Главная » Отчетность » Как отразить в 6-НДФЛ зарплату
12.08.2020

Как отразить в 6-НДФЛ зарплату

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

 

Определите дату дохода

 

Дата получения дохода в виде заработной платы – последний день месяца, за который ее начислили. При увольнении дата дохода в виде зарплаты – последний рабочий день сотрудника.

Удержать НДФЛ надо при выплате дохода и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после удержания налога (п. 2 ст. 223, абз. 1 п. 6 ст. 226 НК).

В раздел 1 расчета 6-НДФЛ зарплату включите в периоде, за который ее начислили, а в раздел 2 – в периоде, когда наступит предельный срок уплаты налога. Например, зарплату за сентябрь 2020 года, которую выплатили 7 октября, отразите:

– в разделе 1 расчета за девять месяцев, так как дата дохода – 30 сентября;
– разделе 2 расчета за год, так как крайний срок уплаты налога – 8 октября.

 

Заполните раздел 1

 

Отразите зарплату в разделе 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, за который ее начислили. В строку 020 включите сумму дохода, а в строку 040 – исчисленный налог. Строку 070 заполните в отчетном периоде, когда налог удержали.

 

Это следует из пункта 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

 

Заполните раздел 2

 

В разделе 2 покажите зарплату, по которой предельный срок уплаты НДФЛ наступил в последнем квартале отчетного периода. Например, в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие включите зарплату со сроком уплаты налога в апреле, мае и июне.

 

В разделе 2 укажите:

– в строке 100 – последнее число месяца, за который организация начислила зарплату, или последний рабочий день, если сотрудник уволился;
– в строке 110 – дату выплаты или перечисления зарплаты;
– в строке 120 – крайний срок уплаты НДФЛ – следующий рабочий день после выплаты зарплаты;
– в строке 130 – выплаченную зарплату вместе с НДФЛ;
– в строке 140 – общую сумму удержанного с зарплаты налога.

 

Это следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

 

Выдали аванс по зарплате

 

При выплате аванса по зарплате доход у сотрудника не возникает, поэтому аванс отражать в расчете отдельной суммой не нужно. Включите его в состав зарплаты за соответствующий месяц (п. 2 ст. 223 НК). Исключение – когда аванс выплатили в последний день месяца.

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили за отчетный месяц только аванс или 100-процентный аванс.

Когда аванс выплачивают в последний день месяца, даты выплаты и получения дохода совпадают.

 

Аванс признают оплатой труда, поэтому работодатель должен удержать НДФЛ (определения Верховного суда от 19.02.2020 № 305-эс19-27749, от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

 

Сумму аванса покажите в расчете как самостоятельную выплату по тем же правилам, что и зарплату. В разделе 2 в строках 100 и 110 укажите последнее число месяца, за который выплачен аванс, а в строке 120 – следующий за этой датой рабочий день.

Зарплату начислили в одном квартале, а выплатили в другом

 

В расчете за период, когда зарплату начислили, укажите в строке 020 всю сумму зарплаты вместе с НДФЛ, а в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В расчете за период, когда зарплату выплатили, в строку 070 включите удержанный НДФЛ. В разделе 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100–140.

 

Такой порядок подтверждается письмами ФНС от 13.12.2018 № БС-4-11/24355, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 16.05.2016 № БС-4-11/8609, от 12.02.2016 № БС-3-11/553 и от 25.02.2016 № БС-4-11/3058.

 

Ситуация Как заполнить 6-НДФЛ
Зарплату за март выдали в апреле Мартовскую зарплату и НДФЛ отразите:

– в строках 020 и 040 раздела 1 расчета за I квартал;
– в строке 070 раздела 1 и в разделе 2 расчета за полугодие.

