ответ зависит от того, какая ошибка была допущена в справке.

 

По общему правилу за недостоверные данные в 2-НДФЛ полагается штраф в размере 500 руб. за каждую справку с ошибками (п. 1 ст. 126.1 НК).

 

Недостоверными данными считаются те ошибки, которые:

  • затруднили налоговый контроль (например, инспекторы из-за ошибки не смогли идентифицировать получателя дохода);
  • привели к несвоевременной или неполной уплате НДФЛ;
  • нарушили права физических лиц (к примеру, инспекция из-за ошибки отказала гражданину в налоговых вычетах по НДФЛ).

 

Штрафа не будет  в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Причем досрочная подача справок от штрафа не спасет. Допустим, организация сдала формы 2-НДФЛ в феврале.

В марте инспекция обнаружила неточности и известила об этом организацию. В такой ситуации, даже если до 1 апреля организация исправит все ошибки и сдаст уточненные справки, ее все равно оштрафуют.

 

Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК. Аналогичные разъяснения есть в письме Минфина от 30.06.2016 № 03-04-06/38424.

Добавить комментарий

Закрыть меню