Как подтвердить и учесть расходы в период коронавируса

Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России
Сергей Разгулин действительный государственный советник РФ 3-го класса
Елена Попов азаместитель директора Методического центра Института строительства и жилищно-коммунального хозяйства ГАСИС НИУ ВШЭ, член комитета по аттестации и повышению квалификации СРО «Российский Союз Аудиторов»

Подтверждающие документы

 

Во время самоизоляции или нерабочих дней стоит максимально перейти на электронный документооборот с контрагентами. Если это невозможно, фиксируйте подпись представителя контрагента, запросив у него сканы документов с подписью по электронной почте.

После окончания периода самоизоляции или нерабочих дней дооформите документы и получите бумажные экземпляры с «живой» подписью. В каких регионах сохраняются требования о режиме изоляции, смотрите в справочнике.

Подробнее, какие дни считают нерабочими по указу Президента, а какие — нерабочими из-за сохранения режима самоизоляции в регионе.

 

Электронные документы

 

В период самоизоляции электронный документооборот возможен, только если у представителей сторон есть электронная подпись.

 

Оптимальным будет подписание документов усиленной квалифицированной подписью (письмо Минфина от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882).

 

Для документов с простой или усиленной неквалифицированной подписью предусмотрите порядок ее проверки.

Наделите владельца такой подписи правом подписывать документы с контрагентами: акты, накладные и т. д.

 

Документы, подписанные электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами (ч. 5 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Как передать полномочия по подписи документов, — в рекомендации.

 

Обычно возможность обмениваться документами электронно прописывают в договоре, который оформляют на бумаге. Однако это не обязательно. В ряде программ по обмену электронными документами достаточно прислать приглашение контрагенту.

Сам факт того, что один и тот же документ обе стороны подписали электронными подписями, доказывает, что обе стороны согласны на обмен электронными документами. 

 

Документы на бумаге

 

Фонд «НРБУ „БМЦ“» рекомендует сократить количество подписей на первичных документах до одной подписи того работника, который их оформляет. Он и примет на себя ответственность за достоверность документа.

По мнению БМЦ, акты выполненных работ или оказанных услуг, накладные, акты приема-передачи и прочие аналогичные документы по умолчанию не являются первичными учетными документами.

На их базе бухгалтер оформляет первичный учетный документ, подписывает своей подписью и отражает в учете. К примеру, на основании накладной без «живой» подписи покупатель оформляет приходный ордер № М-4 на поступившие материалы со своей подписью.

 

Дооформлять такие документы после окончания периода изоляции, по мнению БМЦ, не надо (Рекомендация р-113/2020-КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы»).

 

На практике доказать, что стороны исполнили сделку, часто удается только с помощью документов с двусторонними подписями. К примеру, исполнителю нужна подпись, что заказчик принял работы без претензий, грузоотправителю нужна подпись, что получатель подтверждает получение груза.

Для этого по особо крупным сделкам обменивайтесь документами с «живыми» подписями через курьерскую службу доставки корреспонденции.

По рядовым сделкам стороны нередко обмениваются сканами первичных документов, записывают видео с согласием контрагента на условия сделки, просят сделать селфи с документами, а потом при первой возможности заменяют их на первичку с «живыми» подписями обеих сторон.

Формально такой обмен после окончания режима самоизоляции противоречит части 3 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. По этой норме документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания. О

днако, с другой стороны, как отметили в БМЦ, формально акты и накладные по умолчанию не относятся к первичке, поэтому для целей учета их могут заменить внутренние документы компании с «живой» подписью сотрудника.

 

Сканы документов

 

Сканы документов сами по себе не подтверждают налоговые расходы, подробные аргументы — в рекомендации. Именно поэтому сразу после окончания режима изоляции нужно оформить документы с «живыми» подписями.

К ним приложите сканы документов с пометкой, когда, от кого и по какой электронной почте их получили.

Сканы обычно используют по рядовым сделкам с уже действующими контрагентами, когда стоит выбор: либо прекращать поставки, либо отгрузить на основании скана. Наличие скана не гарантирует отсутствие претензий со стороны контрагента, но можно снизить их вероятность.

 

Тем более что Минфин допустил использование сканов документов для отражения операций в бухучете в исключительных случаях (письма Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785, от 27.04.2020 № 03-03-06/3/34068, от 22.04.2020 № 03-01-10/32570).

