Что проверить в счете-фактуре от продавца: на отгрузку и на аванс

Для вычета нужно выполнить и другие обязательные условия. Но на практике именно из-за счетов-фактур с ошибками налоговые инспекторы чаще всего отказывают в вычете по НДС.

Продавец при реализации обязан выставить покупателю счет-фактуру на отгрузку. Кроме этого, выставить вам могут и счета-фактуры на аванс, исправленные или корректировочные документы. Разобраться в этих документах поможет таблица ниже.

Когда и какие счета-фактуры выставлять

Вместо счета-фактуры продавец может выдавать универсальный передаточный документ (УПД) с признаком «1». Этот документ, так же как и счет-фактура, может быть основанием для вычета.

Счета-фактуры любой формы могут вам выставить одним из двух способов: на бумаге или в электронном виде.

Счета-фактуры выставляют на бумаге или в электронном виде. Счет-фактуру нужно выставить в течение пяти календарных дней.

Электронным способом может воспользоваться только тот продавец, который получит от вас согласие. Кроме того, ваши с контрагентом средства приема, обмена и обработки должны быть совместимы. Необходимо обеспечить их соответствие установленным форматам и порядкам. Об этом сказано в абзаце 2пункта 1 статьи 169 НК.

Выставляют и получают счета-фактуры в электронном виде в порядке, который утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Электронные форматы счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры утверждены приказами ФНС от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155 и от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189. С 19.07.2019 налоговики формат счета-фактуры обновили. Например, добавили ставки 20 процентов и 20/120 (приказ ФНС от 08.04.2019 № ММВ-7-15/176).

Бумажные формы обычного и корректировочного счета-фактуры, а также правила их заполнения утверждены постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Если счет-фактура составлен верно и по нужной форме, то налоговые инспекторы не вправе отказать в вычете. Но при условии, что в документах есть:

• все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктами 5, 5.1 и 5.2 статьи 169 НК;
• подписи лиц, указанных в пункте 6 статьи 169 НК.

Не преграда вычету и некоторые ошибки в счетах-фактурах, но только если они не мешают идентифицировать:

• стороны сделки – продавца и покупателя или исполнителя и заказчика;
• наименование и стоимость реализованных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав;
• налоговую ставку и сумму НДС, предъявленную покупателю.

Такой порядок предусмотрен в абзаце 2 пункта 2 статьи 169 НК.

При этом указание стоимости товаров, работ, услуг, имущественных прав или суммы НДС с арифметическими ошибками допустимой ошибкой не будет. По такому счету-фактуре принять НДС к вычету нельзя. Такие разъяснения даны в письме Минфина от 30.05.2013 № 03-07-09/19826.

Дополнительные требования к оформлению счетов-фактур, которые предусмотрены в приложении 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137, необходимо выполнять неукоснительно. Даже если эти требования прямо не прописаны в пунктах 5, 5.1, 5.2 и 6 статьи 169 НК.

Понять, какие ошибки контролеры сочтут незначительными для вычета, поможет таблица Опасные и безопасные ошибки в счетах-фактурах.

Налоговые инспекторы не вправе отказать в вычете НДС и по счетам-фактурам, в которых помимо обязательных реквизитов указаны дополнительные сведения или показатели. Например, если, кроме почтового адреса продавца, в счете-фактуре приведен адрес его электронной почты или контактные телефоны.

При этом можно вносить в счета-фактуры дополнительные реквизиты. Даже отдельные графы. Однако это разрешено, только если установленная форма и все ее реквизиты изменены не будут. Такой порядок предусмотрен пунктом 9 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. Аналогичные разъяснения в письмах Минфина от 09.02.2012 № 03-07-15/17 и ФНС от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915.

Форма счета-фактуры и правила ее заполнения утверждены в приложении 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Вот полный перечень реквизитов, которые продавец обязательно должен заполнить в счете-фактуре на отгруженные товары, оказанные услуги, выполненные работы или переданные имущественные права:

• порядковый номер и дата составления;
• наименование, адрес и идентификационные номера продавца и покупателя или исполнителя и заказчика;
• наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя – только на отгруженные товары;
• номер платежного поручения или другого платежно-расчетного документа – если оплата прошла до отгрузки;
• наименование отгруженных товаров или описание выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав, единицы их измерения, когда их можно определить;
• количество отгруженных товаров или объем выполненных работ и оказанных услуг в указанных единицах измерения, когда их можно определить;
• наименование валюты;
• идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) – при поставках по госзаказам;
• цена за единицу измерения, при возможности ее указания, по договору без учета налога. В случае применения государственных регулируемых цен – с учетом суммы налога;
• стоимость отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав без налога;
• сумма акциза по подакцизным товарам;
• налоговая ставка;
• сумма налога, предъявленная покупателю исходя из указанных налоговых ставок;
• стоимость всего количества поставляемых (отгруженных) по счету-фактуре товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога;
• страна происхождения товара – только для импортных товаров;
• регистрационный номер таможенной декларации – только для импортных товаров;
• код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС – при вывозе товаров в страны Евразийского экономического союза.

