Документы, которые подтвердят сезонные расходы

Олег Хороший начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

 

В налоговом учете надо обосновать сезонные расходы на покупку обогревателей, мытье окон, вакцинацию сотрудников, замену и хранение шин для служебных автомобилей, увеличение норм ГСМ, расходы на спортинвентарь и велопарковку, зимнее обустройство территории.

Для этого недостаточно одних платежных поручений и договоров. Для налоговых инспекторов важно подтвердить, что расходы связаны с вашей деятельностью. Для этого составьте еще и внутренние документы: приказы, справки, акты, которые подтвердят необходимость затрат.

 

Приказ и согласие на вакцинацию сотрудников

 

Приказ о проведении вакцинации и письменные согласия от сотрудников подтвердят, что расходы связаны с деятельностью организации. Укажите в документах основания и сроки проведения вакцинации.

Большинство работодателей проводят вакцинацию сотрудников добровольно. Обязательную вакцинацию проводят для сотрудников, которые заняты в определенных сферах деятельности и входят в группы повышенного риска. Например, это медицинские и педагогические работники, работники предприятий торговли, общественного питания, транспорта.

 

Обязательную вакцинацию также проводят по прямой рекомендации государственных учреждений здравоохранения. Например, с наступлением осенне-зимнего сезона в организацию может поступить предписание из соответствующего учреждения, в частности Роспотребнадзора (п. 11.2 Санитарно-эпидемиологических правил СП 3.1.2.3117-13, утв. постановлением главного санитарного врача от 18.11.2013 № 63, ст. 11 Закона от 30.03.1999 № 52-ФЗ).

 

Как обосновать и оформить

  • пропишите обязанность работодателя проводить вакцинацию в разделе «Охрана труда» коллективного договора;
  • издайте приказ о проведении вакцинации с указанием конкретных сроков;
  • получите письменное согласие от сотрудников, которым будут делать прививки.

 

При расчете налога на прибыль расходы на вакцинацию можно учесть на основании:

  • подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК как расходы на обеспечение нормальных условий труда в соответствии с условиями коллективного договора;
  • подпункта 16 статьи 255 НК, если вакцинация проводится в рамках договора добровольного медицинского страхования;
  • подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК, если обязанность провести вакцинацию установлена законом.

 

Акт для установки обогревателей

 

Необходимость покупки новых или дополнительных обогревателей поможет обосновать акт о том, что температура в помещении ниже нормы. Температура воздуха в рабочих помещениях в холодный период должна соответствовать оптимальным величинам.

Например, для сидячей работы с незначительным физическим напряжением оптимальная температура воздуха в холодное время года 22–24 °C (таблица 1 СанПиН 2.2.4.548-96.2.2.4). Если центральной системы отопления не хватает, чтобы поддерживать температуру по нормативам, устанавливают дополнительные автономные обогреватели.

Оптимальную температуру для разных видов работ смотрите на схеме:

 

При расчете налога на прибыль стоимость обогревателей можете учесть в расходах на нормальные условия труда.

 

Такой вывод есть в письме Минфина и от 03.10.2012 № 03-03-06/2/112. Несмотря на давность письма, выводы в нем актуальны и сейчас.

 

Обогреватели стоимостью не больше 100 000 руб. учтите в расходах сразу в полной сумме на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК. Если они дороже 100 000 руб., то списывайте затраты через амортизацию.

Обосновать расходы можно тем, что улучшать условия и охрану труда – обязанность работодателя. Типовой перечень мероприятий для этого – в приказе Минздравсоцразвития от 01.03.2012 № 181н. Под пунктом 15 значится: «устройство новых и реконструкция имеющихся отопительных и вентиляционных систем в производственных и бытовых помещениях».

 

На упрощенке учесть расходы на обогреватели не получится. Расходы на улучшение условий труда отсутствуют в перечне, установленном в пункте 1 статьи 346.16 НК. Такой вывод Минфин сделал в письме от 26.01.2007 № 03-11-04/2/19, и он по-прежнему актуален.

