Как подать документы по требованию проверяющих при выездной налоговой проверке

Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

 

В ходе выездной налоговой проверки сотрудники инспекции вправе запросить у организации документы, которые связаны с начислением и уплатой налогов. В свою очередь организация обязана обеспечить проверяющим возможность ознакомиться с бумагами (абз. 1 п. 12 ст. 89 НК). 

 

Как проверяющие запрашивают документы

 

Если выездная проверка проходит на территории организации, проверяющие вправе запросить копии документов в письменной форме, предъявив организации требование о представлении документов. Наряду с этим проверяющие могут в устной форме запросить с согласия организации подлинники документов для ознакомления на месте проведения проверки.

 

Подлинники нужно представить на бумаге с собственноручными подписями. Заменить подлинник документа его сканом-образом с усиленной квалифицированной подписью нельзя (письмо ФНС от 17.05.2016 № АС-4-15/8657).

 

Если организация отказывается представить оригиналы документов для ознакомления, инспекция предупредит ее об обязанности обеспечить проверяющим такую возможность специальным уведомлением.

Если выездная проверка проводится по местонахождению инспекции, проверяющие вправе запросить документы в письменной форме и ознакомиться с ними в инспекции. В этом случае проверяющие могут запросить у организации как подлинники, так и копии документов по своему усмотрению.

В исключительных случаях независимо от места проведения выездной проверки (на территории организации или по местонахождению инспекции) проверяющие могут провести выемку документов (и копий, и подлинников) и ознакомиться с ними в инспекции.Об этом говорится в пункте 12 статьи 89 НК.

Если инспекция приостановит выездную налоговую проверку, то исследовать документы организации она сможет только с учетом ограничений, установленных налоговым законодательством (абз. 9 п. 9 ст. 89 НК).

 

Для запроса документов проверяющие должны направить в организацию требование, форма которого утверждена приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628 (п. 1 ст. 93 НК).

 

В требовании должны быть указаны:

  • основание для истребования документов (статья НК);
  • срок, отведенный организации для представления документов;
  • сведения об истребуемых документах (их вид, наименования, реквизиты, период, к которому они относятся);
  • полное и сокращенное наименование проверяемой организации, ее ИНН, КПП;
  • вид и период проверки, в ходе которой истребуются документы (например, выездная проверка по налогу на прибыль за 2018 год).

 

Это следует из приложения 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

 

Требование о представлении документов подписывает налоговый инспектор, который непосредственно проводит выездную проверку (п. 1 ст. 93 НК). Наличие печати налоговой инспекции на требовании не обязательно.

 

В налоговом законодательстве такого условия нет (ст. 93 НК), в форме требования этот реквизит также не предусмотрен (приложение 17 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628).

 

Передать требование в организацию инспекция может несколькими способами:

  • вручить лично под расписку законному или уполномоченному представителю организации (на бумаге);
  • переслать по телекоммуникационным каналам связи (в электронном виде) в соответствии с Порядком, утвержденным приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168.

 

Если этими способами передать требование невозможно, инспекция вправе направить его заказным письмом по почте. В этом случае требование о представлении документов считается полученным организацией по истечении шести рабочих дней с даты отправления заказного письма.

 

Такой порядок следует из положений пункта 1 статьи 93, пункта 4 статьи 31, пункта 6 статьи 6.1 НК.

 

В какой срок надо исполнить требование ИФНС

 

Сроки зависят от того, у каких организаций ИФНС запрашивает документы и какие сделки ее интересуют.

По общему правилу организация должна представить документы в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (абз. 1 п. 3 ст. 93, п. 6 ст. 6.1 НК). Но когда инспекторы проверяют нулевую ставку НДС, сделки между взаимозависимыми лицами, участников консолидированной группы налогоплательщиков и иностранные организации, готовить документы можно от 20 календарных дней до трех месяцев (для каждой ситуации сроки свои).

 

Отсчет срока начинается на следующий день за днем фактического получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК).

 

Инспекция может направить требование в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В этом случае определение 10-дневного срока, отведенного на подготовку и подачу документов, имеет некоторые особенности.