 

Для обмена сканами исполнитель распечатывает документ, подписывает его и пересылает его скан по электронной почте контрагенту. Далее контрагент делает то же самое: распечатывает скан исполнителя, подписывает со своей стороны и возвращает скан нового документа с двумя подписями.

На основании подписанного скана бухгалтер проводит операции в учете. Удаленная работа в нерабочие дни по указу Президента не запрещена, поэтому отражение операций не вызовет претензий со стороны контролеров.

Обменивайтесь документами только по корпоративной почте обеих компаний. В этом случае проще доказать, что документы исходили именно от представителя контрагента.

 

Президиум ВАС еще в 2013 году указал, что «получение или отправка сообщения с использованием адреса электронной почты, известного как почта самого лица или служебная почта его компетентного сотрудника, свидетельствует о совершении этих действий самим лицом, пока им не доказано обратное» (постановление от 12.11.2013 № 18002/12, № А47-7950/2011).

 

Учтите, что обмен сканами документов особо опасен с новыми контрагентами, с которыми компания заключает договор в период изоляции. Риск мошенничества в разы выше, чем при обмене документами с действующими контрагентами. Новые договоры заключайте только с условием обмена электронными документами, подписанными электронной подписью.

 

Другие подтверждения

 

Если полноценный документооборот временно недоступен, но приостанавливать сделки нельзя, помимо сканов, запасайтесь дополнительными доказательствами их реальности. Далее при первой возможности обменяйтесь с контрагентами правильно оформленной первичкой, поскольку суды в случае спора вправе не принять во внимание ни видео, ни скриншоты. Однако наличие таких косвенных доказательств лучше, чем ничего.

Видеозапись переговоров. Сохраняйте видеозаписи всех совещаний с контрагентами, которые ведете через мессенджеры или программы конференций. Прежде чем заключить договор, попросите представителя контрагента лично проговорить вслух все детали сделок в видеосообщении: суммы, сроки, объемы и т. д. При этом он должен выразить недвусмысленное согласие с этими условиями.

Например, произнести на видео фразу «Я как представитель ООО „Альфа“ подтверждаю, что компания согласна на следующие условия».

Переписка в мессенджерах. Для достоверности используйте мессенджеры, которые не позволяют редактировать уже отправленные сообщения. На практике в сообщениях отправляют партнерам фотографии первички и получают от них фоторепортажи отгрузок. П

одробно фиксируйте в переписке все важные условия сделки: наименования товаров, суммы и даты. Делайте скриншоты переписок и сохраняйте их. При этом оставляйте на снимках экрана как можно больше сведений: дату и время сообщений, адресную строку сайта, наименование мессенджера и т. д.

Селфи с документами. Фотография руководителя с подписанным договором, селфи бухгалтера с подписанной первичкой — это тоже косвенные доказательства реальности операций.

 

Расходы за нерабочие дни

 

Учет расходов зависит от того, работали ли вы в период самоизоляции и нерабочих дней или нет. Если вы работаете на удаленке или вправе вести деятельность по решению властей, то отражаете расходы по обычным статьям затрат и по обычным счетам: 20, 25, 26 или 44.

Компании, которые были вправе работать, но по собственным причинам официально объявили простой, отражают потери от простоя на основании подпункта 4 пункта 2 статьи 265 НК. 

Сложности с учетом затрат возникают, если вы не работали из-за нерабочих дней по указу Президента или из-за сохранения режима самоизоляции в регионе. Такие работодатели обязаны сохранить зарплату персоналу, начислять арендную плату и нести прочие постоянные расходы.

 

Налог на прибыль

 

Компания, которая не работала во время самоизоляции, признает прямые расходы за этот период для целей налога на прибыль внереализационными на основании подпункта 20 пункта 1 статьи 265 НК. Эти расходы не связаны с производством и реализацией, поэтому их нельзя относить на стоимость незавершенного производства.

Ведь независимо от статуса ограничительных мер: самоизоляция, карантин или другое — организация не ведет производственную деятельность. Косвенные расходы компания учитывает по обычным основаниям.

 

УСН

 

Компания или предприниматель на упрощенке с объектом «доходы» независимо от того, вели деятельность в период нерабочих дней или нет, вправе уменьшать налог на страховые взносы и больничные. На упрощенке с объектом «доходы минус расходы» вы вправе учесть расходы по обычным статьям затрат после их оплаты. 