 

Приказ и акт, чтобы увеличить нормы ГСМ

 

Приказ и акт обоснуют сезонное увеличение нормативов расхода ГСМ. Зимой возрастают расходы на топливо, поэтому не забудьте увеличить и норматив расходов по ГСМ для целей налогового учета.

Применяйте повышающие коэффициенты, которые установил Минтранс. Коэффициенты Минтранса учитывают не только марку автомобиля, но и регион, время года, тип местности, использование обогревателя и другие. Если компания не укладывается в нормы Минтранса, она вправе разработать собственные для зимы и лета.

 

Учесть расходы на ГСМ в пределах новых повышенных нормативов могут как организации на общем режиме налогообложения, так и на УСН с объектом «доходы минус расходы».

 

Об учете расходов на ГСМ:

  • обязательно ли использовать нормы Минтранса;
  • как увеличить норматив расходов.

 

Акты для смены автошин

 

Акты на списание автошин, о сезонной замене автомобильных шин и карточка учета работы автомобильной шины обоснуют реальность расходов на их покупку и замену. В большинстве регионов в октябре приходит время менять резину на служебных автомобилях – с летней на зимнюю. Дополнительно возможны расходы на замену шин и на покупку новых, если предыдущие пора списывать.

 

Приказ для зимнего обустройства территории

 

Увеличение расходов на содержание территории поможет обосновать приказ для улучшения пешеходных и подъездных зон в зимнее время. С выпадением снега появятся дополнительные расходы на его уборку.

Чтобы обезопасить пешеходные зоны, которые относятся к территории работодателя, используют как реагенты, так и специальный инвентарь, а иногда и снегоуборочную технику.

 

При расчете налога на прибыль важно обосновать расходы на уборку снега:

  • требованиями СанПин. Например, пунктом 4.9 СанПиН 2.3.4.551-96.2.3.4. Схожие правила установлены и для других отраслей;
  • региональным законодательством. Например, пунктом 10.11 Правил, утвержденных постановлением правительства Москвы от 09.11.1999 № 1018 и статьей 68 Закона Московской области от 30.12.2014 № 191/2014-ОЗ;
  • созданием нормальных условий труда. Такие требования есть в статьях 163 и 212 ТК.

 

На упрощенке учесть расходы на уборку крыш и прилегающих территорий от снега и наледи не удастся. Такие затраты не включены в перечень расходов по УСН, который установлен в пункте 1 статьи 346.16 НК (письмо Минфина от 20.02.2012 № 03-11-06/2/27).

 

Право учесть подобные затраты как материальные расходы удавалось доказать только в суде (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 03.02.2010 по делу № А46-13159/2009).

 

Приказ на установку велопарковки около офиса

 

Расходы на установку велопарковки около офиса можно учесть при расчете налога на прибыль, если они непосредственно связаны с производственной деятельностью компании. Предположим, компания занимается доставкой товаров и имеет свою курьерскую службу.

Она приобрела и установила на прилегающей к офису территории велопарковку. Ее используют курьеры организации и клиенты – физические лица, которые получают товар в офисе организации.

В этом случае парковка необходима, во-первых, для того, чтобы обеспечить сохранность имущества компании и ее клиентов. Во-вторых, это оборудование, предназначенное для эффективной работы по доставке товаров клиентам. Расходы на парковку экономически обоснованны, так как направлены на увеличение потока клиентов и доходов организации.

Производственная велопарковка – это не объект внешнего благоустройства. Поэтому к расходам на такую парковку неприменим запрет на амортизацию из подпункта 4 пункта 2 статьи 256 НК.

 

Отразите все эти аргументы в приказе на установку велопарковки. Тогда затраты можно будет признать либо как материальные расходы, либо через амортизацию (ст. 254, 256 НК).