Организации, обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, отсчитывают 10-дневный срок со следующего дня после получения электронного требования из инспекции. При этом не позднее чем на шестой рабочий день после отправки требования инспекцией организация должна подтвердить получение требования электронной квитанцией о приеме (п. 5.1 ст. 23 НК).

Пропуск шестидневного срока, установленного для отправки квитанции, может повлечь за собой серьезные последствия. В течение 10 рабочих дней после того, как шестидневный срок истечет, если квитанция не будет отправлена, инспекция вправе заблокировать банковский счет организации (подп. 2 п. 3 ст. 76 НК).

Дата получения требования организацией формируется автоматически, в тот момент, когда это требование было открыто впервые. В этот же момент формируется электронная квитанция, в которой фиксируется дата получения требования. Именно на эту дату будет ориентироваться инспектор, когда станет решать, блокировать вам расчетный счет или нет.

Например, 5 декабря 2017 года (вторник) инспекция отправила требование по ТКС. Бухгалтер отсутствовал на работе, поэтому принял требование только 12 декабря (вторник следующей недели). В шестидневный срок бухгалтер уложился, поэтому оснований для блокировки счета у инспекции нет.

 

Это следует из положений пункта 13 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168.

 

Организации, которые не обязаны сдавать налоговую отчетность по ТКС, могут не реагировать на поступление требований в электронном формате. Не получив от организации электронной квитанции о приеме требования, инспекция направит требование на бумажном носителе.

 

Это следует из положений пунктов 15, 16 и 19 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168. В этом случае 10-дневный срок, отведенный на представление документов, нужно отсчитывать со следующего дня после поступления бумажного требования.

 

При этом если инспекция отправила бумажное требование по почте, датой его поступления в организацию считается шестой день с момента отправки заказного письма (п. 4 ст. 31 НК).

ВНИМАНИЕ

неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов в рамках выездной проверки является правонарушением (ст. 106 НК, ст. 2.1 КоАП), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность. Кроме того, инспекция сможет провести выемку документов (п. 4 ст. 93 НК).

Размер штрафа по статье 126 НК составляет 200 руб. за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ. Если в течение 12 месяцев организацию уже привлекали к ответственности за аналогичное правонарушение, то размер штрафа увеличится вдвое и составит 400 руб. (200 руб. × 2) за каждый непредставленный (несвоевременно представленный) документ (п. 2, 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК)

.Кроме того, за неисполнение (несвоевременное исполнение) требования о представлении документов по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Какие документы могут потребовать

 

В ходе выездной проверки инспекторы вправе потребовать документы, которые непосредственно связаны с исчислением и уплатой налогов – касаются проверяемых налогов и относятся к проверяемым периодам. Это следует из совокупности положений пункта 12 статьи 89 и пункта 1 статьи 93 НК.

Однако нельзя отказаться представить документы в ИФНС только потому, что они не относятся к предмету проверки, по мнению налогоплательщика или налогового агента.

Во-первых, в НК нет закрытого перечня документов и регистров, из которых формируется объект налогообложения. Во-вторых, на правильность формирования объекта налогообложения влияют косвенные обстоятельства, в том числе возможность получить необоснованную налоговую выгоду.

В-третьих, при выездной проверке инспекторы ищут нарушения, которые не всегда можно обнаружить при камералках. А для этого нужно углубленное изучение бухгалтерского и налогового учета.

 

То есть при выездной проверке инспекторы вправе истребовать любые документы. Об этом – в решении ФНС от 19.06.2019 № СА-4-9/11730.

 

В этом решении ФНС подтвердила: даже при выездной проверке по НДС инспекторы вправе требовать не только счета-фактуры и журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, но и бухгалтерские регистры, и кадровые документы.

Если не представить инспекторам затребованные документы, оспаривать штрафы придется в суде.

 

Когда можно не сдавать

 

ИФНС вправе потребовать документы, которые не были переданы при камеральной проверке. Чтобы не платить штраф, представьте даже те бумаги, которые напрямую не относятся к предмету проверки.

