Что проверить в счете-фактуре от продавца: на отгрузку и на аванс
Как рассчитать и заплатить утилизационный сбор

Что проверить в счете-фактуре от продавца: на отгрузку и на аванс

Ольга Цибизовадействительный государственный советник РФ 3-го класса

Чтобы заявить вычет НДС, нужен правильно оформленный счет-фактура. Это одно из обязательных условий для вычета.

 

Для вычета нужно выполнить и другие обязательные условия. Но на практике именно из-за счетов-фактур с ошибками налоговые инспекторы чаще всего отказывают в вычете по НДС.

 

Какие счета-фактуры бывают

 

Продавец при реализации обязан выставить покупателю счет-фактуру на отгрузку. Кроме этого, выставить вам могут и счета-фактуры на аванс, исправленные или корректировочные документы. Разобраться в этих документах поможет таблица ниже.

 

Когда и какие счета-фактуры выставлять

Ситуация Особенности оформления документа Основание
Обычный счет-фактура
Отгрузка товаров, выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав. В том числе:

– посредником. Он может выставить счет-фактуру от своего имени или перевыставить документ поставщика;
– участником совместной деятельности (простого товарищества). Причем, когда реализация идет в рамках такой деятельности, не имеет значения применяемая продавцом система налогообложения.

Подпункт 1 пункта 1 статьи 167, пункты 5, 6статьи 169, статья 172 НК и приложение 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Если по договору поставки или купли-продажи покупатель продает поставщику ранее приобретенный у него товар, он оформляет счет-фактуру на обратную реализацию Письма Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171, от 15.04.2019 № 03-07-11/26696, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208, от 08.04.2019 № 03-07-09/24636, ФНС от 24.05.2019 № СД-4-3/9907, от 29.05.2019 № СД-4-3/10321, от 23.10.2018 № СД-4-3/20667
Счет-фактура на аванс
При полной или частичной предоплате в счет будущих поставок чего-то.

Так поставщики обязаны поступать почти всегда. Есть только несколько исключений, когда можно не выставлять счет-фактуру на аванс

Счет-фактуру составляют по типовой форме. Однако заполняют в ней не все реквизиты. В частности, прочерки ставят в строках и графах с данными:
– о грузополучателе;
– грузоотправителе;
– цене, единицах измерения и количестве товаров, работ, услуг, поставка, оказание или выполнение которых предстоит
Подпункт 2 пункта 1 статьи 167, пункты 5.1 и 6статьи 169, пункт 9 статьи 172 НК и приложение 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Корректировочный счет-фактура
Когда стороны принимают решение:

  • об изменении цены. Например, когда предоставлена скидка;
  • при уточнении количества отгруженных товаров и объема выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Например, если при приемке была выявлена недостача в поставке или часть товаров не была принята на учет

Вычет по корректировочному счету-фактуре может применить:

  • покупатель – когда показатели увеличились;
  • поставщик – если показатели уменьшились.

К вычету принимают НДС с разницы между суммами налога, начисленными до и после изменения. Такой порядок установлен НК.

Для корректировочного счета-фактуры своя форма. В этом документе указывают, какой счет-фактуру корректируют, данные до и после изменения, величину корректировки. Если за один день с одним контрагентом было произведено множество уточнений, разрешено оформить единый корректировочный счет-фактуру.

Обязательным условием будет наличие первичного документа, подтверждающего согласие или факт уведомления покупателя, – договора или другого соглашения

Пункты 5.2 и 6 статьи 169, пункт 13 статьи 171, пункт 10статьи 172 НК и приложение 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137
Если покупатель возвращает товар, поставщик оформляет корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости и количества отгруженных товаров Письма Минфина от 04.02.2019 № 03-07-11/6171, от 15.04.2019 № 03-07-11/26696, от 10.04.2019 № 03-07-09/25208, от 08.04.2019 № 03-07-09/24636, ФНС от 24.05.2019 № СД-4-3/9907, от 29.05.2019 № СД-4-3/10321, от 23.10.2018 № СД-4-3/20667
Исправленный счет-фактура
При выявлении существенных ошибок в первоначальном документе. Исправления подтверждают подписями ответственных лиц с указанием даты внесения правок Правки вносят в счет-фактуру любой формы. Оформляют их отдельно.