Это следует из положений пунктов 5 и 6 статьи 169 НК.

Номер и дату составления счета-фактуры указывают в строке 1.

Нумеровать счета-фактуры поставщики вправе в том порядке, который утвержден в их учетной политике. Обычно это простая нумерация в порядке возрастания с начала каждого календарного года. Но может быть предусмотрен и другой порядок. Главное, чтобы нумерация была возрастающей и сквозной.

Счет-фактуру выставляют в течение пяти календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ или передачи имущественных прав. Эту дату и указывают в строке 1.

Это следует из положений подпункта «а» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137 и пункта 3 статьи 168 НК.

Если в первичный счет-фактуру вносят исправления, то в строке 1а исправленного счета-фактуры указывают порядковый номер внесенного в первичный счет-фактуру исправления и дату внесения этого исправления. При составлении первичных счетов-фактур в этой строке вместо номера и даты проставляют прочерки. Такой порядок предусмотрен подпунктом «б» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В счете-фактуре продавца проверьте, насколько правильно и достоверно в нем отражены реквизиты данного поставщика.

В строке 2 «Продавец» поставщик должен указать свое полное или сокращенное наименование в соответствии с учредительными документами. Предприниматели указывают свои фамилию, имя и отчество. В строке 2а «Адрес» поставщик отражает свой адрес, указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в пределах местонахождения юридического лица (местожительства предпринимателя). Фактический адрес, который отличается от прописанного в реестре, Минфин рекомендует указывать в дополнительных строках (письмо Минфина от 21.12.2017 № 03-07-09/85517). В строке 2б проставляют ИНН и КПП продавца.

В реестре элементы адреса, например, «город», «улица», «дом», обычно указывают полностью, без сокращений. Однако ни НК, ни постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 не запрещают оформлять документы с использованием общепринятых сокращений. Поэтому в строке 2а можно указывать как полные элементы адреса, так и сокращенные.

Например, «г.» вместо «город», «ул.» вместо «улица», «д.» вместо «дом». Использование общепринятых сокращений не является ошибкой, которая мешает налоговой инспекции идентифицировать продавца, а следовательно, не может быть основанием для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письма Минфина от 17.01.2018 № 03-07-09/1637, от 12.01.2018 № 03-07-09/709, от 18.12.2017 № 03-07-11/84460, от 08.11.2017 № 03-07-09/73536 и № 03-07-09/73538).

Не будет нарушения и в тех случаях, если в адресе есть такие недочеты:

– грамматические, орфографические, синтаксические ошибки и технические дефекты, которые не искажают адрес (письма Минфина от 17.01.2018 № 03-07-09/1846, от 08.11.2017 № 03-07-09/73405 и № 03-07-09/73536, от 11.10.2017 № 03-07-09/66329). Например:
1) почтовый индекс не в начале, а в конце строк для адреса;
2) смена местами слов в названии улицы в адресе;
3) опечатки, описки («уд. Лесная» вместо «ул. Лесная»);
4) замена слова «помещение» на «офис» (письмо Минфина от 29.01.2018 № 03-07-09/4554);

– частично заглавные буквы, а частично прописные (письма Минфина от 09.11.2017 № 03-07-14/73658, от 08.11.2017 № 03-07-09/73405 и № 03-07-09/73538);

– не указали наименование упраздненного муниципального района (письмо Минфина от 15.12.2017 № 03-07-09/84086);

– название страны в адресе: Российская Федерация, Россия или РФ, хотя в реестре страны нет (письма Минфина от 20.11.2017 № 03-07-14/76455, от 15.11.2017 № 03-07-09/75380, от 08.11.2017 № 03-07-09/73404).

Такой порядок предусмотрен подпунктами «в»–«д» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Продавец – крупнейший налогоплательщик должен проставить КПП, который присвоен ему по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика (пятый и шестой знаки КПП – 50). Но даже если он укажет КПП, присвоенный ему по местонахождению организации, то эта ошибка не помешает покупателю заявить вычет налога по данному счету-фактуре (письмо ФНС от 07.09.2015 № ГД-4-3/15640). Подробнее читайте Опасные и безопасные ошибки в счетах-фактурах.

