Как отразить в 6-НДФЛ зарплату

Дата получения дохода в виде заработной платы – последний день месяца, за который ее начислили. При увольнении дата дохода в виде зарплаты – последний рабочий день сотрудника.

Удержать НДФЛ надо при выплате дохода и перечислить в бюджет не позднее следующего рабочего дня после удержания налога (п. 2 ст. 223, абз. 1 п. 6 ст. 226 НК).

В раздел 1 расчета 6-НДФЛ зарплату включите в периоде, за который ее начислили, а в раздел 2 – в периоде, когда наступит предельный срок уплаты налога. Например, зарплату за сентябрь 2020 года, которую выплатили 7 октября, отразите:

– в разделе 1 расчета за девять месяцев, так как дата дохода – 30 сентября;
– разделе 2 расчета за год, так как крайний срок уплаты налога – 8 октября.

Отразите зарплату в разделе 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, за который ее начислили. В строку 020 включите сумму дохода, а в строку 040 – исчисленный налог. Строку 070 заполните в отчетном периоде, когда налог удержали.

Это следует из пункта 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

В разделе 2 покажите зарплату, по которой предельный срок уплаты НДФЛ наступил в последнем квартале отчетного периода. Например, в раздел 2 расчета 6-НДФЛ за полугодие включите зарплату со сроком уплаты налога в апреле, мае и июне.

В разделе 2 укажите:

– в строке 100 – последнее число месяца, за который организация начислила зарплату, или последний рабочий день, если сотрудник уволился;
– в строке 110 – дату выплаты или перечисления зарплаты;
– в строке 120 – крайний срок уплаты НДФЛ – следующий рабочий день после выплаты зарплаты;
– в строке 130 – выплаченную зарплату вместе с НДФЛ;
– в строке 140 – общую сумму удержанного с зарплаты налога.

Это следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили зарплату в следующем квартале и до окончания месяца.

При выплате аванса по зарплате доход у сотрудника не возникает, поэтому аванс отражать в расчете отдельной суммой не нужно. Включите его в состав зарплаты за соответствующий месяц (п. 2 ст. 223 НК). Исключение – когда аванс выплатили в последний день месяца.

Учтите особенности заполнения 6-НДФЛ, если выплатили за отчетный месяц только аванс или 100-процентный аванс.

Когда аванс выплачивают в последний день месяца, даты выплаты и получения дохода совпадают.

Аванс признают оплатой труда, поэтому работодатель должен удержать НДФЛ (определения Верховного суда от 19.02.2020 № 305-эс19-27749, от 11.05.2016 № 309-КГ16-1804).

Сумму аванса покажите в расчете как самостоятельную выплату по тем же правилам, что и зарплату. В разделе 2 в строках 100 и 110 укажите последнее число месяца, за который выплачен аванс, а в строке 120 – следующий за этой датой рабочий день.

В расчете за период, когда зарплату начислили, укажите в строке 020 всю сумму зарплаты вместе с НДФЛ, а в строке 040 – НДФЛ с нее. В строки 070 и 080 этот НДФЛ не включайте.

В расчете за период, когда зарплату выплатили, в строку 070 включите удержанный НДФЛ. В разделе 2 заполните для этой зарплаты отдельный блок строк 100–140.

Такой порядок подтверждается письмами ФНС от 13.12.2018 № БС-4-11/24355, от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 16.05.2016 № БС-4-11/8609, от 12.02.2016 № БС-3-11/553 и от 25.02.2016 № БС-4-11/3058.

С авансов НДФЛ не удерживают и их выплату в 6-НДФЛ не отражают (письма Минфина от 21.06.2016 № 03-04-06/36092, ФНС от 29.04.2016 № БС-4-11/7893). Зарплату, которую выплачиваете до окончания месяца до того, как закрыли табель и фактически рассчитали доход сотрудника, признают авансом. Дата фактического получения дохода в виде зарплаты – это последнее число месяца, за который ее начислили (п. 2 ст. 223 НК).