 

Если у организации нет истребованных документов или бумаги запрашиваются повторно, отправьте инспекторам уведомление на типовом бланке, который утвержден приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. Эта форма действует с 9 июня 2019 года.

 

Документов нет по законным основаниям. Заполните второй раздел уведомления. Сообщите, что запрошенных документов нет, а также укажите причины отсутствия бумаг. Например, что их не оформляли, вы не получали их от контрагентов, уничтожили в связи с тем, что истек срок хранения, или передали аудиторам. Чтобы ИФНС могла получить документы у аудиторов, дополнительно укажите сведения об аудиторской организации или индивидуальном аудиторе, кто проводит проверку.

Документы уже сдавали. Когда ИФНС запросила документы, которые вы ей уже представляли, вы вправе их повторно не сдавать. Но для этого надо письменно сообщить в ИФНС, в какую инспекцию и как вы представляли бумаги (п. 5 ст. 93 НК). Чтобы передать данные о ранее представленных бумагах, заполните раздел 3 уведомления. Укажите инспекцию, куда сдали документы, и реквизиты сопроводительного письма к бумагам.

 

Как продлить срок представления документов

 

Если организации заранее известно, что она не успеет представить требуемые документы в 10-дневный срок, например, по причине большого количества запрошенных инспекцией документов, то она может обратиться с просьбой о его продлении.

Для этого в течение дня, следующего за днем получения требования о представлении документов, организации следует направить в инспекцию письменное уведомление.

 

С 9 июня 2019 года заполняйте бланк, утвержденный приказом ФНС от 24.04.2019 № ММВ-7-2/204. В нем укажите причины, по которым не успеваете передать документы, и конкретный срок, когда исполните требование. Об этом говорится в абзаце 2 пункта 3 статьи 93 НК.

 

На основе такого уведомления руководитель инспекции или его заместитель может продлить срок представления документов или отказать в продлении, о чем вынесет отдельное решение. Форма такого решения утверждена приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

 

Решение должно быть принято в течение двух рабочих дней со дня получения инспекцией уведомления от организации. Это следует из совокупности положений абзаца 3 пункта 3 статьи 93 и пункта 6 статьи 6.1 НК.

 

СОВЕТ

инспекция может не удовлетворить просьбу организации о продлении срока представления документов, ответить отказом или проигнорировать ее. Если впоследствии инспекция привлечет организацию к ответственности за несвоевременное представление документов, то суд может признать такое обращение либо смягчающим обстоятельством, либо обстоятельством, исключающим вину организации в правонарушении.

При таком исходе дела размер штрафа за несвоевременное представление документов, предусмотренный статьей 126 НК, должен быть уменьшен не менее чем в два раза либо исключен вовсе.

Каким способом представить документы

 

Документы, запрошенные инспекцией в ходе выездной налоговой проверки, организация должна представить:

  • на бумаге (в виде копий или подлинников в зависимости от того, как указано в требовании);
  • в электронном виде (если документы, истребуемые у организации, составлены в электронном виде по установленным форматам).

 

Об этом сказано в пункте 2 статьи 93 НК.

 

Документы в электронном виде организация может направить в инспекцию по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика (п. 2 ст. 93 НК).

 

Порядок представления документов в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168. А порядок представления документов через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

 

Электронные документы можно передавать в инспекцию в формате xml-файлов или в виде скан-образов. При отправке документов составьте их электронную опись.

 

С 15 января 2018 года действует формат электронной описи, утвержденный приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 (приказ ФНС от 27.12.2017 № ММВ-7-6/1096). До этого момента данный формат применялся ограниченно из-за недоработок программного обеспечения налоговой службы.

 

Приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 позволяет включать в опись любые документы в формате xml-файлов или в виде сканированных копий. При этом xml-формат можно применять только в отношении документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. Сканировать и включать в опись можно даже те документы, у которых нет кода по КНД. Главное, чтобы файл имел расширения tif, jpg, pdf или png.

При этом скан-образы должны иметь черно-белое изображение с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета. Такой порядок следует из таблиц 4.9 и 4.10 приложения к приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК).