Строки 3 «Грузоотправитель и его адрес» и 4 «Грузополучатель и его адрес» продавец заполняет только при реализации товаров.

Если продавец и грузоотправитель – одно и то же лицо, в строке 3 поставщик может написать «он же». Если вместо этого продавец вновь укажет свои данные (полное или сокращенное наименование, почтовый адрес), нарушением правил составления счетов-фактур это не является (письмо Минфина от 01.09.2009 № 03-07-09/44).

Если продавец и грузоотправитель – разные лица, то в строке 3 указывают полное или сокращенное наименование и почтовый адрес грузоотправителя, как в его учредительных документах.

Строку 3 «Грузоотправитель и его адрес» можно заполнить на основании аналогичного реквизита накладной по форме № ТОРГ-12 (письмо Минфина от 25.05.2012 № 03-07-14/54). В частности, такой вариант применяется, если продавец поставляет товары на условиях самовывоза (письмо Минфина от 15.09.2014 № 03-07-РЗ/46026).

В строке 4 «Грузополучатель и его адрес» продавец указывает полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с его учредительными документами и его почтовый адрес. Такой порядок действует независимо от того, будет грузополучатель и покупатель одним и тем же лицом или нет.

При составлении счета-фактуры на выполненные работы или оказанные услуги в строках 3 и 4 нужно поставить прочерки.

Об этом сказано в подпунктах «е» и «ж» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Строку 5 «К платежно-расчетному документу» продавец должен заполнить, если отгружает товары в счет ранее полученной предоплаты. В строке 5 указывают:

• номер и дату платежно-расчетного документа (документов) покупателя или заказчика, которым был перечислен аванс – полная или частичная предоплата;
• номер и дату кассового чека – при реализации за наличный расчет.

В строке 5 ставят прочерк:

• если предоплаты не было (подп. 4 п. 5 ст. 169 НК);
• если аванс был перечислен в день отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или передачи имущественных прав (письмо Минфина от 30.03.2009 № 03-07-09/14);
• при получении аванса в натуральной форме.

Об этом сказано в подпункте «з» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Длинные номера платежных документов в строке 5 продавцы могут сократить – это допускается и не является ошибкой. Например, если номер платежного поручения состоит более чем из трех цифр (скажем, 125478), в счете-фактуре можно указать лишь три последних знака (478). Для правильной идентификации платежа и для применения вычета по НДС этого достаточно. Такие разъяснения содержатся в письме Минфина от 19.09.2014 № 03-07-09/46986.

В счете-фактуре указывают следующую информацию о покупателе.

В строке 6 «Покупатель» продавец должен указать полное или сокращенное наименование покупателя согласно учредительным документам. В строке 6а «Адрес» – адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ (ЕГРИП) в пределах местонахождения юридического лица (местожительства предпринимателя). Порядок заполнения строки 6 аналогичен порядку заполнения строки 2а (адрес продавца). Фактический адрес покупателя, который отличается от прописанного в реестре, Минфин рекомендует указывать в дополнительных строках (письмо Минфина от 21.12.2017 № 03-07-09/85517).

В строке 6б указывают ИНН и КПП покупателя.

Если покупку делаете через свое обособленное подразделение, в строке 6б «ИНН/КПП покупателя» продавец должен указать КПП этого обособленного подразделения (письмо Минфина от 01.09.2009 № 03-07-09/43).

Об этом сказано в подпунктах «и»–«л» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В строке 7 должен быть указан цифровой код и соответствующее ему наименование валюты согласно Общероссийскому классификатору валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000, в том числе при безденежных формах расчетов. Например, в данной строке могут быть указаны следующие показатели:

• «российский рубль, 643» – если цена (тариф) определяется в российских рублях и копейках;
• «доллар США, 840» – если цена (тариф) определяется в долларах США и центах;
• «евро, 978» – если цена (тариф) определяется в евро и евроцентах.

Продавец может выставить счет-фактуру в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в валюте. Если же цены выражены в валюте или в условных единицах, а расчеты ведутся в рублях, то в строке 7 указывается «российский рубль, 643».

Это следует из положений пункта 7 статьи 169 НК и подпункта «м» пункта 1 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 1 продавец должен указать наименование товара или описание оказанных услуг, выполненных работ, имущественных прав. Такой порядок предусмотрен как для счетов-фактур, которые составляются при отгрузке, так и для счетов-фактур, которые составляют при получении полной или частичной предоплаты. Об этом сказано в подпункте «а» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

При вывозе товаров в страны Евразийского экономического союза в графе 1 (а) счета-фактуры указывайте код вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Об этом сказано в подпункте «а(1)» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графах 2 и 2а продавец должен указать единицы измерения отгруженной продукции. То есть код и определенное условное обозначение в соответствии с разделами 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Однако проставлять единицы измерения необходимо, только если их можно определить. При отсутствии показателей ставьте прочерки.