НДФЛ с мартовской зарплаты вы удержите только в апреле в момент выплаты. Покажите его в строке 070 раздела 1, а саму операцию – в разделе 2 отчета за полугодие

Зарплату за июнь выплатили в июле Июньскую зарплату и НДФЛ отразите:

– в строках 020 и 040 раздела 1 расчета за полугодие;
– в строке 070 раздела 1 и в разделе 2 расчета за девять месяцев

Зарплату за сентябрь выплатили в октябре Сентябрьскую зарплату и НДФЛ отразите:

– в строках 020 и 040 раздела 1 расчета за девять месяцев;
– в строке 070 раздела 1 и в разделе 2 расчета за год

Зарплату за декабрь выплатили в январе Декабрьскую зарплату и НДФЛ отразите:

– в строках 020 и 040 раздела 1 расчета за год;
– в строке 070 раздела 1 и в разделе 2 расчета за I квартал

Зарплату выдали до окончания месяца

 

С авансов НДФЛ не удерживают и их выплату в 6-НДФЛ не отражают (письма Минфина от 21.06.2016 № 03-04-06/36092, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). Зарплату, которую выплачиваете до окончания месяца до того, как закрыли табель и фактически рассчитали доход сотрудника, признают авансом. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты – это последнее число месяца, за который ее начислили (п. 2 ст. 223 НК).

В частных разъяснениях представители ФНС также указывают, что дата в строке 110 не может предшествовать дате в строке 100. Так, датой получения зарплаты за декабрь формально считается 31 декабря.

 

Раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169 и от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

 

Но дата выплаты зависит от установленных в организации сроков выдачи зарплаты, поэтому обязанность ее выдать может возникнуть в текущем месяце. Когда установленный день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выдать деньги и надо заранее, накануне этого дня (ст. 136 ТК). За нарушение трудовая инспекция вправе оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Подобная ситуация возможна в декабре. Если срок выплаты зарплаты приходится на новогодние каникулы, зарплату нужно выдать не позднее 31 декабря. В таких случаях общие правила заполнения расчета 6-НДФЛ не подходят.

Работодатель обязан выплатить зарплату до начала праздников, поэтому и начислить ее придется в декабре. Дата начисления зарплаты и будет датой получения дохода. В этот день исчислите НДФЛ, а при выплате дохода – удержите налог. Раздел 2 расчета 6-НДФЛ заполните, как показано в таблице.

 

Как отразить зарплату за декабрь в разделе 2

Дата выплаты 6-НДФЛ за период Строка 100 Строка 110 Строка 120
28 декабря 2020 год 28.12.2020 28.12.2020 29.12.2020
29 декабря 29.12.2020 29.12.2020 30.12.2020
30 декабря 30.12.2020 30.12.2020 31.12.2020
31 декабря I квартал 2021 года 31.12.2020 31.12.2020 11.01.2021

 

Доходы включайте в раздел 2 за тот отчетный период, на который приходится крайняя дата уплаты налога (вопрос 3 из письма ФНС от 21.08.2017 № БС-4-11/14329@). Для зарплаты это следующий день после ее выплаты.

Официальных разъяснений Минфина и ФНС с утвержденным вариантом заполнения нет, поэтому на практике используют и другой способ. А именно, в строке 100 указывают дату получения дохода в виде зарплаты по НК – последний день месяца, а в строке 110 – дату выплаты зарплаты.

 

Альтернативный способ, как отразить зарплату за декабрь в разделе 2

Дата выплаты 6-НДФЛ за период Строка 100 Строка 110 Строка 120
28 декабря 2020 год 31.12.2020 28.12.2020 29.12.2020
29 декабря 31.12.2020 29.12.2020 30.12.2020
30 декабря 31.12.2020 30.12.2020 31.12.2020
31 декабря I квартал 2021 года 31.12.2020 31.12.2020 11.01.2021

 

Такой вариант допустим, и налоговая инспекция обязана принять расчет. Дело в том, что по НК дата получения дохода по зарплате всегда последний день месяца. А по ТК организация обязана в данном случае начислить и выплатить зарплату заранее.

Но, когда в разделе 2 расчета 6-НДФЛ по декабрьской зарплате в строке 110 будет более ранняя дата, чем в строке 100, ИФНС может запросить пояснения. Формально налог будет удержан раньше, чем сотрудник получил доход. В ответе достаточно указать, что нестыковка возникла из-за переноса срока выплаты зарплаты из-за выходных и нерабочих праздничных дней.