Для целей налога на прибыль расходы во время нерабочих дней по указу Президента могут признать внереализационными, так как они не связаны с производством и реализацией. Такие расходы нельзя учесть при упрощенной системе, поэтому есть риск спора с налоговой инспекцией, который разрешат только официальные разъяснения.

 

Бухучет и проводки

 

Пока нет единой позиции, как отражать расходы в период самоизоляции, если компания не работает в нерабочие дни: как обычные расходы или как прочие. Более обоснованным выглядит вариант, когда эти расходы учитываются на счете 91 «Прочие расходы», поскольку они не связаны с производством и реализацией продукции. Однако безопаснее дождаться официальных разъяснений Минфина.

От выбора того или иного способа зависит период признания убытка в бухучете: либо в периоде самоизоляции, либо в периоде реализации готовой продукции, работ или услуг после снятия ограничений на работу.

Так, если компания начнет работать и реализует во II квартале все готовую продукцию, работы или услуги, произведенные до и после снятия ограничений, то независимо от выбора способа учета финансовый результат в бухгалтерской отчетности будет одинаковый. Однако это идеальный вариант, который трудно осуществить на практике.

Разница в методах учета появится, если ограничения на работу перейдут на III квартал или по состоянию на конец отчетного периода у компании останется нереализованной готовая продукция, результаты работ или длящиеся услуги.

В этом случае компании, которые учтут все расходы как прочие, отразят всю сумму убытка. У остальных часть затрат, понесенных во время самоизоляции/карантина, останется в составе незавершенной продукции или остатков на складе. То есть сумма убытка будет меньше. 

Если компания не обязана составлять промежуточную отчетность, то к концу года разница между средней себестоимостью готовой продукции, товаров, работ или услуг из-за выбранного учета, скорее всего, сойдет на нет. В результате бухгалтерская отчетность не будет искажена существенно. 

Разберем аргументы в пользу вариантов учета расходов во время нерабочих дней по указу Президента.

 

Вариант 1. Учет расходов на обычных счетах затрат

В этом случае компания отражает зарплату производственного персонала и амортизацию производственных основных средств на счете 20 «Основное производство», аренду офиса — на счете 26 «Общехозяйственные расходы» и т. д.

Обоснование следующее. Затраты классифицируются исходя из их характера: по обычным видам деятельности или нет, а не исходя из того, в какое время они произведены: в рабочие или нерабочие дни (п. 4 ПБУ 10/99).

Зарплата, амортизация, аренда и т. д. — это расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Соответственно, независимо от времени несения их нужно учитывать на счетах учета затрат, а не на счете учета прочих расходов.

Такие расходы нельзя учесть по пункту 13 ПБУ 10/99 как прочие расходы, возникающие в результате чрезвычайных обстоятельств.

По этой норме учитываются расходы в виде ущерба, то есть прямого выбытия активов в результате, к примеру, пожара или наводнения. Да и чрезвычайную ситуацию или положение из-за коронавируса не вводили.

Расходы, которые относятся на незавершенное производство, будут накапливаться до выпуска готовой продукции или передачи результатов работ. Это повысит себестоимость первой после самоизоляции реализации.

Компания признает тот же убыток, который признала бы по итогам апреля, отнеся все на счет 91. Просто признает его позже и как убыток от основной деятельности.

 

Вариант 2. Учет расходов в составе прочих на счете 91

В бухучете есть требование отражать факты хозяйственной деятельности исходя не столько из их правовой формы, сколько из их экономического содержания и условий хозяйствования.

То есть требование приоритета содержания перед формой (п. 6 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», п. 6 Рекомендации фонда «НРБУ „БМЦ“» Р-96/2018-КпР «Профессиональное суждение»).

Обычными расходами признаются расходы, связанные с изготовлением и продажей продукции, приобретением и продажей товаров (п. 5 ПБУ 10/99). Все остальные расходы — прочие (п. 4 ПБУ 10/99).

Прямые расходы во время самоизоляции, когда компания не вправе работать, никак не связаны с производством или реализацией. Таким образом, организация вправе отразить их как прочие на счете 91 «Прочие расходы». Тем более что перечень таких расходов в пункте 11 ПБУ 10/99 открыт.