Об этом сказано в подпункте «б» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 3 продавец должен указать информацию о количестве отгруженных товаров, об объеме выполненных работ, оказанных услуг или имущественных прав. Делать это нужно с учетом принятых единиц измерения. При отсутствии показателей ставят прочерк. Об этом сказано в подпункте «в» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 4 продавец должен отразить цену товара, работ, услуг и имущественных прав за единицу измерения или установленные тарифы на них. Цену определяют в рублях и копейках исходя из условий договора. При этом она не должна включать в себя НДС.

Когда цены в сделке регулирует государство, и в них уже учтен НДС, то и графу 4 заполняют с учетом этих сумм.

При отсутствии показателя ставят прочерк. Об этом сказано в подпункте «г»пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Бывает, что цена за единицу товара автоматически округляется не до двух знаков после запятой (копейки), а с большей точностью. И в таком виде бухгалтер переносит ее в счет-фактуру. Например, вместо 250,67 он указывает в четвертой графе 250,6666. На вычет НДС это не повлияет – такая ошибка не мешает правильно определить налоговую базу и сумму налога (письмо Минфина от 24.11.2016 № 03-07-09/69356).

В графе 5 продавец указывает стоимость всего количества отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг или переданных имущественных прав без НДС.

Исключением из этого правила будут следующие ситуации:

• реализация имущества, учтенного по стоимости, включающей входной НДС (п. 3 ст. 154 НК);
• реализация сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки, закупленных у населения (п. 4 ст. 154 НК);
• реализация автомобилей, приобретенных для перепродажи у граждан – неплательщиков НДС (п. 5.1 ст. 154 НК);
• уступка требования, передача имущественных прав (п. 1–4 ст. 155 НК).

В этих случаях в графе 5 указывают налоговую базу, определенную в порядке, предусмотренном пунктами 3, 4, 5.1 статьи 154, пунктами 1–4 статьи 155 НК. То есть с межценовой разницы с учетом НДС.

Такой порядок предусмотрен подпунктом «д» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 6 продавец должен отразить сумму акциза. Эта графа заполняется лишь при реализации подакцизных товаров.

При отсутствии показателя в графе указывается «без акциза». Об этом сказано в подпункте «е» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В счетах-фактурах, выставленных при реализации работ или услуг, в графе 6 исполнитель может проставить прочерк – это не лишает заказчика права на вычет (письмо Минфина от 18.04.2012 № 03-07-09/37).

В графе 7 продавец должен указать ставку НДС, которая установлена для реализации конкретных товаров, услуг, работ или передачи имущественных прав. Ставка может быть указана как со знаком «%», так и без него. Например, 20% или просто 20. Для вычета это не принципиально (письмо Минфина от 03.03.2016 № 03-07-09/12236).

До 1 января 2014 г. надо было выставлять счета-фактуры по операциям, с которых не платили НДС. В таких документах проставлялась отметка или штамп «Без НДС». В настоящие время такие документы не предусмотрены и их выставлять поставщик не обязан. Однако продавец, который освобожден от обязанности налогоплательщика, связанной с исчислением и уплатой НДС, выставлять счета-фактуры с указанной отметкой по-прежнему должен. Это указано в пункте 5 статьи 168 и следует из положений статьи 145 НК и подпункта «ж» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 8 продавец обязан указать сумму НДС, которую он рассчитал, исходя из применяемой ставки НДС (прямой или расчетной).

Такой порядок предусмотрен подпунктом «з» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

В графе 9 продавец указывает стоимость всех отгруженных товаров, выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав с учетом суммы НДС.

Об этом сказано в подпункте «и» пункта 2 приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» и 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» продавец заполняет, только если страна происхождения товаров не Россия (абз. 2 подп. 14 п. 5 ст. 169 НК).

В графах 10 и 10а продавец должен указать страну происхождения товара. Указывают цифровой код и соответствующее ему краткое наименование согласно Общероссийскому классификатору стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025-2001. Такой порядок предусмотрен подпунктом «к» пункта 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137. При этом в качестве страны происхождения может быть указано наименование таможенного союза нескольких государств. Например, Евросоюз (письмо Минфина от 27.05.2010 № 03-07-09/31).

Если цифровой код, указанный продавцом, не соответствует наименованию страны, то эта ошибка не является основанием для отказа покупателю в вычете НДС (письмо ФНС от 04.09.2012 № ЕД-4-3/14705).

