По сотрудникам, которые были в отпуске, нужно заполнить раздел 3 РСВ. В рекомендации – как отразить в расчете по взносам переходящие отпускные и тех, кто был в отпуске за свой счет, декретном отпуске, отпуске по уходу за ребенком и др.
Сотрудник во время отпуска не перестает быть застрахованным лицом для целей обязательного пенсионного, социального и медицинского страхования. Не важно, были у него начисления во время отпуска или нет (п. 22.1 Порядка, утв. приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551). А на каждого застрахованного нужно заполнять раздел 3.
В РСВ включите работников, которые находятся как в оплачиваемых, так и в неоплачиваемых отпусках. Таким образом, в РСВ нужно отразить сотрудников в ежегодном, учебном, дополнительном, неоплачиваемом учебном отпусках. Также в расчет войдут работники в отпуске за свой счет и сотрудницы, которые получают пособия по беременности и родам и уходу за ребенком.
Страховые взносы на отпускные начисляйте в общем порядке. В каких разделах РСВ нужно отразить отпускные, смотрите в таблице.
| Раздел РСВ | Какие данные о сотрудниках в отпуске отразить |
| Раздел 1 | Отразите страховые взносы с отпускных в общей сумме всех взносов |
| Приложение 1 к разделу 1 | В подразделах 1.1, 1.2, 1.3 и 1.4 укажите:
|
| Приложение 2 к разделу 1 | Укажите:
|
| Приложение 3 к разделу 1 | Отразите пособия, которые возмещает ФСС сотрудницам, например, в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком |
| Приложение 4 к разделу 1 | Отразите пособия, которые возмещает ФСС определенным категориям граждан. Например, доплату сотруднице-чернобыльцу пособия по уходу за ребенком до 1,5 лет до двойного размера |
В разделе 3 строки заполняйте в зависимости от ситуации.
| Ситуация | Как заполнить раздел 3 |
| Сотрудник был в оплачиваемом отпуске (ежегодном, учебном, дополнительном) | Заполните подразделы 3.1 и 3.2. В подразделе 3.2 заполните строки 190, 200, 210, 220–240. В строки 210, 220–240 включите сумму выплат в пользу сотрудника за последний квартал, в том числе сумму отпускных |
| Сотрудник весь последний квартал был в отпуске за свой счет и не получал облагаемых выплат | Заполните только подраздел 3.1, подраздел 3.2 можете не заполнять. Если сотрудник не весь квартал был в отпуске без сохранения зарплаты или получал какие-либо выплаты, подраздел 3.2 заполнять обязательно |
| Сотрудница весь последний квартал была в отпуске по беременности и родам и получала только декретное пособие, которое не облагается взносами | Заполните подразделы 3.1 и 3.2. В подразделе 3.2 заполните строки 190, 200 и 210. В строке 210 отразите сумму пособия в том месяце, когда женщине его начислили. По строкам 220–240 поставьте нули |
| Сотрудница весь последний квартал была в отпуске по уходу за ребенком и получала только пособие по уходу за ребенком до полутора лет и ежемесячную компенсацию в размере 50 руб.Данные выплаты не облагаются взносами | Заполните подразделы 3.1 и 3.2. В подразделе 3.2 заполните строки 190, 200 и 210. В строке 210 отразите сумму пособия и компенсации. По строкам 220–240 поставьте нули |
Отпускные отражайте в расчете по взносам в том квартале, когда их начислили. В базу по взносам отпускные нужно включать в том месяце, когда их начислили. Покажите взносы с них в общих суммах раздела 1 и в разделе 3.
Отразите пересчитанную сумму отпускных в том периоде, когда их начислили. Возвращенную сумму отпускных нельзя считать доходом сотрудника. Скорректируйте облагаемую базу в расчете того периода, когда начислили отпускные.
Сотрудница во время декрета остается застрахованным лицом для целей обязательного пенсионного, социального и медицинского страхования. Сотрудниц, которые в течение квартала были в отпуске по беременности и родам, отразите в разделе 3 расчета по страховым взносам. Также в приложениях к разделу 1 укажите данные о численности и отразите выплаченные пособия.
Сотрудник во время отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет или до 3 лет остается застрахованным лицом. Данные о численности таких сотрудников и выплаченные им пособия отразите в приложениях к разделу 1 и в разделе 3.
Персональные данные отразите в подразделе 3.1 раздела 3, если в течение квартала сотрудник был в отпуске без сохранения зарплаты. Если никаких начислений в его пользу не было, подраздел 3.2 можете не заполнять. Так предусмотрено пунктом 22.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551.
Включите в РСВ стоимость путевок, которые организация приобрела для сотрудника. Неважно, будет ли ФСС компенсировать эти расходы или нет, – с этих сумм нужно начислить страховые взносы в общем порядке. В РСВ стоимость путевок отразите в тех же разделах, что и другие облагаемые страховыми взносами выплаты.
Не отражайте в РСВ путевки для детей и других членов семьи сотрудника. Эти физлица не состоят в трудовых отношениях с организацией, поэтому страховые взносы на такие компенсации начислять не нужно.
Компенсацию за неиспользованный отпуск работодатель начисляет и выплачивает в день увольнения сотрудника. Страховые взносы на такие выплаты начисляйте в общем порядке. А значит, в РСВ компенсацию за неиспользованный отпуск отразите в тех же разделах, что и другие облагаемые страховыми взносами выплаты. Те же правила действуют и для компенсации за неиспользованный отпуск, которая не связана с увольнением.