Кроме того, несмотря на то, что на территории РФ не введен ни режим чрезвычайного положения, ни режим чрезвычайной ситуации, режим самоизоляции не позволяет части организаций продолжать свою обычную деятельность.

 

То есть по факту пандемия относится к чрезвычайным ситуациям, расходы по которым относятся к прочим (п. 13 ПБУ 10/99).

 

Проводка будет следующей:

Дебет 91 «Прочие расходы» Кредит 70, 69, 02, 76 и т. д.

  • отражены расходы на зарплату, страховые взносы, амортизация в составе прочих расходов.

При подаче отчетности за 2020 год в отчете о финансовых результатах расходы во время самоизоляции, учтенные на счете 91, выделите отдельной строкой.

Некоторые сотрудники продолжают работать даже в период самоизоляции или карантина. Речь о бухгалтерах, руководителях, менеджерах и т. д. Зарплату таких сотрудников и другие расходы, связанные с их работой (компенсация за использование личного имущества, расходные материалы и т. д.), учитывайте как обычно. То есть на счетах 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», если компания относится к торговым. В конце отчетного периода спишите эти расходы на счет 90 «Продажи».

Расходы на охрану труда

 

Расходы на охрану труда можно учесть при расчете налога на прибыль, налога при упрощенке и для целей бухучета. Главное, чтобы мероприятия по охране были обязательны или рекомендованы федеральными, региональными или местными властями.

Работодатель обязан предоставить сотрудникам нормальные условия труда и устранить негативные факторы (ст. 163, 209 и 223 ТК). 

В период пандемии коронавируса к обычному перечню мероприятий добавился масочный режим и повысились требования к дезинфекции (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 22.05.2020 № 15, письмо Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27). Регионы также установили свои требования, которые необходимо соблюдать — в справочнике. Читайте подробнее, как учесть расходы на приобретение масок, перчаток, термометров, средств дезинфекции и антисептиков, а также стоимость тестов на коронавирус.

 

Налог на прибыль

 

В налоговом учете расходы на охрану труда учитывайте в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК).

 

К ним относятся расходы, которые напрямую не связаны с производством не относятся к материальным расходам по подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК.

Иные расходы на профилактику коронавируса, обоснованные требованиями властей, можно учесть как другие прочие расходы (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

 

НДС

Входной НДС по расходам на охрану труда примите к вычету в общем порядке. Подробнее о правилах вычета — в рекомендации.

 

УСН

При объекте «доходы» не учитывайте расходы на любые мероприятия по охране труда. При объекте «доходы минус расходы» расходы на борьбу с коронавирусом учитывайте по отдельному подпункту 39 пункта 1 статьи 346.16 НК.

Другие расходы по охране труда зависят от типа расхода и численности персонала. О том, вправе ли организации на упрощенке учесть расходы на плату службе охраны труда, читайте в рекомендации, а также смотрите справочник расходов на УСН.

 

Бухучет и проводки

Затраты на материалы, которые нужны для охраны труда, учтите как материальные расходы на счете 10 «Материалы», а стоимость работ или услуг сразу спишите на себестоимость. Проводки такие:

Дебет 10 Кредит 60 (76)
— отражено поступление материалов;

Дебет 20 Кредит 60 (76)
— отражены работы или услуги по охране труда, выполненные или оказанные сторонними организациями;

Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен входной НДС по поступившим материалам, работам или услугам;

Дебет 68 Кредит 19
— входной НДС принят к вычету;

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 10
— материалы выданы работникам.

 

Маски и перчатки

 

Расходы на медицинские и гигиенические средства можно учесть при расчете налога на прибыль, налога при упрощенке и для целей бухучета. Обязательное условие для учета затрат — эти средства должны быть обязательны к применению или рекомендованы федеральными, региональными или местными властями.

 Обосновать их закупку можно распоряжениями Правительства, Минздрава, санэпиднадзора, Роспотребнадзора, а также иных федеральных, региональных и местных властей.   

 

Как оформить

 

В 2020 году Роспотребнадзор выпустил рекомендации по профилактике новой коронавирусной инфекции (пандемия COVID-19) среди работников (письмо Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).

