Как отразить в 6-НДФЛ доходы в натуральной форме, подарки, матпомощь, матвыгоду

Когда выплаты признавать доходом, перечислять с них НДФЛ и отражать в 6-НДФЛ, зависит от вида выплаты. Такие правила следуют из подпункта 1 пункта 1, пункта 2 статьи 223, пункта 6 статьи 226 НК. В справочнике ниже – когда признать доходы, удержать и перечислить налог, а также показать в 6-НДФЛ.

Порядок заполнения 6-НДФЛ зависит от вида дохода.

Когда выдаете зарплату или ежемесячную премию в натуральной форме, включите доход и исчисленный с него НДФЛ в строки 020 и 040 раздела 1 в периоде, за который начислили доход.

Такие доходы считаются полученными в периоде, за который их начислили (п. 2 ст. 223 НК). 

Любые другие доходы в натуральной форме и налог с них включите в строки 020 и 040 раздела 1 расчета 6-НДФЛ в периоде, когда организация передала физлицу или оплатила вместо него товары, работы, услуги. Дата получения дохода – день передачи или оплаты (подп. 2 п. 1 ст. 223 НК).

Когда выдаете подарки и призы в натуральной форме, учтите особенности заполнения раздела 1. Подробно – Как отразить в 6-НДФЛ подарки.

В строку 070 НДФЛ с дохода в натуральной форме включите в периоде, когда удержали налог. Сделать это нужно при выплате любых доходов в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК).

В разделе 2 расчета доход в натуральной форме отразите за квартал, в котором наступает срок перечисления удержанного с него НДФЛ. При этом укажите:

•  по строке 100 – последний день месяца, за который начислили зарплату, ежемесячную премию, или дату передачи иного дохода в натуральной форме;
  
•  строке 110 – дату выплаты денежного дохода, с которого удержали налог;
  
•  строке 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
  
•  строке 130 – сумму дохода в натуральной форме, с которой удержали налог;
  
•  строке 140 – сумму удержанного НДФЛ.

Если до конца квартала, в котором возник доход, налог не удержали, включите его в строку 080 расчета за этот период. В этом же отчете в разделе 2 сделайте запись:

•  по строке 100 – последний день месяца, за который начислили зарплату, ежемесячную премию, или дату передачи иного дохода в натуральной форме;
  
•  строке 110 – 00.00.0000;
  
•  строке 120 – 00.00.0000;
  
•  строке 130 – сумму дохода;
  
•  строке 140 – 0.

Такой порядок следует из пунктов 3.3 и 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, и писем ФНС от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605 и от 01.08.2016 № БС-4-11/13984. Подтверждают это и представители ФНС в своих частных разъяснениях.

Денежные подарки и призы

Подарок, приз отразите в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за период, в котором выплатили такой доход. В этот день признают доход и удерживают НДФЛ.

В разделе 1 расчета в периоде выплаты укажите:

•  по строке 020 – сумму денежного подарка или приза вместе с НДФЛ;
  
•  строке 030 – сумму денежного подарка или приза, которая не облагается НДФЛ;
  
•  строке 040 – исчисленный налог;
  
•  строке 070 – удержанный налог.

В разделе 2 расчета за период, на который выпал крайний срок уплаты налога, укажите:

•  по строке 100 – дату выплаты денежного подарка или приза;
  
•  строке 110 – дату удержания налога;
  
•  строке 120 – первый рабочий день после даты по строке 110;
  
•  строке 130 – полную стоимость подарка или приза;
  
•  строке 140 – сумму НДФЛ.

Подарки и призы в натуральной форме

Подарки и призы отразите в 6-НДФЛ в общем порядке как доход в натуральной форме. При этом в строку 020 раздела 1 включите общую стоимость подарка, а в строку 030 – необлагаемую часть.

Подарки и призы в любой форме в пределах норматива

Когда доход не превышает норматив, то обязанность рассчитать и удержать НДФЛ у налогового агента не возникает. Если вы уверены, что выплата сотруднику за год не превысит необлагаемый норматив, эту сумму можно не отражать в расчете 6-НДФЛ.