Реквизиты указывают в общем порядке

Приложения 1 и 2 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137

 

Вместо счета-фактуры продавец может выдавать универсальный передаточный документ (УПД) с признаком «1». Этот документ, так же как и счет-фактура, может быть основанием для вычета.

Подробнее о ситуациях, когда и как применяют УПД, как его регистрировать и на что обратить внимание в его оформлении, смотрите в рекомендации Как применять универсальный передаточный документ (УПД).

С 2018 года при реализации металлолома, вторичного алюминия и сырых шкур животных НДС платят не продавцы, а покупатели – налоговые агенты (п. 8 ст. 161 НК). Оформление и регистрация счетов-фактур по таким операциям имеет некоторые особенности. ФНС разъяснила их в письме от 16.01.2018 № СД-4-3/480. Подробнее об этом см. Как платить НДС при реализации металлолома.

Счета-фактуры любой формы могут вам выставить одним из двух способов: на бумаге или в электронном виде.

 

Как выставить счет-фактуру

 

Счета-фактуры выставляют на бумаге или в электронном виде. Счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней.

Электронным способом может воспользоваться только тот продавец, который получит от вас согласие. Кроме того, ваши с контрагентом средства приема, обмена и обработки должны быть совместимы. Необходимо обеспечить их соответствие установленным форматам и порядкам. Об этом сказано в абзаце 2пункта 1 статьи 169 НК.

Выставляют и получают счета-фактуры в электронном виде в порядке, который утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Электронные форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры утверждены приказами ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155 и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. С 19.07.2019 налоговики формат счета-фактуры обновили. Например, добавили ставки 20 процентов и 20/120 (приказ ФНС от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176).

Бумажные формы обычного и корректировочного счета-фактуры, а также правила их заполнения утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Какие ошибки и дополнения допустимы в счете-фактуре

 

Если счет-фактура составлен верно и по нужной форме, то налоговые инспекторы не вправе отказать в вычете. Но при условии, что в документах есть:

  • все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктами 5, 5.1 и 5.2 статьи 169 НК;
  • подписи лиц, указанных в пункте 6 статьи 169 НК.

Не преграда вычету и некоторые ошибки в счетах-фактурах, но только если они не мешают идентифицировать:

  • стороны сделки – продавца и покупателя или исполнителя и заказчика;
  • наименование и стоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав;
  • налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.

Такой порядок предусмотрен в абзаце 2 пункта 2 статьи 169 НК.

При этом указание стоимости товаров, работ, услуг, имущественных прав или суммы НДС с арифметическими ошибками допустимой ошибкой не будет. По такому счету-фактуре принять НДС к вычету нельзя. Такие разъяснения даны в письме Минфина от 30.05.2013 № 03-07-09/19826.

Дополнительные требования к оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, необходимо выполнять неукоснительно. Даже если эти требования прямо не прописаны в пунктах 5, 5.1, 5.2 и 6 статьи 169 НК.

Понять, какие ошибки контролеры сочтут незначительными для вычета, поможет таблица Опасные и безопасные ошибки в счетах-фактурах.

Налоговые инспекторы не вправе отказать в вычете НДС и по счетам-фактурам, в которых помимо обязательных реквизитов указаны дополнительные сведения или показатели. Например, если, кроме почтового адреса продавца, в счете-фактуре приведен адрес его электронной почты или контактные телефоны.

При этом можно вносить в счета-фактуры дополнительные реквизиты. Даже отдельные графы. Однако это разрешено, только если установленная форма и все ее реквизиты изменены не будут. Такой порядок предусмотрен пунктом 9 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Аналогичные разъяснения в письмах Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17 и ФНС от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915.