 

В том числе они предполагают закупку и применение в организациях термометров, средств индивидуальной защиты органов дыхания (масок и респираторов), а также одноразовой посуды для столовых.

 

В частности, работодатель обязан выдать:

  • работникам мест с массовым пребыванием людей: маски и респираторы (п. 1.3 постановления главного санитарного врача от 30.03.2020 № 9);
  • персоналу транспортно-пересадочных узлов и любых общественных транспортных средств: маски и респираторы (п. 1.3 постановления главного санитарного врача от 30.03.2020 № 9);
  • сотрудникам сферы услуг, которые контактируют с клиентами: пижаму, медицинский халат, шапочку или марлевую косынку, ватно-марлевую маску, носки, перчатки, тапочки или туфли (письмо Роспотребнадзора от 11.04.2020 № 02/6673-2020-32);
  • сотрудникам аптек: медицинские маски в периоды распространения острых респираторных заболеваний (п. 6.4.2 приказа Минздрава от 21.10.1997 № 309);
  • медработникам и водителям медтранспорта: защитный костюм, перчатки, носки, сапоги резиновые или бахилы, полотенца, шапочки, противочумные (хирургические) халаты, респираторы типа NIOSH-certified N95, EU FFP2 или аналогичные (письмо Роспотребнадзора от 11.04.2020 № 02/6673-2020-32).

 

​Чтобы закупить медицинские маски на весь персонал, издайте приказ о закупке. В нем определите период, на который нужно сделать запас исходя из минимальных норм выдачи. Далее издайте приказ о выдаче работникам масок и других средств индивидуальной защиты.

Факт выдачи зафиксируйте в журнале.

Образцы приказов и журнала ниже.

Органы исполнительной власти издают свои предписания и рекомендации по борьбе с коронавирусом со списками медицинских средств. Например, в Москве действует Указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности», который обязывает в общественных местах находиться в масках и перчатках. В каких регионах возникают дополнительные расходы по профилактике коронавируса — в справочнике. 

Утилизировать маски можно вместе с бытовым мусором, поэтому дополнительных расходов на их уничтожение не возникает. Для этого использованную маску нужно положить в полиэтиленовый пакет и герметично закрыть (п. 7 Правил использования масок, утв. 

 

Методическими рекомендациями главного санитарного врача от 10.12.2018 № МР 3.1.0140-18). Медорганизации обязаны утилизировать маски как отходы класса Б.

 

Как учесть

 

Налог на прибыль

Расходы на медицинские маски, перчатки и термометры, которые используете для борьбы с коронавирусом по требованию властей, отразите в составе расходов на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК). В частности, сюда входят затраты на покупку приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты, которые не относятся к материальным расходам по подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК.

 

Стоимость медицинских изделий для диагностики и лечения коронавирусной инфекции также учтите в прочих расходах, если они перечислены в постановлении Правительства от 21.05.2020 № 714. В налоговом учете их не амортизируйте (подп. 11 п. 2 ст. 256 НК).

 

Стоимость таких изделий и затраты на их сооружение, изготовление, доставку и доведениедо рабочего состояния учтите на основании отдельного подпункта 48.12 пункта 1 статьи 264 НК. В бухучете применяйте обычные правила — начисляйте амортизацию, если объекты имеют признаки основных средств.

 

НДС

Входной НДС по гигиеническим и медицинским средствам примите к вычету в общем порядке. Учтите, что реализация некоторых масок освобождена от НДС, подробнее об этом — в рекомендации.

 

УСН

При объекте «доходы» не учитывайте расходы на любые медицинские или гигиенические средства. При объекте «доходы минус расходы» расходы на средства для борьбы с коронавирусом учитывайте по отдельному подпункту 39 пункта 1 статьи 346.16 НК.

В частности, эта норма касается затрат на покупку приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты. Главное условие — эти средства должны быть обязательны или рекомендованы к применению органами власти.

 

Бухучет и проводки

Одноразовые маски, перчатки и прочих расходые материалы учитывайте как материалы, термометры — как хозяйственный инвентарь. Материалы и инвентарь отразите на счете 10 «Материалы».

 

Проводки будут следующие:

Дебет 10 Кредит 60 (76)
— отражено поступление материалов;

Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен входной НДС по поступившим материалам;

Дебет 68 Кредит 19
— входной НДС принят к вычету;

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 10

— материалы выданы работникам.

