Распространена ситуация, когда задолженность за дебитора гасит третье лицо. Однако из письма Минфина России от 12.10.2010 №03-11-11/262 следует, что «упрощенцам» это может выйти боком. Поясню на примере. Компания купила нежилое здание для своих нужд.
Все документы были оформлены верно, но за недвижимость заплатил не предприниматель, владеющий компанией, а другое лицо. Чиновники Минфина полагают, что нет, ссылаясь на пункт 2 статьи 346.17 НК РФ. В нем написано, что расход признается, когда прекращается обязательство покупателя перед продавцом, а каким именно способом, в статье не сказано. Но при этом и не указано, что покупатель должен погасить долг лично.
Если Вы оказались в подобной ситуации, советую Вам привести несколько аргументов. Во-первых, сошлитесь на пункт 1 статьи 313 ГК РФ, в которой говорится, что исполнение обязательства может быть возложено должником на третье лицо. Во-вторых, укажите: если стороннее лицо, которое должно Вам, перечисляет за Вас деньги продавцу имущества, это нисколько не противоречит пункту 2 статьи 346.17 Налогового кодекса.
Контролеры почему-то считают, что сотрудникам компаний на «упрощенке» совершенно необязательно создавать комфортные условия. Пример – письмо Минфина России от 01.02.2011 №03-11-11/22, в котором говорится, что затраты на покупку питьевой воды для кулера в расходах учитывать нельзя. Чиновники вновь напоминают: перечень затрат в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ закрытый, и о приобретении питьевой воды там не говорится.
Как и в большинстве подобных ситуаций, Вашей фирме помогут только судьи. Имеется постановления ФАС Уральского округа от 06.10.2008 №Ф09-7032/08-С3 и от 18.07.2007 №Ф09-5444/07-С3. Суд решил: так как затраты на обеспечение нормальных условий труда обязательны, то они экономически обоснованны и их вполне можно признать в составе расходов.
В случае возникновения спорной ситуации можно ссылаться и на то, что затраты на покупку питьевой воды для работников относятся к подпункту 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса как материальные расходы, а такие расходы включаются в состав затрат компаний на «упрощенке» согласно подпункту 5 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Как и большинство обычных фирм, компании, использующие УСН, страдают от расплывчатой формулировки пункта 1 статьи 252 НК РФ. Вот пример: фирма проводит семинары, которые длятся весь день.
Однако и с этим стоит поспорить. Кофе-паузы были введены, чтобы клиенты продолжали приходить на семинары и оплачивать их. Без этого, возможно, компания не будет иметь доход или его размер сильно уменьшится. А значит, подобные расходы экономически обоснованны.
Лучший вариант в такой ситуации – нигде в документах не использовать слово «безвозмездно», а указать, что оплата кофе-паузы включена в стоимость семинара (при этом его цену вовсе не обязательно увеличивать). При таком варианте финансистам просто не к чему будет придраться.
Еще одна спорная ситуация – когда налоговые органы пытаются исключить из состава расходов услуги по ведению бухгалтерского учета, хотя этот вид услуг прямо указан в подпункте 15 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ.
Компании на «упрощенке», как правило, небольшие, и им выгоднее привлекать для ведения бухгалтерии аутсорсинговые фирмы. Более того, достаточно часто в маленьких компаниях обязанности главбуха берет на себя лично Генеральный Директор, а со сторонней фирмой заключается договор на ведение бухучета. То есть фактически функции главбуха дублируются. Ссылаясь на это обстоятельство, налоговики нередко пытаются исключить из расходов траты на услуги по ведению бухучета.
Во-первых, надо оформить передачу сторонней фирме функций ведения бухучета внутренним приказом и закрепить это в положении об учетной политике. В штатное расписание компании должность главбуха включать не нужно. Таким образом, не будет дублирования функций.
Во-вторых, в договоре с аутсорсинговой фирмой должны быть четко описаны предмет и существенные условия сотрудничества (объем оказываемых Вашей компании услуг, алгоритм вычисления стоимости и порядок оплаты, права и обязанности сторон, срок действия договора). Также нужно указать, что на аудиторскую фирму возлагаются функции главного бухгалтера. Отдельным разделом можно закрепить порядок подписания первичных учетных документов и отчетности.
В-третьих, акт приема-передачи услуг должен содержать перечень услуг за определенный период, их количество, цены за единицу и общую стоимость. Акты обязательно надо заверить печатями и подписями сторон.