Зарплату выплачивали частями

 

Аванс в расчете 6-НДФЛ не отражают, поэтому, если его разбили на несколько выплат, на заполнение расчета это не повлияет.

Налог удерживают только с выплаченного дохода (письмо Минфина от 25.07.2016 № 03-04-06/43479). Когда зарплату за вторую половину месяца выдали частями, НДФЛ удерживают с каждой из частей.

В разделе 2 заполните отдельные блоки строк 100–140 по каждой выплате. По строке 100 укажите последний день месяца, за который выплатили зарплату. В строке 110 – дату выплаты части зарплаты, а в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты. Читайте подробнее Как отразить зарплату в строках 100, 110, 120, 130 и 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Зарплату задержали или не выплатили

 

Зарплату, которую задержали, но выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ, отразите в общем порядке. Невыплаченную зарплату в отчет не включайте.

 

Зарплату выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ

Задержанную зарплату, которую выплатили на момент подачи расчета, отразите в 6-НДФЛ в общем порядке. Строки 020, 040 раздела 1 заполните в периоде, за который зарплата начислена. Удержанный налог включите в строку 070 в периоде, когда зарплату выплатили.

 

Раздел 2 заполните в периоде, на который выпал крайний срок уплаты НДФЛ с выплаченной зарплаты (п. 3.1, 3.3 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9194).

 

Зарплату не выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ

Зарплату, которую задержали и не выплатили на момент подачи 6-НДФЛ, в расчет не включайте. Дело в том, что сотрудник не получил доход в виде зарплаты и, возможно, не получит вовсе. После того как выплатите сотрудникам доход, подайте уточненку за период, за который зарплата начислена. Отразите зарплату и НДФЛ с нее в строках 020, 040 раздела 1 уточненного 6-НДФЛ.

Строку 070 заполните в периоде, когда зарплату выплатили и удержали налог. Раздел 2 заполните в периоде, на который выпал крайний срок уплаты НДФЛ с выплаченной зарплаты. Это подтверждают представители ФНС в своих частных разъяснениях.

 

СОВЕТ

Обратитесь за дополнительными разъяснениями в свою ИФНС. Представители УФНС предлагают иной порядок заполнения расчета 6-НДФЛ по доходам начисленным, но невыплаченным

Специалисты УФНС на местах считают, что для расчета 6-НДФЛ не имеет значения, выплатили зарплату или нет. Оплата труда в любом случае становится доходом в последний день месяца, за который она начислена, независимо от факта выплаты (п. 2 ст. 223 НК). В расчете 6-НДФЛ необходимо отразить:

  • по строке 020 – начисленную, но невыплаченную зарплату;
  • по строке 040 – исчисленный налог.

 

Чтобы избежать возможных претензий, уточните позицию своей налоговой инспекции.

Зарплату пересчитали и доплатили

 

Доначисленную зарплату и НДФЛ с нее включите в строки 020 и 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, за который она начислена. Датой получения такого дохода признают последний день месяца, за который организация доначислила зарплату (п. 2 ст. 223 НК). Если расчет за этот период уже сдали, подайте уточненку.

НДФЛ с доначисленной суммы включите в строку 070 расчета 6-НДФЛ в периоде, когда налог удержали. В разделе 2 покажите выплату в периоде, когда наступит предельный срок уплаты НДФЛ.

 

При этом укажите:

– по строке 100 – последний день месяца, за который доплатили зарплату;
– по строке 110 – день выплаты доначисленной зарплаты;
– по строке 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
– по строке 130 – сумму доплаты;
– по строке 140 – НДФЛ с доплаты.

 

Зарплату пересчитали и уменьшили

 

Зарплату, которую пересчитали в меньшую сторону, и налог с нее отразите в 6-НДФЛ с учетом пересчета. Например, сотрудник предоставил в апреле больничный листок за март. Организация делает перерасчет излишне выплаченной зарплаты и удержанного НДФЛ за март.

 

В расчете покажите:

  • по строке 020 – доход с учетом перерасчета;
  •  строке 040 – налог с учетом перерасчета;
  •  строке 070 – налог с учетом перерасчета;
  •  строкам 130 и 140 – доход и удержанный налог с учетом перерасчета.