Подробнее о том, по какой стоимости приходовать материалы и какие документы оформить, читайте в рекомендациях про поступление и отпуск материалов, а также про учет хозяйственных принадлежностей.

 

Средства дезинфекции и антисептики

 

Расходы на дезинфекцию и антисептики можно учесть при расчете налога на прибыль, налога при упрощенке и для целей бухучета. Необходимое условие — эти средства обязательны к применению или рекомендованы распоряжениями Правительства, Минздрава, санэпиднадзора, Роспотребнадзора либо иными официальными документами федеральных, региональных и местных властей.

 

Как оформить

Закупка и применение в организациях антисептиков и средств для дезинфекции предусмотрена в рекомендациях по профилактике новой коронавирусной инфекции (пандемия COVID-19) среди работников (письмо Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).

Помимо антисептиков и средств для дезинфекции, в рекомендациях Роспотребнадзора упомянуты бактерицидные лампы и рециркуляторы воздуха. Штрафы за неисполнение требований Роспотребнадзора — в таблице.

Также есть Санитарно-эпидемиологические правила СП 3.1.3597-20 «Профилактика новой коронавирусной инфекции (COVID-19)» (утв. постановлением главного санитарного врача от 22.05.2020 № 15).

Пункты 4.4, 6.1 и 6.2 Правил обязывают организации и предпринимателей проводить профилактическую дезинфекцию во всех рабочих помещениях, использовать оборудование по обеззараживанию воздуха, создавать запас дезинфицирующих средств для обеззараживания объектов при вирусных инфекциях.

Исполнительная власть издает свои предписания по борьбе с коронавирусом. Например, в Москве действует Указ мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ «О введении режима повышенной готовности». Он обязывает проводить дезинфекцию в местах, где находились заболевшие. Регионы, в которых возникают дополнительные расходы по профилактике распространения коронавируса, смотрите в справочнике.

Порядок регулярной дезинфекции пропишите в локальных актах организации. Прежде всего издайте приказ, по которому сотрудники обязаны выполнять мероприятия по дезинфекции. В дополнение к приказу утвердите инструкцию по проведению дезинфекционных мероприятий.

В ней перечислите перечень этих мероприятий и пропишите требования к ним. Для контроля за исполнением мероприятий утвердите график дезинфекции помещений и ведите журнал дезинфекции помещений. Если выдаете всем сотрудникам антисептики для обработки рук, издайте об этом отдельный приказ руководителя.

Рекомендации, какие дезинфицирующие средства использовать для профилактики коронавируса, приведены в письме Роспотребнадзора от 23.01.2020 № 02/770-2020-32. Рекомендации, как выбрать антисептик против коронавируса, смотрите в информации Роспотребнадзора от 23.04.2020.

Если в офисе выявили больного коронавирусом, проведите более тщательную дезинфекцию помещений (информация Роспотребнадзора от 07.04.2020).

Это можно сделать своими силами или с привлечением подрядчика. В последнем случае заключите договор и пропишите в нем все условия, в том числе срок выполнения заявок и требования к используемым средствам.

 

Налог на прибыль

 

Затраты на антисептики и средства для дезинфекции, которые используете для профилактики коронавируса, отразите в расходах на обеспечение нормальных условий труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК, письмо Минфина от 14.05.2020 № 07-01-09/38974).

Сюда входят затраты, напрямую не связанные с производством и не относящиеся к материальным расходам по подпункту 3 пункта 1 статьи 254 НК.

 

НДС

Входной НДС по гигиеническим и медицинским средствам примите к вычету в общем порядке. Когда выходной НДС можно принять к вычету, подробнее читайте в рекомендации.

 

УСН

При объекте «доходы» не учитывайте расходы на любые медицинские или гигиенические средства.

 

При объекте «доходы минус расходы» расходы на средства для борьбы с коронавирусом учитывайте по отдельному подпункту 39 пункта 1 статьи 346.16 НК.

 

Эта норма касается, в частности, затрат на дезинфекцию помещений. Главное условие — эти средства должны быть обязательны или рекомендованы к применению органами власти.

