Как отражать в 6-НДФЛ отпускные

Владислав Волков заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

 

Отпускные отражайте в разделах 1 и 2 расчета 6-НДФЛ в зависимости от даты выплаты дохода. Есть особенности, когда выплачиваете декабрьские отпускные, оформляете отзыв из отпуска, делаете перерасчет и доплату отпускных или перечисляете их до месяца, в котором сотрудник идет в отпуск. 

 

Определите дату дохода 

 

Датой получения дохода признают день выплаты отпускных. Когда начисляете отпускные для расчета налога и заполнения 6-НДФЛ, не важно. Перечислить НДФЛ с отпускных нужно не позднее последнего дня месяца, в котором их выплатили (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК). 

В раздел 1 расчета 6-НДФЛ отпускные включите в периоде выплаты, в раздел 2 – в периоде срока уплаты налога. Подробнее – в правилах заполнения раздела 1 и раздела 2 по отпускным.

 

Начисленные, но невыплаченные отпускные в расчет не включайте (письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

 

Заполните раздел 1

 

Отразите отпускные в разделе 1 расчета в периоде выплаты. В строку 020 расчета включите сумму отпускных. Указывать доход нужно вместе с НДФЛ. В строке 040 покажите рассчитанный налог, а в строке 070 – удержанный.

 

Это следует из пункта 3.3 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Заполните раздел 2

 

В разделе 2 покажите все отпускные, по которым срок уплаты НДФЛ пришелся на последний квартал отчетного периода.

В строке 100 укажите дату выплаты отпускных, а в строке 110 – дату удержания НДФЛ. Даты совпадут, так как налог удерживают в момент выплаты. В строке 120 поставьте последний день месяца, в котором выплатили отпускные. Если это выходной, укажите первый рабочий день следующего месяца. В строке 130 приведите отпускные вместе с НДФЛ, а в строке 140 – удержанный налог.

 

Выплаченные в один день отпускные включите в общий блок строк 100–140. Это следует из пункта 4.2 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450.

 

Не показывайте в разделе 2 текущего расчета отпускные, которые выплатили в последнем месяце квартала, если последний день этого месяца выходной. 

 

Отразите их в разделе 2 расчета за следующий отчетный период (письмо ФНС от 05.04.2017 № БС-4-11/6420). ​​​​​

 

Отпускные и отпуск в разных отчетных периодах

 

Когда отпускные выплатили в одном месяце, а отпуск начался в другом, весь доход включите в расчет в периоде выплаты. Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполните в общем порядке (подп. 1 п. 1 ст. 223, абз. 2 п. 6 ст. 226 НК).

Если отпуск начинается в одном отчетном периоде, а заканчивается в другом, отпускные отразите в периоде выплаты. Распределять доход и НДФЛ пропорционально дням отпуска не нужно. Разделы 1 и 2 расчета 6-НДФЛ заполните в общем порядке.

Декабрьские и январские отпуска

 

Декабрьские отпускные, выплаченные в декабре, покажите в разделе 1 расчета за год. В 2020 году 31 декабря – рабочий день, поэтому их включите в разделы 1 и 2 расчета за 2020 год.

Когда 31 декабря – выходной день, срок уплаты НДФЛ с таких отпускных переносится на следующий год. В разделе 2 декабрьские отпускные нужно показать в расчете за I квартал следующего года. Например, так было в декабре 2018-го.

Январские отпускные, выплаченные в декабре, покажите в разделе 1 расчета за год. В 2020 году 31 декабря – рабочий день, поэтому их включите в разделы 1 и 2 расчета за 2020 год.

 

Мартовские и апрельские отпуска

 

Крайний срок уплаты НДФЛ с отпускных, выплаченных в марте 2020 года:

  • 31 марта – для налоговых агентов, которые работают в обычном режиме. Это те на кого не распространяются указы Президента об установлении нерабочих дней с 30 марта по 30 апреля 2020 года (п. 2 Указа Президента от 25.03.2020 № 206, п. 4 Указа Президента от 02.04.2020 № 239, п. 3 Указа Президента от 28.04.2020 № 294, письмо ФНС  от 15.05.2020 № БС-4-11/8000);
  • 12 мая – для остальных налоговых агентов, у которых дни с 30 марта по 30 апреля 2020 года являются нерабочими (п. 1  Указа Президента от 25.03.2020 № 206, п. 1 Указа Президента от 02.04.2020 № 239, п. 1 Указа Президента от 28.04.2020 № 294). То есть крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта переносится на 12 мая (п. 7 ст. 6.1 НК в редакции Закона от 01.04.2020 № 102-ФЗ, письма ФНС от 28.05.2020 № БС-4-11/8754, от 13.05.2020 № БС-4-11/7791).

