В законодательстве нет единого нормативно-правового акта, который бы определял правила и сроки хранения бухгалтерских документов. Все требования разбросаны в различных законодательных актах, о которых мы предлагаем сегодня поговорить.
Хранить бух. документацию необходимо на основании норм, принятых в конкретной правовой отрасли. Наиболее актуальными НПА, которыми необходимо руководствоваться, осуществляя хранение бухгалтерской документации являются:
1) Утверждённое Приказом МФ СССР Положение «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» № 105 от 29.07.1983 года;
2) ФЗ «Об архивном деле в РФ» № 125-ФЗ от 22.10.2004 года;
3) Решение Коллегии РосАрхива от 06.02.2002 года, которым одобрены Основные правила работы архивов организаций;
4) Постановление Федеральной комиссии по РЦБ, которым утверждено Положение «О порядке и сроках хранения документов АО», № 03-33/пс от 16.07.2003 года;
5) ФЗ «Об ООО» №14-ФЗ от 08.02.1998 года.
Два последних правовых акта регулируют процедуру архивного сбережения документов в ООО, ЗАО и ОАО.
Субъекты предпринимательской деятельности любой формы собственности должны хранить документы по правилам, установленным в Перечне типовой архивной документации. Законом о бух. учёте прописывается общий срок хранения для всех бухгалтерских документов – пять лет с даты, которой оканчивается отчётный период
Хранить бух. документы на протяжении вышеуказанного периода обязывает и Положение, регламентирующее ведение бухучета и отчетности.
А вот ст. 23 НК РФ указывает, что налогоплательщики должны хранить бухгалтерские документы в архиве 4 года. Указанное требование подходит для всех документов, которые подтверждают совершение налогоплательщиком какой-либо финансовой операции.
Одним из наиболее актуальных сегодня является вопрос о хранении бухгалтерской документации в электронном формате. Электронный документооборот всё чаще используется крупными компаниями, а потому организация ведения архивного сбережения электронных документов (ЭД) также должна подчиняться законодательным нормам.
Законодательство не определяет какие-либо существенные различия между бумажными и электронными документами.
1) следует определиться с местом хранения ЭД. Сохранять бухгалтерскую документацию в электронном виде можно на локальной папке на сервере или в облаке. Однако, необходимо обращать внимание на моральный износ выбранного носителя информации. Например, дискеты, которые были популярны десятилетие назад, сегодня прочитают не все устройства.
2) необходимо выбрать способ воспроизведения данных, с помощью которого можно прочитать электронный документ и провести идентификацию цифровой подписи. Отвечает за воспроизведение ЭД сам налогоплательщик. Именно поэтому нужно выбирать такой редактор данных, который будет совместим с программным обеспечением в ближайшем будущем
Есть электронные документы со сроком хранения от 50-ти до 75-ти лет. Такие ЭД также должны быть отображены в бумажном варианте, так как за такой длительный период информация в электронном варианте может стать нечитаемой и, как следствие, не будет иметь юридической силы.
Кроме того, необходимо правильно организовать бухгалтерский архив в электронной форме, а также нужно правильно определять легитимность электронных отчётов, подписанный электронной цифровой подписью, срок действия сертификата на которую составляет один год.
По общему правилу, регистры хранятся пять лет. В конце каждого года ЭЦП утрачивает свою валидность. Однако электронная подпись считается действительной в случаях:
1. есть действующий сертификат на неё;
2. есть доказательство того, что во время оформления и подписания бухгалтерского документа ЭЦП была легитимной.
Бывает так, что субъект хозяйствования не следит за правильностью хранения бух. документов или же вообще не ведёт соответствующий архив. Однако, с 2009 года КоАП дополнен статьёй, в которой содержатся санкции за нарушение норм закона по хранению бухгалтерской документации. Административное наказание в таком случае – штраф для должностных лиц в размере от 2,5 до 5 тысяч рублей, для юрлиц – от 200 до 300 тысяч рублей.