 

Бухучет и проводки

 

Затраты на антисептики и средства для дезинфекции учтите как материальные расходы, на счете 10 «Материалы». Проводки такие:

Дебет 10 Кредит 60 (76)
— отражено поступление материалов;

Дебет 19 Кредит 60 (76)
— отражен входной НДС по поступившим материалам;

Дебет 68 Кредит 19
— входной НДС принят к вычету;

Дебет 20, 25, 26, 44 Кредит 10
— материалы выданы работникам.

Подробнее о том, по какой стоимости приходовать материалы и какие документы оформить, читайте в рекомендациях про поступление и отпуск материалов.

 

Тесты на коронавирус

 

Компания вправе учесть расходы на тестирование на коронавирус, только если региональные власти обязывают проводить такие исследования.

 

Как оформить

Обосновать расходы надо со ссылкой на региональное законодательство. К примеру, власти Москвы обязали работодателей, которые не прекращали деятельность или возобновили ее с 12 мая, обеспечить проведение исследований персонала на наличие коронавируса.

Сделать это нужно в период с 12 по 31 мая 2020 года в организациях, которые допущены к проведению таких исследований по закону. Проверить придется не менее 10 процентов работников, включая исполнителей по гражданско-правовым договорам.

 

С июня такие проверки нужно повторять каждые 15 дней. Это прописано в пунктах 2.4–2.5 Требований, утвержденных приложением 7 к Указу мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ.

 

Также московские работодатели обязаны обеспечить взятие крови у работников для проведения лабораторного исследования на наличие коронавируса и иммунитета (п. 2.6 Требований, утв. приложением 7 к Указу мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ). Порядок и сроки таких проверок утвердят отдельно, однако здесь уже нет упоминаний о 10-процентной доле работников.

Мэрия Москвы на своем сайте подтвердила, что расходы на взятие крови будут за счет работодателя, а стоимость самого исследования – за счет города.

 

Кроме того, по словам представителей мэрии, 10 процентов нужно считать только от числа сотрудников, которые выходят на рабочие места, однако формально это не следует из Указа мэра Москвы от 07.05.2020 № 55-УМ.

 

Тестирование нужно провести до 31 мая, поэтому выгоднее сделать это ближе к концу месяца, когда официально разъяснят порядок финансирования расходов и расчета 10-процентной доли.

Если решите провести тестирование работников до выхода официальных разъяснений, то безопаснее рассчитать 10-процентную долю от числа всех сотрудников и исполнителей по гражданско-правовым договорам, включая работников на удаленке. Если руководство примет решение сформировать списки без учета сотрудников, которые работают из дома, оформите его приказом.

На основании приказа составьте бухгалтерскую справку с расчетом 10-процентной доли без учета удаленщиков и дистанционщиков.

 

ВНИМАНИЕ

Бесплатное тестирование на коронавирус не отменяет обязанности работодателя протестировать сотрудников. В Москве ввели бесплатное тестирование. С 15 мая бесплатно тестируют тех, кому прислали смс-сообщение с приглашением, с 27 мая на тестирование может записаться любой желающий. Работодатель вправе порекомендовать своим сотрудникам пройти такой тест.

Но бесплатное тестирование не отменяет обязанность работодателя провести тестирование 10 процентов персонала. Можно ли при расчете этой доли не учитывать сотрудников, которые сами добровольно прошли тестирование, пока неясно. Официальных разъяснений нет, поэтому безопаснее включать их в состав 100 процентов при расчете 10-процентной доли.

Если компания перечисляет деньги напрямую лаборатории, подтвердите сумму затрат платежным поручением. Если сначала работник оплачивал стоимость исследования за свой счет, а потом компания компенсировала эти расходы, получите от работника заявление с просьбой о возмещении. Его можно заполнить в произвольной форме, указав стоимость исследования и реквизиты лаборатории, а также приложив к нему документы об оплате.

Перед возмещением проверьте, что лаборатория уполномочена по закону проводить такие тестирования. Иначе налоговики вправе отказать в признании расходов для целей налога на прибыль. Перечень лабораторий, допущенных к исследованиям на новую коронавирусную инфекцию, размещен на сайте Роспотребнадзора.

Если регион обязывает тестировать не всех, а только определенную часть работников, подтвердите расчет доли тестируемых. К примеру, если в Москве нужно проверять не менее 10 процентов работников, то составьте бухгалтерскую справку с расчетом такой доли.