 

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).

 

ВНИМАНИЕ

документы, которые организация подает инспекторам в электронном виде, должны быть в формате ФНС

Если организация представит документы не по утвержденному формату, инспекторы дополнительно потребуют бумажные заверенные копии. На копиях нужно сделать отметку, что документы были подписаны ЭЦП.

 

Об этом – письмо Минфина от 01.10.2018 №03-02-07/1/70444.

 

Как подготовить бумажные копии

 

Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК). С 4 января 2019 года правила оформления бумажных документов для ИФНС приведены в приложении 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628.

 

Копии документов нужно объединить в тома не более чем по 150 листов. Многостраничный документ не делится на части и заверяется целиком, даже если листов больше 150.

 

Когда сгруппируете копии по томам, необходимо:

  • пронумеровать листы сплошным способом арабскими цифраминачиная с единицы;
  • прошить листы прочной нитью, концы которой выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите;
  • приклеить бумажную наклейку и сделать на ней заверительную надпись – наименование должности, подпись, Ф. И. О., количество листов арабскими цифрами и прописью, дату. Подпись должна частично захватывать бумажную наклейку, ставить печать не требуется.

 

Копии документов для ИФНС не обязаны соответствовать ГОСТу Р 7.0.97-2016. Поэтому на завершительной наклейке не нужна надпись «Верно» и отметка о месте хранения оригиналов.

 

Прошитые и заверенные копии надо надежно скрепить, чтобы подшивка не распадалась при изучении и копировании. Все листы в подшивке должны свободно читаться и копироваться. Представить тома с копиями в инспекцию надо с сопроводительным письмом. В письме или приложении к нему должна быть опись представленных документов.

До 2019 года единых правил, как предоставлять бумажные копии при выездных проверках, не было. В официальных разъяснениях организациям рекомендовали заверять каждую копию, а не подшивку целиком, и при этом использовать печать.

Как и сейчас, ведомства советовали сшивать документы не больше, чем по 150 листов, но дополнительно требовали делать 2–4 прокола в подшивке, приклеивать заверительную наклейку размером 40–60 мм на 40–50 мм и выводить нити за наклейку не более чем на 2–2,5 см.

 

Об этом говорится в письме Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336, которое ФНС довела до сведения инспекций письмом от 05.11.2015 № ЕД-4-2/19237, письмах УФНС по Москве от 14.08.2018 № 24-15/176045, ФНС от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 и Минфина от 30.11.2010 № 03-02-07/1-549.

 

ФНС подтвердила, что в приложении 18 к приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628 – исчерпывающие требования к копиям. А дополнительные требования из разъяснений и ГОСТ Р 7.0.97-2016 можно применять по желанию организации.

Если организация заверит документы ненадлежащим образом, оснований привлечь к ответственности по статье 126 НК у инспекторов не будет. Эта статья устанавливает штраф за то, что организация вообще не представила затребованные документы или представила их с опозданием.

Представление подшивки разных документов не образует состава правонарушения, предусмотренного данной статьей.

 

Правомерность такого подхода подтверждается арбитражной практикой (см., например, постановления ФАС Центрального округа от 01.11. 2013 № А54-8663/2012, Западно-Сибирского округа от 29.11.2012 № А75-10186/2011, от 16.10. 2012 № А75-10185/2011, от 30.08. 2012 № А75-10187/2011).

 

СОВЕТ

если документы, которые затребовала инспекция, представляете на бумажных носителях, передавайте их по описи (акту), составленной в двух экземплярах.

В описи (акте) перечислите все передаваемые в инспекцию документы с указанием их реквизитов и количества листов в них. Дополнительно укажите, что именно вы передаете: копии или подлинники документов.

Один экземпляр описи (акта) приложите к передаваемым в инспекцию документам. Второй экземпляр со штампом инспекции (почтового отделения) и датой получения документов инспекцией (почтовым отделением) храните у себя.

Если возникнут споры (например, при утере документов инспекцией или почтовой службой), то опись (акт) с отметкой налоговой инспекции (почтового отделения) будет доказательством полного и своевременного представления документов по требованию.

