Как правильно хранить бухгалтерские документы?

Как правильно хранить бухгалтерские документы?

В законодательстве нет единого нормативно-правового акта, который бы определял правила и сроки хранения бухгалтерских документов. Все требования разбросаны в различных законодательных актах, о которых мы предлагаем сегодня поговорить.

 

Законодательство, регулирующее правила хранения бухгалтерских документов

 

Хранить бух. документацию необходимо на основании норм, принятых в конкретной правовой отрасли. Наиболее актуальными НПА, которыми необходимо руководствоваться, осуществляя хранение бухгалтерской документации являются:

 

1) Утверждённое Приказом МФ СССР Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» № 105 от 29.07.1983 года;

2) ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004 года;

3) Решение Коллегии РосАрхива от 06.02.2002 года, которым одобрены Основные правила работы архивов организаций;

4) Постановление Федеральной комиссии по РЦБ, которым утверждено Положение «О порядке и сроках хранения документов АО», № 03-33/пс от 16.07.2003 года;

5) ФЗ «Об ООО» №14-ФЗ от 08.02.1998 года.

Два последних правовых акта регулируют процедуру архивного сбережения документов в ООО, ЗАО и ОАО.

 

Сроки архивного сбережения бухгалтерской документации

 

Субъекты предпринимательской деятельности любой формы собственности должны хранить документы по правилам, установленным в Перечне типовой архивной документации. Законом о бух. учёте прописывается общий срок хранения для всех бухгалтерских документов – пять лет с даты, которой оканчивается отчётный период

Хранить бух. документы на протяжении вышеуказанного периода обязывает и Положение, регламентирующее ведение бухучета и отчетности.

А вот ст. 23 НК РФ указывает, что налогоплательщики должны хранить бухгалтерские документы в архиве 4 года. Указанное требование подходит для всех документов, которые подтверждают совершение налогоплательщиком какой-либо финансовой операции.

 

Храним электронную бухгалтерскую документацию

 

Одним из наиболее актуальных сегодня является вопрос о хранении бухгалтерской документации в электронном формате. Электронный документооборот всё чаще используется крупными компаниями, а потому организация ведения архивного сбережения электронных документов (ЭД) также должна подчиняться законодательным нормам.

Законодательство не определяет какие-либо существенные различия между бумажными и электронными документами.

 

Вместе с этим, существует ряд правил, от выполнения которых зависит правильное ведение электронных архивов:

 

1) следует определиться с местом хранения ЭД. Сохранять бухгалтерскую документацию в электронном виде можно на локальной папке на сервере или в облаке. Однако, необходимо обращать внимание на моральный износ выбранного носителя информации. Например, дискеты, которые были популярны десятилетие назад, сегодня прочитают не все устройства.

2) необходимо выбрать способ воспроизведения данных, с помощью которого можно прочитать электронный документ и провести идентификацию цифровой подписи. Отвечает за воспроизведение ЭД сам налогоплательщик. Именно поэтому нужно выбирать такой редактор данных, который будет совместим с программным обеспечением в ближайшем будущем

 

Есть электронные документы со сроком хранения от 50-ти до 75-ти лет. Такие ЭД также должны быть отображены в бумажном варианте, так как за такой длительный период информация в электронном варианте может стать нечитаемой и, как следствие, не будет иметь юридической силы.

Кроме того, необходимо правильно организовать бухгалтерский архив в электронной форме, а также нужно правильно определять легитимность электронных отчётов, подписанный электронной цифровой подписью, срок действия сертификата на которую составляет один год.

 

По общему правилу, регистры хранятся пять лет. В конце каждого года ЭЦП утрачивает свою валидность. Однако электронная подпись считается действительной в случаях:

1. есть действующий сертификат на неё;
2. есть доказательство того, что во время оформления и подписания бухгалтерского документа ЭЦП была легитимной.

 

Административные санкции за неведение архива бухгалтерских документов

 

Бывает так, что субъект хозяйствования не следит за правильностью хранения бух. документов или же вообще не ведёт соответствующий архив. Однако, с 2009 года КоАП дополнен статьёй, в которой содержатся санкции за нарушение норм закона по хранению бухгалтерской документации. Административное наказание в таком случае – штраф для должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей, для юрлиц – от 200 до 300 тысяч рублей.

 

Со всеми деталями ведения архивов бухгалтерской документации как в бумажном, так и в электронном варианте можно познакомиться на сайте интернет-бухгалтерии «Энтерфин». Абсолютно любой бизнесмен может стать клиентом нашего сервиса, для этого лишь необходимо зарегистрироваться на сайте. Оценить все преимущества сотрудничества с нами в бесплатной демоверсии!

Добавить комментарий

Закрыть меню