В расходы вы вправе включить половину от суммы долга, просрочка по которому составила от 45 до 90 дней. Если контрагент задерживает платеж больше чем на 90 дней, то за счет резерва сможете учесть всю сумму долга с учетом НДС. Но помните о лимите.
По итогам отчетных периодов это наибольшая из двух величин на ваш выбор: 10 процентов от выручки либо за предыдущий налоговый период, либо за текущий отчетный период (п. 4 ст. 266 НК).
Возможность использовать резерв по сомнительным долгам пропишите в учетной политике для целей налогообложения. Помните, что менять ее можно только с начала нового налогового периода (ст. 313 НК). Поэтому изменения внесите задним числом, с 1 января.
Проведите ревизию дебиторской задолженности. Это позволит выявить долги с истекшим сроком, которые можно будет списать в расходы и снизить налог на прибыль (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК).
Долги с истекшим сроком исковой давности можно списать в расходы по налогу на прибыль.
Проведите инвентаризацию долгов, составьте акт. Приложите первичку, подтверждающую наличие долга. Это могут быть, к примеру, товарные накладные, акты, платежки. Для обоснования расчета срока давности составьте бухгалтерскую справку. Подпишите у директора приказ на списание задолженности.
Внеплановая инвентаризация позволит вам выявить порчу, истечение срока годности или недостачу товаров на складе. Стоимость таких позиций сможете учесть в составе внереализационных расходов, если невозможно определить виновное лицо или причина недостачи — форс-мажорные обстоятельства (ст. 265 НК).
Издайте приказ об инвентаризации, в котором установите содержание проверки, ее объем, порядок и сроки.
Отсутствие виновных лиц подтвердите документом уполномоченного ведомства. Это может быть, к примеру, постановление о прекращении уголовного дела в связи с невозможностью установления виновного лица, выданное полицией. Утрату в результате форс-мажорных обстоятельств также подтвердите официальным документом.
Проинвентаризируйте свою кредиторскую задолженность. Проверьте, нет ли долгов, по которым подходит к концу срок исковой давности. Обычно это три года с даты, когда закончился срок исполнения обязательства (ст. 196, п. 2 ст. 200 ГК).
Если этот срок закончится, вы будете обязаны включить долг в состав налоговых доходов (п. 18 ст. 250 НК). А значит, заплатите больше налога на прибыль.
Свяжитесь с контрагентом и предложите ему составить акт сверки. Подробно распишите в нем основания возникновения задолженности. Подготовьте документы, на основании которых она возникла. Подписи на готовом акте должны поставить руководители или другие уполномоченные на это лица обеих компаний.