 

 Отпуск в марте

 

Порядок отражения мартовских отпускных, выплаченных в марте, зависит от того, распространяются Указы Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294 на налогового агента или нет. Разъяснения есть в письмах ФНС от 28.05.2020 № БС-4-11/8754, от 15.05.2020 № БС-4-11/8000, от 13.05.2020 № БС-4-11/7791.

 

Налоговые агенты,  которые работают в обычном режиме

Отпускные покажите в разделах 1 и 2 расчета за I квартал.  Перечислить налог с них нужно не позднее 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта не переносится.

 

В разделе 2  расчета укажите:

  • по строкам 100 и 110 – день выплаты отпускных;
  • по строке 120 – 31.03.2020.

 

Налоговые агенты, которые не работают согласно Указам президента

Отпускные покажите в разделе 1 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 12 мая. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта переносится на 12 мая. Поэтому раздел 2 заполните в расчете за полугодие. 

 

В нем укажите:

  • по строкам 100 и 110 – день выплаты отпускных;
  • по строке 120 – 12.05.2020.​​​​​

 

Отпуск в апреле

 

Порядок отражения апрельских отпускных, выплаченных в марте, зависит от того, распространяются Указы Президента от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294 на налогового агента или нет.

 

Налоговые агенты, которые работают

Отпускные покажите в разделах 1 и 2 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 31 марта. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта не переносится.

 

В разделе 2 расчета укажите:

  • по строкам 100 и 110 – день выплаты отпускных;
  • по строке 120 – 31.03.2020.

 

Налоговые агенты, которые не работают согласно Указам президента

Отпускные покажите в разделе 1 расчета за I квартал. Перечислить налог с них нужно не позднее 12 мая. Крайний срок уплаты НДФЛ с 31 марта переносится на 12 мая. Поэтому раздел 2 заполните в расчете за полугодие.

 

В нем укажите:

  • по строкам 100 и 110 – день выплаты отпускных;
  • по строке 120 – 12.05.2020.

 

Отпускные вместе с зарплатой

 

В разделе 2 отпускные и зарплату отразите как отдельные выплаты. По зарплате дата получения дохода – последний день месяца, за который ее начислили. Срок уплаты НДФЛ – следующий день за датой выплаты. 

По отпускным дата получения дохода – день фактической выплаты, а срок уплаты налога – последний день месяца в котором отпускные выплатили. Хотя отпускные и зарплату вы выплатили сотруднику в один день, в разделе 2 расчета отразите их отдельными суммами. 

 

Это подтверждают письма ФНС от 11.05.2016 № БС-4-11/8312, от 18.03.2016 № БС-4-11/4538.

 

Правила заполнения раздела 2 по отпускным и зарплате смотрите в таблице:

Строка раздела 2 Отпускные Зарплата
100 Дата выплаты отпускных Последний день месяца, за который начислили зарплату
110 Дата выплаты отпускных Дата выплаты зарплаты
120 Последний день месяца, в котором выплатили отпускные Следующий рабочий день после даты выплаты зарплаты
130 Сумма отпускных Сумма зарплаты
140 НДФЛ с отпускных НДФЛ с зарплаты

Доплата отпускных

 

При доплате отпускных покажите в разделе 1 их итоговую сумму. Доход в виде отпускных считают полученным в день выплаты, поэтому в разделе 2 первоначально начисленные отпускные и доплату отразите как отдельные выплаты. Если доход пересчитали и доплатили уже после сдачи отчета, уточненку не подавайте.

Отзыв из отпуска

 

При отзыве сотрудника из отпуска и перерасчете отпускных в разделах 1 и 2 отразите отпускные и НДФЛ с этой суммы с учетом корректировки. Сумму, которую сотрудник вернул, в расчет не вносите. Если расчет уже сдали, после пересчета подайте уточненку.

Сотрудник, которого отозвали на работу, использовал только часть отпуска. В остальные дни он работал и получил зарплату, поэтому отпускные и НДФЛ нужно пересчитать. Правила перерасчета вы найдете в рекомендации Как пересчитать отпускные сотрудника, досрочно отозванного из отпуска.

Болезнь в отпуске

 

Больничный не повлияет на отражение отпускных в расчете, если все события произошли в одном месяце. Отпускные отразите на дату, когда их изначально выплатили. Если вы продлили сотруднику отпуск в этом же месяце, заново считать отпускные за дни болезни не нужно. Средний заработок для расчета отпускных не изменится, и сумма отпускных будет та же.

