Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России
Отпускные отражайте в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ в зависимости от даты выплаты дохода. Есть особенности, когда выплачиваете декабрьские отпускные, оформляете отзыв из отпуска, делаете перерасчет и доплату отпускных или перечисляете их до месяца, в котором сотрудник идет в отпуск.
Датой получения дохода признают день выплаты отпускных. Когда начисляете отпускные для расчета налога и заполнения 6-НДФЛ, не важно. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно не позднее последнего дня месяца, в котором их выплатили (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК).
В раздел 1 расчета 6-НДФЛ отпускные включите в периоде выплаты, в раздел 2 – в периоде срока уплаты налога.
Отразите отпускные в разделе 1 расчета в периоде выплаты. В строку 020 расчета включите сумму отпускных. Указывать доход нужно вместе с НДФЛ. В строке 040 покажите рассчитанный налог, а в строке 070 – удержанный.
Это следует из пункта 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
В разделе 2 покажите все отпускные, по которым срок уплаты НДФЛ пришелся на последний квартал отчетного периода.
В строке 100 укажите дату выплаты отпускных, а в строке 110 – дату удержания НДФЛ. Даты совпадут, так как налог удерживают в момент выплаты. В строке 120 поставьте последний день месяца, в котором выплатили отпускные.
Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца. В строке 130 приведите отпускные вместе с НДФЛ, а в строке 140 – удержанный налог. Выплаченные в один день отпускные включите в общий блок строк 100–140.
Это следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.
Не показывайте в разделе 2 текущего расчета отпускные, которые выплатили в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца выходной.
Отразите их в разделе 2 расчета за следующий отчетный период (письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).
Когда отпускные выплатили в одном месяце, а отпуск начался в другом, весь доход включите в расчет в периоде выплаты. Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполните в общем порядке (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК).
Если отпуск начинается в одном отчетном периоде, а заканчивается в другом, отпускные отразите в периоде выплаты. Распределять доход и НДФЛ пропорционально дням отпуска не нужно. Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполните в общем порядке.
Декабрьские отпускные, выплаченные в декабре, покажите в разделе 1 расчета за год. В 2020 году 31 декабря – рабочий день, поэтому их включите в разделы 1 и 2 расчета за 2020 год.
Когда 31 декабря – выходной день, срок уплаты НДФЛ с таких отпускных переносится на следующий год. В разделе 2 декабрьские отпускные нужно показать в расчете за I квартал следующего года. Например, так было в декабре 2018-го.
Январские отпускные, выплаченные в декабре, покажите в разделе 1 расчета за год. В 2020 году 31 декабря – рабочий день, поэтому их включите в разделы 1 и 2 расчета за 2020 год.
Порядок отражения мартовских отпускных, выплаченных в марте, зависит от того, распространяются Указы Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294 на налогового агента или нет. Разъяснения есть в письмах ФНС от 28.05.2020 № БС-4-11/8754, от 15.05.2020 № БС-4-11/8000, от 13.05.2020 № БС-4-11/7791.
Отпускные покажите в разделах 1 и 2 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта не переносится.
Отпускные покажите в разделе 1 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 12 мая. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта переносится на 12 мая. Поэтому раздел 2 заполните в расчете за полугодие.
Порядок отражения апрельских отпускных, выплаченных в марте, зависит от того, распространяются Указы Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294 на налогового агента или нет.
Отпускные покажите в разделах 1 и 2 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта не переносится.
Отпускные покажите в разделе 1 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 12 мая. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта переносится на 12 мая. Поэтому раздел 2 заполните в расчете за полугодие.
В разделе 2 отпускные и зарплату отразите как отдельные выплаты. По зарплате дата получения дохода – последний день месяца, за который ее начислили. Срок уплаты НДФЛ – следующий день за датой выплаты. По отпускным дата получения дохода – день фактической выплаты, а срок уплаты налога – последний день месяца в котором отпускные выплатили.
Хотя отпускные и зарплату вы выплатили сотруднику в один день, в разделе 2 расчета отразите их отдельными суммами.