В частных разъяснениях представители ФНС также указывают, что дата в строке 110 не может предшествовать дате в строке 100. Так, датой получения зарплаты за декабрь формально считается 31 декабря.

Раньше этого срока ни исчислить, ни удержать НДФЛ нельзя (письма ФНС от 16.05.2016 № БС-3-11/2169 и от 25.07.2014 № БС-4-11/14507).

Но дата выплаты зависит от установленных в организации сроков выдачи зарплаты, поэтому обязанность ее выдать может возникнуть в текущем месяце. Когда установленный день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, то выдать деньги и надо заранее, накануне этого дня (ст. 136 ТК). За нарушение трудовая инспекция вправе оштрафовать на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП).

Подобная ситуация возможна в декабре. Если срок выплаты зарплаты приходится на новогодние каникулы, зарплату нужно выдать не позднее 31 декабря. В таких случаях общие правила заполнения расчета 6-НДФЛ не подходят.

Работодатель обязан выплатить зарплату до начала праздников, поэтому и начислить ее придется в декабре. Дата начисления зарплаты и будет датой получения дохода. В этот день исчислите НДФЛ, а при выплате дохода – удержите налог. Раздел 2 расчета 6-НДФЛ заполните, как показано в таблице.

Как отразить зарплату за декабрь в разделе 2

Доходы включайте в раздел 2 за тот отчетный период, на который приходится крайняя дата уплаты налога (вопрос 3 из письма ФНС от 21.08.2017 № БС-4-11/14329@). Для зарплаты это следующий день после ее выплаты.

Аванс в расчете 6-НДФЛ не отражают, поэтому, если его разбили на несколько выплат, на заполнение расчета это не повлияет.

Налог удерживают только с выплаченного дохода (письмо Минфина от 25.07.2016 № 03-04-06/43479). Когда зарплату за вторую половину месяца выдали частями, НДФЛ удерживают с каждой из частей.

В разделе 2 заполните отдельные блоки строк 100–140 по каждой выплате. По строке 100 укажите последний день месяца, за который выплатили зарплату. В строке 110 – дату выплаты части зарплаты, а в строке 120 – следующий рабочий день после выплаты. Читайте подробнее Как отразить зарплату в строках 100, 110, 120, 130 и 140 раздела 2 расчета 6-НДФЛ.

Зарплату, которую задержали, но выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ, отразите в общем порядке. Невыплаченную зарплату в отчет не включайте.

Зарплату выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ

Задержанную зарплату, которую выплатили на момент подачи расчета, отразите в 6-НДФЛ в общем порядке. Строки 020, 040 раздела 1 заполните в периоде, за который зарплата начислена. Удержанный налог включите в строку 070 в периоде, когда зарплату выплатили.

Раздел 2 заполните в периоде, на который выпал крайний срок уплаты НДФЛ с выплаченной зарплаты (п. 3.1, 3.3 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 24.05.2016 № БС-4-11/9194).

Зарплату не выплатили на момент подачи расчета 6-НДФЛ

Зарплату, которую задержали и не выплатили на момент подачи 6-НДФЛ, в расчет не включайте. Дело в том, что сотрудник не получил доход в виде зарплаты и, возможно, не получит вовсе. После того как выплатите сотрудникам доход, подайте уточненку за период, за который зарплата начислена. Отразите зарплату и НДФЛ с нее в строках 020, 040 раздела 1 уточненного 6-НДФЛ.

Строку 070 заполните в периоде, когда зарплату выплатили и удержали налог. Раздел 2 заполните в периоде, на который выпал крайний срок уплаты НДФЛ с выплаченной зарплаты. Это подтверждают представители ФНС в своих частных разъяснениях.

Доначисленную зарплату и НДФЛ с нее включите в строки 020 и 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, за который она начислена. Датой получения такого дохода признают последний день месяца, за который организация доначислила зарплату (п. 2 ст. 223 НК). Если расчет за этот период уже сдали, подайте уточненку.