В противном случае выплату лучше отразить в отчете. Это позволит правильно рассчитать НДФЛ, если в течение года налоговый агент будет неоднократно выплачивать доходы, которые частично освобождены от налогообложения.

Ведь форму 6-НДФЛ нужно составлять нарастающим итогом с начала года (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329).

Поэтому, если вы не уверены, что норматив не превысите, выплату отразите в разделах 1 и 2 расчета за период, в котором возник доход.

В расчете покажите:

•  по строке 020 – сумму дохода;
  
•  строке 030 – сумму дохода, которая не облагается НДФЛ. Та же сумма, что и по строке 020;
  
•  строке 040 – 0;
  
•  строке 070 – 0;
  
•  строке 100 – дату дохода в денежной или натуральной форме;
  
•  строке 110 – 00.00.0000;
  
•  строке 120 – 00.00.0000;
  
•  строке 130 – сумму дохода;
  
•  строке 140 – 0.

В разделе 2 укажите:

•  по строке 100 – дату выплаты матпомощи;
  
•  строке 110 – дату удержания НДФЛ. Налог удержите при выплате;
  
•  строке 120 – следующий рабочий день после удержания НДФЛ;
  
•  строке 130 – сумму матпомощи без уменьшения на вычет;
  
•  строке 140 – удержанный НДФЛ.

Такой порядок следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

Матпомощь в пределах норматива

Когда доход не превышает норматив, то обязанность рассчитать и удержать НДФЛ у налогового агента не возникает. Поэтому, если вы уверены, что выплата сотруднику за год не превысит необлагаемый норматив, эту сумму можно не отражать в расчете 6-НДФЛ. В противном случае выплату лучше отразить в расчете. Это позволит правильно рассчитать НДФЛ, если в течение года налоговый агент будет неоднократно выплачивать доходы, которые частично освобождены от налогообложения.

Ведь форму 6-НДФЛ нужно составлять нарастающим итогом с начала года (п. 3.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 21.07.2017 № БС-4-11/14329).

Поэтому, если вы не уверены, что норматив не превысите, выплату отразите в разделах 1 и 2 расчета за период, в котором возник доход.

В расчете покажите:

•  по строке 020 – сумму дохода;
  
•  строке 030 – сумму дохода, которая не облагается НДФЛ. Та же сумма, что и по строке 020;
  
•  строке 040 – 0;
  
•  строке 070 – 0;
  
•  строке 100 – дату дохода;
  
•  строке 110 – 00.00.0000;
  
•  строке 120 – 00.00.0000;
  
•  строке 130 – сумму дохода;
  
•  строке 140 – 0.

Матвыгоду показывайте в 6-НДФЛ за каждый месяц пользования займом. Дата получения дохода – последний день каждого месяца.

В раздел I расчета включите:

•  в строку 020 – сумму матвыгоды за месяцы отчетного периода, в которых сотрудник пользовался беспроцентным займом;
  
•  строку 040 – размер начисленного с нее НДФЛ;
  
•  строку 070 – удержанный НДФЛ.

В разделе 2 расчета за период, на который выпал крайний срок уплаты НДФЛ, укажите:

•  по строке 100 – последний день месяца, за который начислен доход;
  
•  строке 110 – дату выплаты дохода, с которого удержали НДФЛ, например день выплаты зарплаты;
  
•  строке 120 – следующий рабочий день после даты по строке 110;
  
•  строке 130 – сумму материальной выгоды, с которой удержали налог;
  
•  строке 140 – удержанный НДФЛ.

Если до конца квартала, в котором возник доход, налог не удержали, включите его в строку 080 расчета за этот период.

В этом же отчете в разделе 2 сделайте запись:

•  по строке 100 – последний день месяца, за который начислен доход;
  
•  строке 110 – 00.00.0000;
  
•  строке 120 – 00.00.0000;
  
•  строке 130 – сумму матвыгоды;
  
•  строке 140 – 0.

Такой порядок следует из пунктов 3.3 и 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, и писем ФНС от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605 и от 01.08.2016 № БС-4-11/13984. Подтверждают это и представители ФНС в своих частных разъяснениях.

Проверить расчет 6-НДФЛ можно с помощью интерактивного сервиса, который определяет точные даты в отчете.