Как передать документы в электронном виде

 

Документы из требования ИФНС можно отправить в электронном виде:

  • в формате xml-файлов;
  • в виде скан-образов.

 

При отправке документов составьте их электронную опись (формат утв. приказом ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16). Приказ ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16 позволяет включать в опись любые документы в формате xml-файлов или в виде сканированных копий.

 

Xml-формат можно применять только в отношении документов, которые включены в Классификатор налоговой документации (КНД) и имеют соответствующий код. Сканировать и включать в опись можно даже те документы, у которых нет кода по КНД. Главное, чтобы файл имел расширение tif, jpg, pdf или png.

 

Cкан-образы должны иметь черно-белое изображение с разрешением не менее 150 и не более 300 точек на дюйм с использованием 256 градаций серого цвета. Такой порядок следует из таблиц 4.9 и 4.10 приложения к приказу ФНС от 18.01.2017 № ММВ-7-6/16.

 

Электронные документы должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью организации или ее представителя (п. 2 ст. 93 НК). Если главный бухгалтер подписал файл усиленной квалифицированной электронной подписью, подтверждать свои полномочия как-то еще он не обязан. Заверенные электронной подписью документы ИФНС должна принять, даже если в тексте скопированного документа нет физической подписи.

 

Об этом говорится в письме ФНС от 24.05.2019 № ЕД-4-2/9885.

 

ВНИМАНИЕ

если документы нельзя отправить в формате xml или в виде сканированной копии, представьте их на бумаге.

Электронные документы распечатайте и заверьте как копию. На таком документе должна быть отметка, что он подписан электронной подписью.

 

Такой порядок указан в письме Минфина от 01.10.2018 № 03-02-07/1/70444.

 

Переслать электронные файлы на проверку инспекторам можно:

  • по телекоммуникационным каналам связи;
  • через личный кабинет налогоплательщика.

 

Порядок представления документов в электронном виде по ТКС утвержден приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168, порядок представления документов через личный кабинет налогоплательщика – приказом ФНС от 22.08.2017 № ММВ-7-17/617.

 

Документы считаются поступившими в налоговую инспекцию в момент, когда организация получит от нее электронную квитанцию о приеме (п. 12–13 Порядка, утв. приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168).

 

Ответственность за невыполнение требования инспекции

 

Если истребованные инспекцией документы не представлены в установленный срок, организацию оштрафуют. Размер штрафа – 200 руб. за каждый документ, не представленный вовремя (п. 1 ст. 126 НК).

Важно: при расчете суммарного размера штрафа инспекция должна учитывать количество истребованных, а не представленных документов. Устанавливать штраф исходя из предположительного наличия у плательщика хотя бы одного из запрошенных документов недопустимо. Другими словами, в требовании должно быть указано конкретное количество документов, которые организация обязана представить. В этом случае штраф может быть начислен исходя из разницы между количеством документов, истребованных и представленных.

Например, инспекция затребовала 1100 документов (200 счетов-фактур, 500 накладных и 400 актов выполненных работ). В установленный срок организация представила 800 документов. Размер штрафа составит 6000 руб. ((1100 док. – 800 док.) × 200 руб.).

Если точное количество истребуемых документов не определено, размер штрафа может быть установлен только исходя из количества групп однородных документов. Например, инспекция затребовала «счета-фактуры, выставленные за период с 1 января по 31 декабря 2017 года», но не указала их конкретное количество.

Организация представила 1000 счетов-фактур, из них 500 документов – с опозданием. Для расчета штрафа группа однородных истребуемых документов (в данном случае выставленных счетов-фактур) приравнивается к одному несвоевременно представленному документу. То есть размер штрафа составит всего 200 руб. Взыскивать штраф в размере 100 000 руб. (500 док. × 200 руб.) инспекция не вправе.

 

Такую методику расчета штрафов за несвоевременное представление документов Верховный суд подтвердил в своем определении от 04.02.2016 № 302-КГ15-19180.

Добавить комментарий

Закрыть меню