Получение, зачет и возврат авансов или предоплаты – это расчеты, при которых надо применять ККТ. До 1 июля 2019 года пробивать чеки требовалось, только когда от покупателей и заказчиков поступали средства в счет будущих отгрузок. При зачете и возврате авансов касса была не нужна. С 1 июля применять ККТ надо при всех этих расчетах. В рекомендации – кто должен использовать кассу, когда и как пробивать чеки при получении, зачете и возврате авансов или предоплаты.
Чеки на получение предоплаты или аванса должны пробивать организации и предприниматели, которые получили деньги до момента реализации товара, выполнения работы, оказания услуги. Обязанность пробивать чеки зависит от того, кто платит, каким способом и в счет каких товаров, работ, услуг. Когда нужно пробивать чеки, а когда нет, смотрите в таблице.
| Кто платит | Когда нужно пробить чек | Когда чек не требуется |
| Физлицо | Если получили предоплату или аванс при любом способе оплаты: наличными или безналичными, в том числе электронными | Когда безналичный платеж, за исключением платежа по карте в офисе продавца, получают: – ТСЖ, садовые и огороднические товарищества, потребительские кооперативы; – образовательные организации; – организации физкультуры и спорта; – культурные, досуговые центры. Не нужен чек, если предоплата поступает операциям, которые полностью освобождены от ККТ. Способ оплаты в данном случае не важен |
| Организация или ИП | Когда получили предоплату или аванс наличными либо контрагент расплатился картой | Если получили предоплату или аванс безналичными через систему «Клиент-Банк». Не нужен чек, если предоплата поступает операциям, которые полностью освобождены от ККТ. Способ оплаты в данном случае не важен |
Какой чек пробить – «аванс» или «предоплата», зависит от того, известно ли, в счет каких товаров работ, услуг поступает оплата, или нет. Если получили аванс или предоплату под операции, которые освобождены от ККТ, пробивать чек не нужно (см. перечень операций, которые освобождены от ККТ).
Если в момент приема денег вы знаете, в счет чего поступили средства, в чеке укажите способ расчета – «предоплата». Когда еще неизвестно, что именно вы отгрузите, пробейте чек с признаком «аванс». Пример аванса – подарочный сертификат. На момент его покупки неизвестно, какие товары или услуги покупатель оплатит этим сертификатом. Такие разъяснения – в письме Минфина от 28.04.2017 № 03-01-15/26349.
Кассовый чек на предоплату или аванс нужно пробить в момент расчета и передать его покупателю. Но есть исключения, которые связаны со способом оплаты. В какой момент пробивать чек и нужно ли его направлять покупателю, смотрите в таблице.
| Способ оплаты | Когда пробить чек | Когда передать чек покупателю |
| Наличные | В момент, когда покупатель передал деньги | Чек надо передать непосредственно в момент расчета |
| Электронные средства платежа через интернет | Сразу в момент расчета – пользователю придет мгновенное уведомление банка или процессинг-уведомление о том, что платеж исполнен | Чек необходимо отправить на электронный адрес покупателя или его номер телефона в момент расчета |
| Безналичные | Не позднее дня, следующего за днем расчета. Моментом расчета можно считать день, когда продавец сможет идентифицировать плательщика и основание платежа по банковской выписке. Если безналичная предоплата или аванс поступили в счет оплаты коммунальных услуг, чек надо пробить в течение пяти рабочих дней с даты, когда деньги поступили на счет | Чек надо отправить на адрес электронной почты или телефон покупателя в день, когда сформировали этот документ |
Это предусмотрено пунктами 5.3, 5.10 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Чек на получение аванса или предоплаты должен содержать следующие реквизиты:
| Реквизит | Значение |
| Признак расчета (тег 1054) | Приход |
| Признак способа расчета (тег 1214) | Покупатель внес полную предоплату – «предоплата 100%» или «1». Покупатель внес частичную предоплату – «предоплата» или «2». Покупатель внес аванс – «аванс» или «3» |
| Признак предмета расчета (тег 1212) | «Платеж» или «10» |
| Наименование предмета расчета (тег 1030) | Если покупатель вносит предоплату за конкретный товар, работу или услугу, в чеке следует указать наименование товара, работы, услуги, в счет которой поступила предоплата. При получении аванса наименование товара, работы, услуги неизвестно, поэтому в чеке его не указывайте |
| Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок (тег 1079) | Цена предмета платежа (сумма предоплаты или аванса) |
| Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Сумма предоплаты или аванса |
| Способ оплаты (теги 1031, 1081) | «Наличными» или «безналичными» |
Помимо этих реквизитов в чеке должны быть общие обязательные реквизиты. Например, наименование, ИНН пользователя, номер смены, дата, время и место расчета и т. д. Плательщики НДС отражают в чеке сумму налога. При получении аванса укажите расчетную ставку 10/110 или 20/120 (тег 1199) и суммы НДС чека по расчетной ставке 10/110 или 20/120 (тег 1106 или 1107). Если аванс или предоплату вносит организация или ИП наличными или с предъявлением карты, в чеке укажите наименование и ИНН покупателя (см. какие реквизиты указывать при расчетах между организациями и ИП). Это следует из пункта 1, пункта 6.1статьи 4.7 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, приложения 2 к приказу ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.
Организации или ИП должны пробивать чек только при зачете авансов или предоплат, которые получили от физлиц (письмо ФНС от 21.08.2019 № АС-4-20/16571). Чек необходимо сформировать при передаче покупателю товаров, выполнении работы или оказании услуги в счет полученного аванса. Если получили аванс или предоплату под операции, которые освобождены от ККТ, пробивать чек не нужно (см. перечень операций, которые освобождены от ККТ).