В графе 11 счета-фактуры указывают регистрационный номер таможенной декларации. Реквизит заполняйте не только в отношении иностранных товаров, но в отношении товаров, выпущенных для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории ОЭЗ в Калининградской области (подп. «л» п. 2 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства от 26.12.2011 № 1137).

В случаях, предусмотренных статьями 120 и 441 ТК ЕАЭС, таможня может выпустить импортные товары до подачи таможенной декларации. Естественно, при реализации таких товаров продавец не сможет указать в счете-фактуре регистрационный номер таможенной декларации. Вместо него продавец впишет в графу 11 счета-фактуры регистрационный номер заявления, на основании которого таможня выпустила товар. Такая запись не является ошибкой и не лишает покупателя права на вычет НДС (письмо ФНС от 25.07.2018 № СД-4-3/14384).

Налоговые инспекторы не должны отказывать в вычете НДС, если найдут и такие ошибки:
– вместо регистрационного указан полный номер таможенной декларации при реализации товаров, ранее ввезенных в Россию (письмо Минфина от 18.01.2018 № 03-07-09/2213);
– отражена неполная информация о регистрационном номере таможенной декларации (письмо Минфина от 18.02.2011 № 03-07-09/06).

Для товаров, которые ввезли в Россию из стран ЕАЭС, правила такие. На внутренних границах таможенного контроля нет. Поэтому при ввозе таких товаров в Россию таможенную декларацию не оформляют (ст. 5 ТК ЕАЭС, п. 3 ст. 28 Договора, ратифицированного Законом от 03.10.2014 № 279-ФЗ). А значит, продавец не должен указывать в счете-фактуре страну происхождения и реквизиты таможенной декларации – в графах 10, 10а и 11 он проставит прочерки.

Так же он поступит и в тех случаях, когда продает в России товары, которые ввезли из страны ЕАЭС, но производитель находится за его пределами. Например, если российская организация купила у белорусского поставщика товары китайского производства. При реализации этих товаров в России продавец поставит в графах 10, 10а и 11 счета-фактуры прочерки (письма Минфина от 23.08.2017 № 03-07-13/1/53878 и от 15.09.2016 № 03-07-13/1/53940).

Если же в графах 10 и 10а продавец все-таки указал страну происхождения товара, например Республика Беларусь, Республика Казахстан или ЕАЭС, то это не основание для отказа в вычете НДС по такому счету-фактуре (письма Минфина от 25.07.2012 № 03-07-13/01-43, от 11.01.2011 № 03-07-08/03). Подробнее читайте Опасные и безопасные ошибки в счетах-фактурах.

Убедитесь в наличии подписей в счете-фактуре. Этот реквизит тоже обязателен. В счете-фактуре ставят подпись руководитель и главный бухгалтер организации-продавца или предприниматель. Подписи могут проставить и другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью. Подробнее об этом см. Кто может подписать счет-фактуру.

Если подписи отсутствуют, в вычете вам откажут. При этом не имеет значения способ выставления счета-фактуры, ведь документ в электронной форме тоже заверяют – электронной подписью.

Это следует из положений пунктов 2 и 6 статьи 169 и статьи 172 НК.

При получении аванса – полной или частичной предоплаты – продавец должен выставить покупателю счет-фактуру по сокращенной форме (п. 5.1 ст. 169 НК).

Составить этот документ продавец должен в том же порядке, что и обычный счет-фактуру. Однако при этом он заполняет только следующие строки и графы:

• номер и дата составления счета-фактуры – строка 1;
• наименование продавца, его адрес, ИНН и КПП – строки 2, 2а и 2б;
• реквизиты платежного документа – строка 5. Если полная или частичная предоплата была получена в натуральной форме, в строке 5 проставляют прочерк;
• наименование покупателя, его адрес, ИНН и КПП – строки 6, 6а и 6б;
• код и наименование валюты – строка 7;
• идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) – при поставках по госзаказам;
• наименование товара – графа 1;
• налоговая ставка – графа 7. С авансов продавцы начисляют НДС по расчетным ставкам 20/120 или 10/110 (п. 4 ст. 164 НК);
• сумма налога – графа 8;
• стоимость товаров – графа 9. При поступлении авансов продавцы указывают в этой графе сумму, фактически поступившую в счет предстоящих поставок товаров, выполнения работ, оказания услуг и передачи имущественных прав.

Такой порядок предусмотрен пунктом 5.1 статьи 169 НК.

Проверяйте реквизиты счета-фактуры на аванс по тем же правилам, что и реквизиты счета-фактуры на отгрузку. Допустимые и недопустимые ошибки в нем тоже аналогичные.