Даже если в бухгалтерии все безупречно знают требования к документам по НДС, от внешних ошибок вы не застрахованы. Контрагенты могут выставить счет-фактуру по старой форме или неверно заполнить какие-то реквизиты.
Когда регистрируете счет-фактуру, вводите его реквизиты в точности, как в оригинале документа. Номер и дата счета-фактуры должны быть одинаковыми у покупателя и продавца. Если введете неверные данные, то ошибка из книги покупок потом перейдет в декларацию. При автоматической проверке система выдаст расхождения с данными контрагента. И хотя к отказу в вычете такие ошибки не приведут, придется тратить время на пояснения в ИФНС.
ИНН и наименование продавца должны соответствовать данным регистрационных документов. Ошибки в этих реквизитах тоже приведут к расхождениям. Программа ИФНС при сверке счетов-фактур не найдет контрагента и выдаст ошибку. Придется подавать пояснения. Поэтому, если есть сомнение в правильности данных, сверьтесь через сайт ФНС России. С помощью этого сервиса вы легко сможете проверить ИНН и точное наименование компании.
Здесь вам нужно проверить показатели в графах 15 и 16 книги покупок. Стоимость покупки, которую вы отражаете в графе 15 книги покупок, должна быть равна сумме, указанной в графе 9 счета-фактуры. А графа 16 книги покупок должна быть равна графе 8 счета-фактуры. Не забудьте, что с 1 января 2019 года вместо 18-процентной ставки НДС действует ставка 20 процентов.
Учитывайте особенность заполнения книги покупок при частичном вычете. В этом случае в графе 15 стоимость товаров (работ, услуг) нужно отразить в полной сумме, а в графе 16 показать только ту сумму НДС, которую вы предъявляете к вычету в отчетном квартале. Очень часто здесь допускают ошибку: указывают в графе 15 неполную стоимость покупки. В итоге при автоматической проверке инспекторы выявляют расхождения.
Чтобы застраховать себя от ошибок, проводите сверку с контрагентами. Направляйте им данные из книги покупок, чтобы они сопоставили их с данными из своей книги продаж. Если выявятся расхождения, исправьте ошибки.
Сверку можно делать ежемесячно, а можно раз в квартал до срока сдачи декларации. Главное – сделать это до сдачи декларации. Тогда можно избежать пояснений на требование инспекции или корректировки декларации.