Если же часть отпуска сотрудник перенесет на другой месяц, отпускные придется пересчитать. В строках 020, 040 и 070 и разделе 2 укажите отпускные и налог с учетом пересчета.

 

Сумму НДФЛ, которую вернули сотруднику, покажите в строке 090 (письмо ФНС от 03.09.2019 № БС-4-11/17598@).

 

Когда сотрудник заболевает во время отпуска, больничный оплачивают в общем порядке. Сам отпуск надо продлить или перенести неиспользованные дни. Смотрите перечень случаев, когда ежегодный отпуск надо перенести или продлить.

Удержание отпускных

 

Когда сотрудник увольняется до конца рабочего года, за отпуск, который он уже отгулял авансом, отпускные пересчитывают. Отпускные за неотработанное время удерживают из последней зарплаты с учетом 20-процентного ограничения. 

В расчете за текущий период отразите последнюю зарплату без уменьшения на сумму удержанных отпускных. Если сотруднику вернули излишне удержанный налог, заполните строку 090 раздела 1 расчета за текущий период.

Расчеты 6-НДФЛ, в которые вошла первоначальная сумма отпускных, уточните. Подробнее – в рекомендации Как составить и сдать уточненный расчет 6-НДФЛ.

Варианты расчетов с сотрудником зависят от того, хватает ли его последней зарплаты для того, чтобы удержать из нее отпускные за неотработанные дни отпуска. 

 

Есть три варианта:

  •  20 процентов от последней зарплаты сотрудника больше суммы удержаний;
  •  20 процентов от последней зарплаты сотрудника меньше суммы удержаний. Сотрудник добровольно возвращает сумму отпускных за неотработанные дни отпуска;
  •  20 процентов от последней зарплаты сотрудника меньше суммы удержаний. Сотрудник отказывается добровольно вернуть сумму отпускных за неотработанные дни отпуска.

 

Отпуск из командировки

 

Сотрудник остается в месте командировки и оформляет отпуск. Фактически отработанные дни, отпуск и командировка – в одном месяце.

 

В разделе 1 отразите доходы сотрудника в периоде их получения:

  •  зарплату и средний заработок – в месяце, за который начислили доход;
  •  сверхлимитные суточные – в месяце утверждения авансового отчета;
  •  отпускные – в периоде выплаты;
  •  стоимость обратного билета – в периоде оплаты.

 

В разделе 2 доходы отразите в отдельных блоках (письмо Минфина от 21.03.2017 № 03-04-06/16282):

Строка раздела 2 Зарплата Средний заработок за время командировки Отпускные Стоимость билета на обратный проезд Суточные сверх лимита
100 Последний день месяца, за который начислили зарплату Последний день месяца, за который начислили средний заработок Дата выплаты отпускных Дата оплаты билета Последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет
110 Дата выплаты зарплаты Дата выплаты среднего заработка Дата выплаты отпускных Дата выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог Дата выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог
120 Следующий рабочий день после даты выплаты зарплаты Следующий рабочий день после даты выплаты Последний день месяца, в котором выплатили отпускные Следующий день после выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог Следующий день после выплаты денежного дохода, с которого можно удержать налог
130 Сумма зарплаты Сумма среднего заработка Сумма отпускных Стоимость билета (включая НДС) Сумма суточных, превышающая лимит
140 НДФЛ с зарплаты НДФЛ с суммы среднего заработка НДФЛ с отпускных НДФЛ со стоимости билета НДФЛ с суммы суточных, превышающей лимит

 

Отпуск с последующим увольнением

 

Отразите отпускные при увольнении как обычно. Сотрудник получает обычные отпускные, а не компенсацию при увольнении, поэтому действуют общие правила. Дата получения дохода – день выплаты отпускных, а крайний срок уплаты НДФЛ – последний день месяца. 

 

В разделе 2 отпускные отразите в блоке строк 100–140 отдельно от окончательного расчета (письмо ФНС от 11.05.2016 № БС-3-11/2094@).

Учебный отпуск

 

Учебный отпуск отразите в 6-НДФЛ в том же порядке, что и обычный. Дата получения дохода – день выплаты.

 

Перечислить НДФЛ в бюджет нужно не позднее последнего дня месяца, в котором выплачены отпускные (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 3, 4, 6 ст. 226 НК).

 

Проверьте отчет

 

Проверить 6-НДФЛ можно с помощью онлайн-сервиса, он определит точные даты для отчета.

Добавить комментарий

Закрыть меню