Ситуация: можно ли принять к вычету НДС, если в счете-фактуре, полученном от продавца, введены дополнительные реквизиты, характеризующие параметры поставки

Что проверить в счете-фактуре на отгрузку

 

Форма счета-фактуры и правила ее заполнения утверждены в приложении 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Вот полный перечень реквизитов, которые продавец обязательно должен заполнить в счете-фактуре на отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы или переданные имущественные права:

  • порядковый номер и дата составления;
  • наименование, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя или исполнителя и заказчика;
  • наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя – только на отгруженные товары;
  • номер платежного поручения или другого платежно-расчетного документа – если оплата прошла до отгрузки;
  • наименование отгруженных товаров или описание выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав, единицы их измерения, когда их можно определить;
  • количество отгруженных товаров или объем выполненных работ и оказанных услуг в указанных единицах измерения, когда их можно определить;
  • наименование валюты;
  • идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) – при поставках по госзаказам;
  • цена за единицу измерения, при возможности ее указания, по договору без учета налога. В случае применения государственных регулируемых цен – с учетом суммы налога;
  • стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав без налога;
  • сумма акциза по подакцизным товарам;
  • налоговая ставка;
  • сумма налога, предъявленная покупателю исходя из указанных налоговых ставок;
  • стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
  • страна происхождения товара – только для импортных товаров;
  • регистрационный номер таможенной декларации – только для импортных товаров;
  • код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС – при вывозе товаров в страны Евразийского экономического союза.

Это следует из положений пунктов 5 и 6 статьи 169 НК.

Номер и дата составления счета-фактуры

 

Номер и дату составления счета-фактуры указывают в строке 1.

Нумеровать счета-фактуры поставщики вправе в том порядке, который утвержден в их учетной политике. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания с начала каждого календарного года. Но может быть предусмотрен и другой порядок. Главное, чтобы нумерация была возрастающей и сквозной.

Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ или передачи имущественных прав. Эту дату и указывают в строке 1.


Это следует из положений подпункта «а» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 и пункта 3 статьи 168 НК.

Если в первичный счет-фактуру вносят исправления, то в строке 1а исправленного счета-фактуры указывают порядковый номер внесенного в первичный счет-фактуру исправления и дату внесения этого исправления. При составлении первичных счетов-фактур в этой строке вместо номера и даты проставляют прочерки. Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Сведения о продавце

 

В счете-фактуре продавца проверьте, насколько правильно и достоверно в нем отражены реквизиты данного поставщика.

В строке 2 «Продавец» поставщик должен указать свое полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами. Предприниматели указывают свои фамилию, имя и отчество. В строке 2а «Адрес» поставщик отражает свой адрес, указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в пределах местонахождения юридического лица (местожительства предпринимателя). Фактический адрес, который отличается от прописанного в реестре, Минфин рекомендует указывать в дополнительных строках (письмо Минфина от 21.12.2017 № 03-07-09/85517). В строке 2б проставляют ИНН и КПП продавца.



В реестре элементы адреса, например, «город», «улица», «дом», обычно указывают полностью, без сокращений. Однако ни НК, ни постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не запрещают оформлять документы с использованием общепринятых сокращений. Поэтому в строке 2а можно указывать как полные элементы адреса, так и сокращенные.

Например, «г.» вместо «город», «ул.» вместо «улица», «д.» вместо «дом». Использование общепринятых сокращений не является ошибкой, которая мешает налоговой инспекции идентифицировать продавца, а следовательно, не может быть основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письма Минфина от 17.01.2018 № 03-07-09/1637, от 12.01.2018 № 03-07-09/709, от 18.12.2017 № 03-07-11/84460, от 08.11.2017 № 03-07-09/73536 и № 03-07-09/73538).