НДФЛ с доначисленной суммы включите в строку 070 расчета 6-НДФЛ в периоде, когда налог удержали. В разделе 2 покажите выплату в периоде, когда наступит предельный срок уплаты НДФЛ.

При этом укажите:

– по строке 100 – последний день месяца, за который доплатили зарплату;
– по строке 110 – день выплаты доначисленной зарплаты;
– по строке 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
– по строке 130 – сумму доплаты;
– по строке 140 – НДФЛ с доплаты.

Зарплату, которую пересчитали в меньшую сторону, и налог с нее отразите в 6-НДФЛ с учетом пересчета. Например, сотрудник предоставил в апреле больничный листок за март. Организация делает перерасчет излишне выплаченной зарплаты и удержанного НДФЛ за март.

В расчете покажите:

• по строке 020 – доход с учетом перерасчета;
  
•  строке 040 – налог с учетом перерасчета;
  
•  строке 070 – налог с учетом перерасчета;
  
•  строкам 130 и 140 – доход и удержанный налог с учетом перерасчета.

Если зарплату пересчитали после сдачи 6-НДФЛ, представьте уточненный расчет (письмо ФНС от 03.09.2019 № БС-4-11/17598@).

Когда налог удержали, но в бюджет не перечислили, 6-НДФЛ заполняют в обычном порядке, как если бы налог был перечислен вовремя. Факт уплаты налога не влияет на порядок заполнения расчета. По строке 120 указывают крайний срок уплаты НДФЛ по НК.

Инспекторы сверят срок в строке 120 и фактическую дату перечисления и оштрафуют налогового агента на 20 процентов от не перечисленной вовремя суммы НДФЛ. 

Расчет заполните в зависимости от того, приобрел ли сотрудник окончательный статус резидента России в налоговом периоде. Статус сотрудника уже не изменится, если он пробыл в России 183 календарных дня в текущем году. Произойти это может не раньше июля. 

До конца года статус может поменяться

С месяца, в котором сотрудник стал резидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 1 ст. 224 НК). Налог за прошлые месяцы пересчитывать не нужно. Доходы такого сотрудника отразите в разных листах раздела 1 – по ставкам 13 и 30 процентов.

До конца года статус не изменится

Когда сотрудник приобретает окончательный статус резидента, налог с начала года пересчитайте по ставке 13 процентов. Подавать уточненные расчеты не нужно. В разделе 1 все доходы такого сотрудника перенесите в лист со ставкой 13 процентов.

В строке 040 укажите пересчитанный налог по ставке 13 процентов, а в 070 – весь удержанный налог. Налог, излишне удержанный по ставке 30 процентов, засчитывают в счет будущих платежей.

Расчет заполните в зависимости от того, окончательно ли сотрудник утратил статус резидента России в налоговом периоде.

До конца года статус может поменяться

С месяца, в котором сотрудник стал нерезидентом, удерживайте НДФЛ по ставке 30 процентов. Налог за прошлые месяцы пересчитывать не нужно. Доходы такого сотрудника отразите в разных листах раздела 1 – по ставкам 13 и 30 процентов.

До конца года статус не изменится

Когда станет ясно, что налоговый статус работника не изменится, пересчитайте НДФЛ по ставке 30 процентов с начала года. Уточненные расчеты за предыдущие отчетные периоды не подавайте. В разделе 1 все доходы такого сотрудника перенесите в лист со ставкой 30 процентов. У работника появится долг по НДФЛ, поэтому сумма в строке 040 будет больше суммы в строке 070.

Разницу между суммами налога, рассчитанного по ставкам 30 и 13 процентов, удержите из любых денежных средств, которые организация выплачивает сотруднику (п. 4 ст. 226 НК). Если удержать невозможно, сообщите об этом в инспекцию. К примеру, если сотрудник уволился.

Поэтому в форме 6-НДФЛ укажите:

• по строке 040 раздела 1 – начисленный налог по ставке 30 процентов;
• по строке 070 раздела 1 – удержанный налог, в том числе доудержанный;
• в разделе 2 – информацию о доудержании налога.

Это следует из пунктов 3.1–4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.