Это подтверждают письма ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538.
| Строка раздела 2 | Отпускные | Зарплата |
| 100 | Дата выплаты отпускных | Последний день месяца, за который начислили зарплату |
| 110 | Дата выплаты отпускных | Дата выплаты зарплаты |
| 120 | Последний день месяца, в котором выплатили отпускные | Следующий рабочий день после даты выплаты зарплаты |
| 130 | Сумма отпускных | Сумма зарплаты |
| 140 | НДФЛ с отпускных | НДФЛ с зарплаты |
При доплате отпускных покажите в разделе 1 их итоговую сумму. Доход в виде отпускных считают полученным в день выплаты, поэтому в разделе 2 первоначально начисленные отпускные и доплату отразите как отдельные выплаты. Если доход пересчитали и доплатили уже после сдачи отчета, уточненку не подавайте.
При отзыве сотрудника из отпуска и перерасчете отпускных в разделах 1 и 2 отразите отпускные и НДФЛ с этой суммы с учетом корректировки. Сумму, которую сотрудник вернул, в расчет не вносите. Если расчет уже сдали, после пересчета подайте уточненку.
Сотрудник, которого отозвали на работу, использовал только часть отпуска. В остальные дни он работал и получил зарплату, поэтому отпускные и НДФЛ нужно пересчитать. Правила перерасчета вы найдете в рекомендации Как пересчитать отпускные сотрудника, досрочно отозванного из отпуска.
Больничный не повлияет на отражение отпускных в расчете, если все события произошли в одном месяце. Отпускные отразите на дату, когда их изначально выплатили. Если вы продлили сотруднику отпуск в этом же месяце, заново считать отпускные за дни болезни не нужно. Средний заработок для расчета отпускных не изменится, и сумма отпускных будет та же.
Если же часть отпуска сотрудник перенесет на другой месяц, отпускные придется пересчитать. В строках 020, 040 и 070 и разделе 2 укажите отпускные и налог с учетом пересчета.
Сумму НДФЛ, которую вернули сотруднику, покажите в строке 090 (письмо ФНС от 03.09.2019 № БС-4-11/17598@).
Когда сотрудник заболевает во время отпуска, больничный оплачивают в общем порядке. Сам отпуск надо продлить или перенести неиспользованные дни. Смотрите перечень случаев, когда ежегодный отпуск надо перенести или продлить.
Когда сотрудник увольняется до конца рабочего года, за отпуск, который он уже отгулял авансом, отпускные пересчитывают. Отпускные за неотработанное время удерживают из последней зарплаты с учетом 20-процентного ограничения.
В расчете за текущий период отразите последнюю зарплату без уменьшения на сумму удержанных отпускных. Если сотруднику вернули излишне удержанный налог, заполните строку 090 раздела 1 расчета за текущий период.
Расчеты 6-НДФЛ, в которые вошла первоначальная сумма отпускных, уточните. Подробнее – в рекомендации Как составить и сдать уточненный расчет 6-НДФЛ.
Варианты расчетов с сотрудником зависят от того, хватает ли его последней зарплаты для того, чтобы удержать из нее отпускные за неотработанные дни отпуска.
Сотрудник остается в месте командировки и оформляет отпуск. Фактически отработанные дни, отпуск и командировка – в одном месяце.
| Строка раздела 2 | Зарплата | Средний заработок за время командировки | Отпускные | Стоимость билета на обратный проезд | Суточные сверх лимита |
| 100 | Последний день месяца, за который начислили зарплату | Последний день месяца, за который начислили средний заработок | Дата выплаты отпускных | Дата оплаты билета | Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет |
| 110 | Дата выплаты зарплаты | Дата выплаты среднего заработка | Дата выплаты отпускных | Дата выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог | Дата выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог |
| 120 | Следующий рабочий день после даты выплаты зарплаты | Следующий рабочий день после даты выплаты | Последний день месяца, в котором выплатили отпускные | Следующий день после выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог | Следующий день после выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог |
| 130 | Сумма зарплаты | Сумма среднего заработка | Сумма отпускных | Стоимость билета (включая НДС) | Сумма суточных, превышающая лимит |
| 140 | НДФЛ с зарплаты | НДФЛ с суммы среднего заработка | НДФЛ с отпускных | НДФЛ со стоимости билета | НДФЛ с суммы суточных, превышающей лимит |
Отразите отпускные при увольнении как обычно. Сотрудник получает обычные отпускные, а не компенсацию при увольнении, поэтому действуют общие правила. Дата получения дохода – день выплаты отпускных, а крайний срок уплаты НДФЛ – последний день месяца.
В разделе 2 отпускные отразите в блоке строк 100–140 отдельно от окончательного расчета (письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).
Учебный отпуск отразите в 6-НДФЛ в том же порядке, что и обычный. Дата получения дохода – день выплаты. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК).
