Электронная подпись (ЭП) – это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (п. 1 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Иными словами, ЭП — это цифровой аналог собственноручной подписи, с помощью которой подписывают электронные документы.
Сейчас термин «электронная подпись» применяют вместо термина «электронная цифровая подпись (ЭЦП)», который использовали ранее (ч. 3 ст. 19 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Для применения ЭП необходимо получить у удостоверяющего центра или его доверенного лица (далее – УЦ) сертификат ключа проверки электронной подписи.
Бесплатно такой сертификат выдает только Федеральное казначейство госзаказчикам при размещении заказов на поставки товаров, работ, услуг для государственных и муниципальных нужд (письмо Казначейства от 01.10.2009 № 42-10.1-11/56).
Обязанность УЦ выдавать коммерческим организациям и предпринимателям сертификат бесплатно законодательством не установлена.
Усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Об этом сказано в статье 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
По общему правилу для сдачи электронной отчетности по каналам связи нужен ключ для создания усиленной квалифицированной электронной подписи (письмо ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489). Дело в том, что прием отчетности – госуслуга в электронном виде.
Простую или неквалифицированную подпись для госуслуг используют, только если это прямо предусмотрено федеральными законами. Об этом — пункт 1 статьи 2 Закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ, пункт 2 Правил, утвержденных постановлением Правительства от 25.06.2012 № 634.
Исключение – декларации по НДС, которые через личный кабинет сдают иностранные организации, оказывающие электронные услуги.
Такие декларации можно подписать усиленной неквалифицированной подписью (п. 3 ст. 11.2 НК, приказ ФНС от 30.11.2016 № ММВ-7-3/646).
Чтобы подписать отчетность, необходим ключ электронной подписи (подп. 5 п. 1 ст. 2 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Обязанность всем получать ключ электронной подписи в законодательстве не предусмотрена. Однако без
Ключ электронной подписи может быть выпущен предпринимателю или конкретному сотруднику, который имеет право подписывать бумажные документы от имени организации (ч. 3 ст. 14 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).
Если сотрудников с правом подписи несколько, на каждого из них выпускается персональный ключ электронной подписи. Как правило, к таким сотрудникам относятся директор и главный бухгалтер организации.
Всем, кроме руководителя организации, нужна доверенность на право подписывать отчетность в электронном виде.
Получить ключ можно в удостоверяющем центре (УЦ). Там же выдают квалифицированный сертификат, в котором указан ключ для проверки электронной подписи.
Удостоверяющие центры делятся на аккредитованные или не аккредитованные. Аккредитация добровольная, ее проводит Минкомсвязь.
Проверьте, чтобы у центра была госаккредитация. Только в аккредитованном УЦ можно получить ключ квалифицированной подписи, который нужен для сдачи электронной отчетности. Перечень аккредитованных УЦ опубликован на сайте Минкомсвязи.
Сертификат является доказательством того, что у его владельца есть ключ для создания подписи, и это можно проверить с помощью сертификата (ст. 17 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Образец сертификата можно найти, например, на сайте ФСС.
Это следует из пункта 1 статьи 11, статей 13 и 16 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Это следует из статьи 18 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Некоторые УЦ требуют либо предоставить нотариально заверенные копии, либо оригиналы лично.
Конкретные условия узнайте в том УЦ, где планируете получить ключ электронной подписи.
Если документы подает не будущий владелец ключа подписи, а другой сотрудник, требуется доверенность (п. 1 ст. 185 ГК).
Если электронную подпись выпускают не на руководителя организации (например, на имя главного бухгалтера), необходимо представить доверенность на подпись документов.
УЦ может потребовать и другие документы. Например, приказ о назначении владельца ЭП. Необходимость этого документа следует из положений пункта 27 Инструкции, утвержденной приказом ФАПСИ от 13.06.2001 № 152, в котором сказано, что владельцы ЭП должны быть определены. Они несут персональную ответственность за сохранность данных.
В УЦ получите договор и счет на оплату (подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК). Порядок оплаты ключа выясните непосредственно в самом центре. Некоторые УЦ заранее выставляют счет, который к моменту первого визита в центр нужно уже оплатить.
Обязанности уведомлять госведомства о получении ЭП нет. Такой вывод следует из статей 4, 9-11 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
В качестве программы для подготовки отчетов можно использовать бухгалтерскую систему, где ведется учет. Для этого она должна уметь готовить файлы установленного формата (xml-файлы).
Уточните, какое программное обеспечение рекомендует ваше отделение ПФР.
У ПФР нет единой признанной программы, каждый региональный сайт рекомендует одну или несколько на выбор. Например, отделение по Оренбургской области рекомендует программу Spu_orb.
Чтобы зашифровать готовый отчет перед отправкой нужна криптографическая программа (СКЗИ).
Приобрести их, как правило, можно в том же УЦ, где получен ключ электронной подписи.
Чтобы сдавать электронную отчетность без спецоператора, требуются электронные сертификаты госорганов. Их можно скачать с сайтов ведомств, которые готовы принимать отчетность напрямую.
Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет включите в состав расходов по обычным видам деятельности.
Если для организации плата за сертификат будет существенной, то отразите ее на счете 97. А потом списывайте в расходы равными долями в течение срока использования. Если же для организации такие расходы несущественны, то всю плату за электронный ключ спишите единовременно. Причем существенность расходов – это оценочное значение и организация определяет его сама.
Что касается токена или флешки (usb-носителя), на которые записан код защиты, то их учтите на счете 10. Эту стоимость спишите единовременно (на счет 26 или 44) в момент передачи электронного устройства в бухгалтерию.
Такой порядок следует из положений пунктов 5, 7 ПБУ 10/99, пункта 11 ПБУ 4/99, пункта 39 ПБУ 14/2007, Инструкции к плану счетов (счета 10, 26, 44, 97).
Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет можно учесть как при расчете налога на прибыль, так и при расчете единого налога при упрощенке (доходы минус расходы).
Это следует из положений пункта 1 статьи 252, подпункта 26 пункта 1 статьи 264, подпункта 19 пункта 1 статьи 346.16 НК.
Сумму НДС, предъявленную удостоверяющим центром можно принять к вычету, если соблюдены четыре условия. Об этом — пункт 2 статьи 171 и пункт 1 статьи 172 НК.