Не будет нарушения и в тех случаях, если в адресе есть такие недочеты:

– грамматические, орфографические, синтаксические ошибки и технические дефекты, которые не искажают адрес (письма Минфина от 17.01.2018 № 03-07-09/1846, от 08.11.2017 № 03-07-09/73405 и № 03-07-09/73536, от 11.10.2017 № 03-07-09/66329). Например:
1) почтовый индекс не в начале, а в конце строк для адреса;
2) смена местами слов в названии улицы в адресе;
3) опечатки, описки («уд. Лесная» вместо «ул. Лесная»);
4) замена слова «помещение» на «офис» (письмо Минфина от 29.01.2018 № 03-07-09/4554);

– частично заглавные буквы, а частично прописные (письма Минфина от 09.11.2017 № 03-07-14/73658, от 08.11.2017 № 03-07-09/73405 и № 03-07-09/73538);

– не указали наименование упраздненного муниципального района (письмо Минфина от 15.12.2017 № 03-07-09/84086);

– название страны в адресе: Российская Федерация, Россия или РФ, хотя в реестре страны нет (письма Минфина от 20.11.2017 № 03-07-14/76455, от 15.11.2017 № 03-07-09/75380, от 08.11.2017 № 03-07-09/73404).

 

 

Такой порядок предусмотрен подпунктами «в»–«д» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Продавец – крупнейший налогоплательщик должен проставить КПП, который присвоен ему по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (пятый и шестой знаки КПП – 50). Но даже если он укажет КПП, присвоенный ему по местонахождению организации, то эта ошибка не помешает покупателю заявить вычет налога по данному счету-фактуре (письмо ФНС от 07.09.2015 № ГД-4-3/15640). Подробнее читайте Опасные и безопасные ошибки в счетах-фактурах.

Грузоотправитель и грузополучатель

 

Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» продавец заполняет только при реализации товаров.

Если продавец и грузоотправитель – одно и то же лицо, в строке 3 поставщик может написать «он же». Если вместо этого продавец вновь укажет свои данные (полное или сокращенное наименование, почтовый адрес), нарушением правил составления счетов-фактур это не является (письмо Минфина от 01.09.2009 № 03-07-09/44).

 

 

Если продавец и грузоотправитель – разные лица, то в строке 3 указывают полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя, как в его учредительных документах.

Строку 3 «Грузоотправитель и его адрес» можно заполнить на основании аналогичного реквизита накладной по форме № ТОРГ-12 (письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-07-14/54). В частности, такой вариант применяется, если продавец поставляет товары на условиях самовывоза (письмо Минфина от 15.09.2014 № 03-07-РЗ/46026).

 

 

В строке 4 «Грузополучатель и его адрес» продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с его учредительными документами и его почтовый адрес. Такой порядок действует независимо от того, будет грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.

 

 

При составлении счета-фактуры на выполненные работы или оказанные услуги в строках 3 и 4 нужно поставить прочерки.

 

Об этом сказано в подпунктах «е» и «ж» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Платежно-расчетные реквизиты

 

Строку 5 «К платежно-расчетному документу» продавец должен заполнить, если отгружает товары в счет ранее полученной предоплаты. В строке 5 указывают:

  • номер и дату платежно-расчетного документа (документов) покупателя или заказчика, которым был перечислен аванс – полная или частичная предоплата;
  • номер и дату кассового чека – при реализации за наличный расчет.

 

В строке 5 ставят прочерк:

  • если предоплаты не было (подп. 4 п. 5 ст. 169 НК);
  • если аванс был перечислен в день отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав (письмо Минфина от 30.03.2009 № 03-07-09/14);
  • при получении аванса в натуральной форме.

Об этом сказано в подпункте «з» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Длинные номера платежных документов в строке 5 продавцы могут сократить – это допускается и не является ошибкой. Например, если номер платежного поручения состоит более чем из трех цифр (скажем, 125478), в счете-фактуре можно указать лишь три последних знака (478). Для правильной идентификации платежа и для применения вычета по НДС этого достаточно. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина от 19.09.2014 № 03-07-09/46986.