 

Если установка велопарковки не связана с коммерческой деятельностью организации и представляет собой объект внешнего благоустройства, расходы на нее не учитывайте.

 

Приказ и акт на хранение сезонной техники и автошин

 

Некоторые компании сдают зимнюю технику и автошины на хранение в специализированные организации. Это нужно, если у компании нет своего помещения для хранения спецтехники и автомобильных шин, которые временно не используются.

Четко укажите эту причину в приказе руководителя о затратах на хранение. Это поможет учесть эти затраты при расчете налога на прибыль – как расходы на содержание служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Помимо такого приказа, договора и акта выполненных услуг важно иметь правильно оформленные акты о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение. В них должны быть четко указаны наименования всех вещей, которые компания передала на склад специализированной компании.

 

Такие акты подтверждают, что услуги по хранению были реальными, а не фиктивными (постановление ФАС от 17.06.2010 № КА-А40/5793-10).

 

Приказ и акт на расходы по мытью окон

 

Если в штате компании есть уборщики, то покажите в документах, зачем для мытья окон нужно было привлекать специализированную клининговую компанию. Например, услуги, которые выполнил сторонний подрядчик, не входят в обязанности штатных уборщиков.

Или у штатных уборщиков нет навыков и оборудования, которые нужны для особой работы. Ведь для мытья окон с внешней стороны здания обычно привлекают промышленных альпинистов со спецоснасткой.

 

Укажите эти причины в приказе руководителя и перечислите виды работ в акте выполненных работ. Эти документы подтвердят, что расходы на сезонную мойку окон экономически обоснованны (постановление ФАС Московского округа от 18.01.2013 № А40-32442/12-129-151).

 

Если оплатили мытье окон в арендуемом помещении, то посмотрите, что написано в договоре. Обычно по договору арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии.

Для этого он может проводить в них любую необходимую уборку и учитывать затраты на нее в расходах (постановление ФАС Московского округа от 18.02.2013 № А40-30193/12-129-142). Не учитывайте расходы, только если в договоре напрямую прописано, что мыть окна обязан арендодатель.

Бывает, что закон города возлагает обязанность мыть фасады и окна на собственников зданий. В этом случае арендодатель вправе учесть расходы на мойку окон при расчете налога на прибыль.

 

Стандартные условия договора о том, что арендатор обязан содержать помещения в надлежащем состоянии, не помеха (постановление ФАС Поволжского округа от 03.03.2009 № А12-15054/2008).

 

Приказ на установку спортивного оборудования рядом с офисом

 

Расходы на установку спортивного оборудования рядом с офисом можно учесть при расчете налога на прибыль, только если они непосредственно связаны с производственной деятельностью работников.

Например, компания организует спортивные мероприятия или оказывает услуги по охране, и ей в связи с этой производственной деятельностью нужна спортивная площадка для физических тренировок персонала. В этом случае расходы на спортивный инвентарь экономически обоснованны (п. 1 ст. 252 НК).

Их можно учесть для налоговых целей либо как материальные расходы (ст. 254 НК), либо как расходы на основные средства через амортизацию (ст. 256, 257 НК), либо как прочие расходы на нормальные условия труда (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК).

Если расходы на спортинвентарь непосредственно не связаны с производственной деятельностью работников, при расчете налога на прибыль их не учитывайте. Например, нельзя списать расходы на спортивную площадку рядом с офисом для административных работников.

 

Это следует из пункта 29 статьи 270 НК. Она запрещает учитывать расходы на занятия в спортивных секциях, кружках или клубах, а также другие аналогичные расходы в пользу работников, в том числе расходы на спортинвентарь (письма Минфина от 27.11.2017 № 03-03-06/1/78341, от 13.10.2017 № 03-04-06/67116, от 14.04.2017 № 03-03-06/1/22241 и от 16.12.2016 № 03-03-06/1/75464).

Добавить комментарий

Закрыть меню