 

Если зарплату пересчитали после сдачи 6-НДФЛ, представьте уточненный расчет (письмо ФНС от 03.09.2019 № БС-4-11/17598@).

 

Налог удержали, но не перечислили

 

Когда налог удержали, но в бюджет не перечислили, 6-НДФЛ заполняют в обычном порядке, как если бы налог был перечислен вовремя. Факт уплаты налога не влияет на порядок заполнения расчета. По строке 120 указывают крайний срок уплаты НДФЛ по НК.

Инспекторы сверят срок в строке 120 и фактическую дату перечисления и оштрафуют налогового агента на 20 процентов от не перечисленной вовремя суммы НДФЛ. 

 

Сотрудник стал резидентом

 

Расчет заполните в зависимости от того, приобрел ли сотрудник окончательный статус резидента России в налоговом периоде. Статус сотрудника уже не изменится, если он пробыл в России 183 календарных дня в текущем году. Произойти это может не раньше июля. 

 

До конца года статус может поменяться

С месяца, в котором сотрудник стал резидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК). Налог за прошлые месяцы пересчитывать не нужно. Доходы такого сотрудника отразите в разных листах раздела 1 – по ставкам 13 и 30 процентов.

 

До конца года статус не изменится

Когда сотрудник приобретает окончательный статус резидента, налог с начала года пересчитайте по ставке 13 процентов. Подавать уточненные расчеты не нужно. В разделе 1 все доходы такого сотрудника перенесите в лист со ставкой 13 процентов.

В строке 040 укажите пересчитанный налог по ставке 13 процентов, а в 070 – весь удержанный налог. Налог, излишне удержанный по ставке 30 процентов, засчитывают в счет будущих платежей.

Если сотрудник, который получил статус резидента, переходит в другое обособленное подразделение, учтите один момент. В новом подразделении нельзя засчитывать излишне удержанный налог в счет будущих платежей. Вернуть НДФЛ сотрудник вправе только в ИФНС.

Несмотря на то что Минфин в письме от 23.12.2014 № 03-04-06/66648 допускает возможность такого зачета, официальных разъяснений, как это сделать, нет. В частных разъяснениях специалисты ФНС не допускают зачета налога, удержанного в другом обособленном подразделении.

Сотрудник стал нерезидентом

 

Расчет заполните в зависимости от того, окончательно ли сотрудник утратил статус резидента России в налоговом периоде.

 

До конца года статус может поменяться

С месяца, в котором сотрудник стал нерезидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 30 процентов. Налог за прошлые месяцы пересчитывать не нужно. Доходы такого сотрудника отразите в разных листах раздела 1 – по ставкам 13 и 30 процентов.

 

До конца года статус не изменится

Когда станет ясно, что налоговый статус работника не изменится, пересчитайте НДФЛ по ставке 30 процентов с начала года. Уточненные расчеты за предыдущие отчетные периоды не подавайте. В разделе 1 все доходы такого сотрудника перенесите в лист со ставкой 30 процентов. У работника появится долг по НДФЛ, поэтому сумма в строке 040 будет больше суммы в строке 070.

Разницу между суммами налога, рассчитанного по ставкам 30 и 13 процентов, удержите из любых денежных средств, которые организация выплачивает сотруднику (п. 4 ст. 226 НК). Если удержать невозможно, сообщите об этом в инспекцию. К примеру, если сотрудник уволился.

 

Поэтому в форме 6-НДФЛ укажите:

  • по строке 040 раздела 1 – начисленный налог по ставке 30 процентов;
  • по строке 070 раздела 1 – удержанный налог, в том числе доудержанный;
  • в разделе 2 – информацию о доудержании налога.

 

Это следует из пунктов 3.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Как пересчитать налог, смотрите в рекомендации Как удержать НДФЛ с зарплаты сотрудника-иностранца.

Вычеты

 

Общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года, отразите в строке 030 раздела 1. О том, как заполнить эту строку, читайте в рекомендации Как составить и сдать расчет по форме 6-НДФЛ. В строке 130 раздела 2 показывайте всю сумму дохода, без уменьшения на вычеты.