Когда пробивать чек на зачет аванса или переплаты
| За что покупатель платит | Когда пробивать чек на зачет аванса | Когда выдать чек покупателю |
| За товар, который передают непосредственно покупателю | Чек надо пробить в день передачи покупателю товара, в счет которого организация или ИП получили аванс или предоплату. Например, при передаче объекта недвижимости чек на зачет пробейте на дату подписания акта приемки-передачи объекта | Выдайте чек сразу, как его пробили (п. 2 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) |
| За товар, который передают покупателю через курьера при 100-процентной предоплате через сайт | Чек пробивает продавец при передаче товара курьеру для доставки. Либо чек на зачет может сформировать курьер в момент передачи товара от имени продавца (по агентскому договору) | Отправьте его сразу на электронную почту или мобильный телефон покупателя, если чек пробили при передаче товара курьеру. Если чек формирует курьер при передаче товара, он демонстрирует покупателю QR-код на планшете или смартфоне. Выдавать бумажный чек курьер не обязан (п. 5.7 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Этот способ подойдет, если у продавца нет сведений об электронной почте и мобильном телефоне покупателя |
| За товар, который передают покупателю через курьера, покупатель доплачивает курьеру оставшуюся часть оплаты | Чек от имени продавца пробивает курьер при передаче товара покупателю и приеме от него | Курьер должен выдать чек сразу, как пробил его, если пробили чек в общем порядке. Если курьер демонстрирует покупателю QR-код на планшете или смартфоне, выдавать бумажный чек курьер не обязан (п. 5.7 ст. 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) |
| За работу или услугу | Чек надо пробить в день, когда выполнена работа, оказана услуга. Например, на дату подписания акта или иного документа. При реализации туристского продукта чек на зачет пробейте на дату окончания тура (п. 51 Методических рекомендаций, утв. приказом Госкомспорта от 04.12.1998 № 402) | Чек выдайте сразу же в момент расчета, если чек пробили в присутствии клиента. При удаленных услугах можно продемонстрировать QR-код на смартфоне или планшете, при этом выдавать бумажный чек покупателю не нужно. Если чек пробиваете в отсутствие клиента, отправьте его на электронную почту или мобильный телефон в момент расчета. Если таких данных у вас нет, распечатайте чек и передайте его, как только клиент придет к вам в офис. Когда зачет делаете одним чеком, чек покупателю можно не выдавать ни в какой форме |
| Реквизит | Значение |
| Признак расчета (тег 1054) | «Приход» |
| Наименование предмета расчета (тег 1030) | Наименование товара, работы, услуги |
| Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок (тег 1079) | Цена товара, работы, услуги |
| Признак способа расчета (тег 1214) | «Полный расчет» или «4» |
| Признак предмета расчета (тег 1212) | «Товар» или «1» «Работа» или «3» «Услуга» или «4» |
| Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Стоимость проданного товара |
| Способ оплаты (теги 1031, 1081) | «Наличными» или «безналичными». Указывают сумму доплаты при продаже товара наличными или безналичными (если предоплата была частичная) |
| Сумма по чеку предоплатой (зачет аванса) (тег 1215) | Сумма ранее внесенной предоплаты или аванса |
Если в момент передачи товара, за который ранее покупатель вносил частичную предоплату, покупатель не вносит оставшуюся часть платежа, вы передаете товар с последующей оплатой в кредит. Реквизиты чека будут такие:
| Реквизит | Значение |
| Признак расчета (тег 1054) | «Приход» |
| Наименование предмета расчета (тег 1030) | Наименование товара, работы, услуги |
| Цена за единицу предмета расчета с учетом скидок и наценок (тег 1079) | Цена товара, работы, услуги |
| Признак способа расчета (тег 1214) | «Частичный расчет и кредит» или «5» |
| Признак предмета расчета (тег 1212) | «Товар» или «1» «Работа» или «3» «Услуга» или «4» |
| Сумма расчета, указанного в чеке (тег 1020) | Стоимость проданного товара |
| Сумма по чеку предоплатой (зачет аванса) (тег 1215) | Сумма ранее внесенной предоплаты или аванса |
| Сумма по чеку постоплатой (кредит) (тег 1216) – сумма, не оплаченная покупателем на дату передачи товара | Сумма по чеку постоплатой (кредит) (тег 1216) – сумма, не оплаченная покупателем на дату передачи товара |
Такие правила установлены приказом ФНС от 21.03.2017 № ММВ-7-20/229.Кроме того, в чеке указывайте и другие обязательные реквизиты из Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Например, цену, количество, стоимость и т. д.
Упрощенный порядок зачета состоит в том, что можно пробить один чек на все зачеты за расчетный период. Расчетный период организация определяет сама, но он не может превышать одного месяца. Использовать такой порядок оформления чека на зачет предоплаты или аванса от физлиц можно при оказании услуг:
– в сфере культурно-массовых мероприятий;
– по перевозке грузов, грузобагажа, пассажиров, багажа;
– связи;
– охраны;
– образования;
– ЖКХ, включая услуги ресурсоснабжающих организаций;
– электронных услуг (ст. 174.2 НК);
– организации проезда по платным автодорогам или платным участкам автодорог;
– иных услуг, которые определит Правительство.
Чек нужно сформировать в течение 10 календарных дней с даты, когда окончился расчетный период. Направлять чек покупателю не нужно. Об этом – в пункте 2.1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, постановлении Правительства от 18.07.2019 № 924.
Если организация входит в перечень тех, кто вправе пробивать один чек, вам нужно установить расчетный период. Для этого издайте приказ.