Сведения о покупателе

 

В счете-фактуре указывают следующую информацию о покупателе.

В строке 6 «Покупатель» продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя согласно учредительным документам. В строке 6а «Адрес» – адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в пределах местонахождения юридического лица (местожительства предпринимателя). Порядок заполнения строки 6 аналогичен порядку заполнения строки 2а (адрес продавца). Фактический адрес покупателя, который отличается от прописанного в реестре, Минфин рекомендует указывать в дополнительных строках (письмо Минфина от 21.12.2017 № 03-07-09/85517).

В строке 6б указывают ИНН и КПП покупателя.

 

 

Если покупку делаете через свое обособленное подразделение, в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» продавец должен указать КПП этого обособленного подразделения (письмо Минфина от 01.09.2009 № 03-07-09/43).

Об этом сказано в подпунктах «и»–«л» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Сведения о валюте

 

В строке 7 должен быть указан цифровой код и соответствующее ему наименование валюты согласно Общероссийскому классификатору валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, в том числе при безденежных формах расчетов. Например, в данной строке могут быть указаны следующие показатели:

  • «российский рубль, 643» – если цена (тариф) определяется в российских рублях и копейках;
  • «доллар США, 840» – если цена (тариф) определяется в долларах США и центах;
  • «евро, 978» – если цена (тариф) определяется в евро и евроцентах.

Продавец может выставить счет-фактуру в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в валюте. Если же цены выражены в валюте или в условных единицах, а расчеты ведутся в рублях, то в строке 7 указывается «российский рубль, 643».

Это следует из положений пункта 7 статьи 169 НК и подпункта «м» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Внимание: неправильное указание кода и наименования валюты является основанием для отказа в вычете НДС. Контролирующие ведомства квалифицируют такое нарушение как ошибку, не позволяющую правильно определить стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) и сумму предъявленного НДС. Об этом сказано в письме Минфина от 11.03.2012 № 03-07-08/68.

Идентификатор госконтракта

 

С 1 июля 2017 года при реализации по госзаказам поставщики указывают в строке 8 счетов-фактур идентификатор государственного контракта на поставку товаров (работ, услуг) либо идентификатор договора о выделении бюджетных субсидий, инвестиций, взносов в уставный капитал. Такое требование в пункте 5статьи 169 НК и в подпункте «н» пункта 1 раздела 2 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Строку 8 надо заполнять только при наличии данных. Если реализуете продукцию по другим договорам, строку 8 можно не заполнять или ставить в ней прочерк: любой из этих вариантов – правильный. Аналогичные разъяснения – в письме Минфина от 08.09.2017 № 03-07-09/57870.

 

 

Наименование и код товаров, работ, услуг

 

В графе 1 продавец должен указать наименование товара или описание оказанных услуг, выполненных работ, имущественных прав. Такой порядок предусмотрен как для счетов-фактур, которые составляются при отгрузке, так и для счетов-фактур, которые составляют при получении полной или частичной предоплаты. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

 

 

При вывозе товаров в страны Евразийского экономического союза в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Об этом сказано в подпункте «а(1)» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

 

Количественные и стоимостные показатели

 

В графах 2 и 2а продавец должен указать единицы измерения отгруженной продукции. То есть код и определенное условное обозначение в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Однако проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. При отсутствии показателей ставьте прочерки.

 

Об этом сказано в подпункте «б» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 3 продавец должен указать информацию о количестве отгруженных товаров, об объеме выполненных работ, оказанных услуг или имущественных прав. Делать это нужно с учетом принятых единиц измерения. При отсутствии показателей ставят прочерк. Об этом сказано в подпункте «в» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 4 продавец должен отразить цену товара, работ, услуг и имущественных прав за единицу измерения или установленные тарифы на них. Цену определяют в рублях и копейках исходя из условий договора. При этом она не должна включать в себя НДС.