Учтите, что если решите протестировать больше работников, чем требует региональное законодательство, то налоговые инспекторы могут усомниться в обоснованности затрат на лишние исследования. Формально они не обязательны для того, чтобы организация начала или продолжала свою работу.

Направление сотрудников на тестирование оформите приказом. Далее письменно уведомите каждого сотрудника о том, где и когда будет тестирование, а также получите от каждого письменное согласие. 

 

Налог на прибыль

 

Расходы на обязательное тестирование и исследование организация вправе учесть как прочие расходы на обеспечение нормальных условий труда и мер по технике безопасности (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК).

 

УСН

Расходы на проведение исследований при объекте «доходы минус расходы» можно учесть как материальные расходы на основании подпункта 6 пункта 1 статьи 254 НК. Эта норма позволяет признать работы или услуги производственного характера, в частности, контроль за соблюдением установленных технологических процессов.

Если власти регионов, как в Москве, обязали работодателей проводить исследования на коронавирус, то без них компания или предприниматель не смогут работать.

 

НДФЛ

Тестирование проводится в интересах работодателя, поэтому у работника не возникает дохода, облагаемого НДФЛ. Если сотрудник сам оплатил тестирование, а затем работодатель возместил ему стоимость анализа, то НДФЛ с суммы компенсаций удерживать не надо на основании пункта 1 статьи 217 НК.

Аналогичные правила действуют при обязательных медосмотрах работников, подробнее в рекомендации.

 

Страховые взносы

Страховые взносы на обязательное медицинское, пенсионное и социальное страхование не начисляйте, только если оплачиваете тестирование напрямую медорганизации. Если возмещаете сотруднику расходы на исследования, то страховые взносы придется начислить.

Такие выплаты не упомянуты в списке сумм, которые не облагаются взносами по статье 422 НК. Аналогичные правила действуют при обязательных медосмотрах работников, подробнее в рекомендации.

 

Бухучет и проводки

Расходы на обязательное тестирование сотрудников отразите по счету 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу». Эти расходы аналогичны затратам на проведение обязательных медосмотров, о их учете — в рекомендации.

 

Испорченные ТМЦ

 

Из-за ограничения работы во время самоизоляции/карантина часть продукции могла испортиться. Чтобы выявить потери, проведите инвентаризацию после снятия ограничений и оформите документы на недостачи.

 

Налог на прибыль

Есть несколько оснований, по которым компания вправе учесть расходы на испорченные ТМЦ по налогу на прибыль. Во-первых, компания вправе списать их стоимость в пределах норм естественной убыли. В этом случае расходы отразите в составе материальных расходов (подп. 2, 3 п. 7 ст. 254 НК). Все утвержденные нормы естественной убыли смотрите в справочнике.

Во-вторых, есть ряд товаров, которые компания обязана утилизировать по закону.

 

В этом случае стоимость просроченных товаров и расходы на их обязательную утилизацию отразите в составе внереализационных или прочих расходов (подп. 20 п. 1 ст. 265, подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). 

 

В-третьих, компания вправе списать стоимость испорченных ТМЦ, если региональные власти признали коронавирус форс-мажорным обстоятельством. В этом случае недостачу или порчу товаров учтите как внереализационные расходы (подп. 6 п. 2 ст. 265 НК). О том, в каких регионах ввели режим повышенной готовности и признали коронавирус форс-мажором, смотрите в справочнике.

 

НДС

Входной НДС по имуществу, утраченному по обоснованным причинам, восстанавливать не нужно. Подробнее об аргументах читайте в рекомендации.

 

УСН

Компании и предприниматели с объектом «доходы минус расходы» вправе признать стоимость испорченных товаров и готовой продукции только в пределах норм естественной убыли. О том, как на упрощенке учесть порчу товаров, читайте в рекомендации.

 

Бухучет и проводки

По результатам инвентаризации испорченные товары отразите по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее спишите их в расходы в зависимости от причин утраты.

Проводки будут следующие:

Дебет 44 Кредит 94
— списана стоимость испорченных товаров в пределах норм естественной убыли;

Дебет 91-2 Кредит 94
— списан убыток от порчи товаров в связи с отсутствием виновного лица (отказом во взыскании ущерба);

Дебет 91-2 Кредит 94
— списан убыток от порчи товаров, возникшей в результате форс-мажорных обстоятельств.

Добавить комментарий

Закрыть меню